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機關檔案工作的重點任務是什么？“十四五”給你答案
2022/9/29 0:00:00 來源：行業動態 作者：小博
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“最重要的事情要優先，別被瑣事所擾”，這是《高效能人士的七個習慣》一書中告訴我們關于工作與生活的原則。想要做到要事第一，首先我們得明白什么樣的事情，才算得上是要緊事。那么，奮斗在事業單位檔案管理一線的朋友們，大家知道自己的工作重點是什么嗎？
本期內容，筆者從《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中，幫大家梳理事業單位檔案管理十大重點任務方向，讓大家在正確的方向上，爭取以比較快的速度，做好檔案管理工作。
1）全面落實檔案工作責任制度
全面落實檔案工作責任制，按照檔案法律法規和《機關檔案管理規定》（以下簡稱《規定》）等規章的要求，進一步梳理機關單位主要負責人及分管領導、檔案部門及工作人員、文書業務部門及工作人員分別承擔的領導責任、管理責任、執行責任內容，制定檔案工作責任清單，建立健全責任考核機制，防止責任不清、履行不力等現象發生。
落實責任制要注意與《規定》中建立檔案工作協調機制、設立或指定機關檔案部門、組成檔案工作網絡的要求結合起來，確保責任落實具備充分的機制、組織和人員支撐，切實將各項責任落實到人、落實到位。
2）做好分層次監督指導工作
采取有針對性的政策、措施，解決好所屬單位檔案工作這個難點，打通部門檔案館這個堵點。
難點難在所屬單位多、檔案類型雜，需要繼續把牢檔案目錄繳送備案、文件材料歸檔范圍和保管期限表審批兩個抓手，積極探索與機關本級一體化管理或同標準管理，有效提升所屬機構檔案工作水平。堵點是指部門檔案館發展乏力、機關建立檔案館不暢導致機關本級檔案工作上升空間受限問題。
3）加強館庫建設與管理工作
要求“督促存在安全隱患問題或不符合面積等要求的進行新建或改造”，“完善檔案庫房內控制度”等，明確了機關檔案安全管理的“硬件”和“軟件”要求。“硬件”要求即基礎設施要求，包括檔案用房、檔案用具、設施設備和信息化基礎設施要求等；“軟件”要求即檔案保管與保護要求，包括檔案出入庫登記、檔案保管情況檢查、庫房溫濕度控制、檔案的日常防護、檔案應急情況處置等。
4）實施檔案管理“三合一”制度
“三合一”制度是指在實踐中形成的，以檔案分類方案、歸檔范圍和保管期限表三者合一的方式，規范、指導檔案形成與收集、整理與歸檔、鑒定與銷毀等工作的一項基本檔案制度。
貫徹檔案管理“三合一”制度，要在實施國家檔案局令第8號的基礎上，落實《規定》中“機關應當編制本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表”要求，將機關檔案保管期限表的編制內容從文書檔案擴展到各個門類，真正做到全面、系統反映機關主要職能活動和基本歷史面貌，真正實現檔案收集、整理、鑒定等一個標準立到底。已經編制文書檔案保管期限表的，可以接續編制其他門類檔案保管期限表并經審查同意后施行。
5）做好重大活動檔案管理
機關要以《重大活動和突發事件檔案管理辦法》為依據，明晰活動檔案范圍和歸屬流向，把握工作開展原則和部門職責分工。檔案管理對象上，做到“全覆蓋”，將活動形成的所有門類、類型文件材料納入管理范圍；管理方法上，做到“全納入”，將活動檔案管理納入單位日常檔案管理，保證在收集范圍、分類方法和整理規則上與其他檔案保持協調一致；管理目標上，做到“全專題”，通過建立專題目錄、建設專題數據庫等方式對檔案實施全專題化管理。
6）優化檔案資源結構與質量
一是“調結構”，加強國家重大發展戰略和地方中心工作等重點領域，關系國家安全、國計民生、公共服務、新興產業等重點行業檔案收集工作，做好脫貧攻堅和疫情防控等涉及新時代新成就國家記憶工程建設相關檔案收集工作，同時定期開展保管到期檔案鑒定處置工作，暢通檔案資源入口出口，從根本上實現檔案資源結構調整。
二是“提質量”，加強機關各門類檔案集中統一管理，規范建檔工作，提高歸檔文件質量，深化檔案檢索工具、全宗介紹、組織沿革、大事記和全宗卷編制工作，提升檔案內容管理水平。
7）提升檔案利用與開發水平
要深入挖掘檔案資源，及時精準地為各級黨委和政府決策提供參考；圍繞重要時間節點、重大紀念活動，開展展覽陳列、新媒體傳播、編研出版、影視制作、公益講座等，尤其是要充分發揮紅色檔案在理想信念教育中的重要作用。要持續優化檔案利用環境，簡化檔案利用程序，扎實推進在線查詢利用服務，更好地滿足利用者檔案信息和檔案文化需求。
檔案開發工作要立足實際，由易到難，首先做好基礎數字匯編、專題文件匯集等檔案編研工作，再循序推進設立檔案展覽、拍攝專題片工作，具備條件的機關要積極探索知識管理、人工智能、數字人文等技術的應用，不斷拓展檔案開發領域和深度。
8）完善檔案開放審核機制
一是要完善開放審核機制，明確機關開放審核工作屬性，厘清與檔案館之間的職責分工，在此基礎上對審核工作的組織、程序和要求作出明確規定。
二是要充分發揮現有組織機制作用，結合或直接運用檔案工作協調機制、檔案工作網絡、鑒定小組等組織形式推進審核工作。鑒定處置工作開展比較充分的機關，建議直接依托鑒定小組開展審核工作，具體要求按照《規定》執行。三是要做好與保密、信息公開工作的銜接，將開放審核與解密審核、信息公開密切結合起來。
9）規范電子文件歸檔與移交
開展機關檔案信息化工作，要在繼續做好數字化工作的同時，將重心轉移到電子文件管理上來，保證電子文件“收得進，管得好，交得出”。
“收得進”就是要完善電子文件歸檔機制，強化各領域電子文件歸檔工作，著力推進在業務流程中嵌入電子文件歸檔要求，保障各領域尤其是電子公文、“互聯網+政務服務”電子文件等歸檔工作廣泛開展。“管得好”就是以數字檔案室建設為基礎，對照相關標準，大力推動來源可靠、程序規范、要素合規的電子文件單套制管理，實現電子文件規范管理、高質量管理。“交得出”就是要加強機關與檔案館檔案信息化工作的協調，建立健全電子檔案移交制度，進一步規范工作流程和技術標準，全面開展電子檔案移交與接收工作，實現電子檔案應交盡交、應收盡收。
10）推進檔案工作數字轉型
機關推進檔案數字轉型，要重點把握3項任務：一是以電子文件單套制管理和傳統載體檔案數字化、數據化為方向，逐步建立以檔案數字資源為主導的檔案資源體系，推動數字檔案資源戰略轉型。二是加快數字檔案系統迭代升級，不斷拓展檔案服務應用場景，著力提升數字檔案服務水平。三是建立健全數字監管手段，探索實施檔案工作智能化管控，為機關決策提供有力支撐，推進檔案數字治理取得實效。
做好事業單位檔案工作的密碼是什么？答案是，全面落實檔案工作責任制度、做好分層次監督指導工作、加強館庫建設與管理工作、實施檔案管理“三合一”制度、做好重大活動檔案管理、優化檔案資源結構與質量、提升檔案利用與開發水平、完善檔案開放審核機制、規范電子化文件過當與移交、推進檔案工作數字轉型。
將大部分精力以及資源，放在以上10項重點檔案工作任務，相信您的工作成效一定會越來越高。當然，除了從意識上認識工作重點外，為了更好地做好檔案工作，您也可以借助一款好用的檔案管理工具。
本期內容，筆者從《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中，幫大家梳理事業單位檔案管理十大重點任務方向，讓大家在正確的方向上，爭取以比較快的速度，做好檔案管理工作。
1）全面落實檔案工作責任制度
全面落實檔案工作責任制，按照檔案法律法規和《機關檔案管理規定》（以下簡稱《規定》）等規章的要求，進一步梳理機關單位主要負責人及分管領導、檔案部門及工作人員、文書業務部門及工作人員分別承擔的領導責任、管理責任、執行責任內容，制定檔案工作責任清單，建立健全責任考核機制，防止責任不清、履行不力等現象發生。
落實責任制要注意與《規定》中建立檔案工作協調機制、設立或指定機關檔案部門、組成檔案工作網絡的要求結合起來，確保責任落實具備充分的機制、組織和人員支撐，切實將各項責任落實到人、落實到位。
2）做好分層次監督指導工作
采取有針對性的政策、措施，解決好所屬單位檔案工作這個難點，打通部門檔案館這個堵點。
難點難在所屬單位多、檔案類型雜，需要繼續把牢檔案目錄繳送備案、文件材料歸檔范圍和保管期限表審批兩個抓手，積極探索與機關本級一體化管理或同標準管理，有效提升所屬機構檔案工作水平。堵點是指部門檔案館發展乏力、機關建立檔案館不暢導致機關本級檔案工作上升空間受限問題。
3）加強館庫建設與管理工作
要求“督促存在安全隱患問題或不符合面積等要求的進行新建或改造”，“完善檔案庫房內控制度”等，明確了機關檔案安全管理的“硬件”和“軟件”要求。“硬件”要求即基礎設施要求，包括檔案用房、檔案用具、設施設備和信息化基礎設施要求等；“軟件”要求即檔案保管與保護要求，包括檔案出入庫登記、檔案保管情況檢查、庫房溫濕度控制、檔案的日常防護、檔案應急情況處置等。
4）實施檔案管理“三合一”制度
“三合一”制度是指在實踐中形成的，以檔案分類方案、歸檔范圍和保管期限表三者合一的方式，規范、指導檔案形成與收集、整理與歸檔、鑒定與銷毀等工作的一項基本檔案制度。
貫徹檔案管理“三合一”制度，要在實施國家檔案局令第8號的基礎上，落實《規定》中“機關應當編制本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表”要求，將機關檔案保管期限表的編制內容從文書檔案擴展到各個門類，真正做到全面、系統反映機關主要職能活動和基本歷史面貌，真正實現檔案收集、整理、鑒定等一個標準立到底。已經編制文書檔案保管期限表的，可以接續編制其他門類檔案保管期限表并經審查同意后施行。
5）做好重大活動檔案管理
機關要以《重大活動和突發事件檔案管理辦法》為依據，明晰活動檔案范圍和歸屬流向，把握工作開展原則和部門職責分工。檔案管理對象上，做到“全覆蓋”，將活動形成的所有門類、類型文件材料納入管理范圍；管理方法上，做到“全納入”，將活動檔案管理納入單位日常檔案管理，保證在收集范圍、分類方法和整理規則上與其他檔案保持協調一致；管理目標上，做到“全專題”，通過建立專題目錄、建設專題數據庫等方式對檔案實施全專題化管理。
6）優化檔案資源結構與質量
一是“調結構”，加強國家重大發展戰略和地方中心工作等重點領域，關系國家安全、國計民生、公共服務、新興產業等重點行業檔案收集工作，做好脫貧攻堅和疫情防控等涉及新時代新成就國家記憶工程建設相關檔案收集工作，同時定期開展保管到期檔案鑒定處置工作，暢通檔案資源入口出口，從根本上實現檔案資源結構調整。
二是“提質量”，加強機關各門類檔案集中統一管理，規范建檔工作，提高歸檔文件質量，深化檔案檢索工具、全宗介紹、組織沿革、大事記和全宗卷編制工作，提升檔案內容管理水平。
7）提升檔案利用與開發水平
要深入挖掘檔案資源，及時精準地為各級黨委和政府決策提供參考；圍繞重要時間節點、重大紀念活動，開展展覽陳列、新媒體傳播、編研出版、影視制作、公益講座等，尤其是要充分發揮紅色檔案在理想信念教育中的重要作用。要持續優化檔案利用環境，簡化檔案利用程序，扎實推進在線查詢利用服務，更好地滿足利用者檔案信息和檔案文化需求。
檔案開發工作要立足實際，由易到難，首先做好基礎數字匯編、專題文件匯集等檔案編研工作，再循序推進設立檔案展覽、拍攝專題片工作，具備條件的機關要積極探索知識管理、人工智能、數字人文等技術的應用，不斷拓展檔案開發領域和深度。
8）完善檔案開放審核機制
一是要完善開放審核機制，明確機關開放審核工作屬性，厘清與檔案館之間的職責分工，在此基礎上對審核工作的組織、程序和要求作出明確規定。
二是要充分發揮現有組織機制作用，結合或直接運用檔案工作協調機制、檔案工作網絡、鑒定小組等組織形式推進審核工作。鑒定處置工作開展比較充分的機關，建議直接依托鑒定小組開展審核工作，具體要求按照《規定》執行。三是要做好與保密、信息公開工作的銜接，將開放審核與解密審核、信息公開密切結合起來。
9）規范電子文件歸檔與移交
開展機關檔案信息化工作，要在繼續做好數字化工作的同時，將重心轉移到電子文件管理上來，保證電子文件“收得進，管得好，交得出”。
“收得進”就是要完善電子文件歸檔機制，強化各領域電子文件歸檔工作，著力推進在業務流程中嵌入電子文件歸檔要求，保障各領域尤其是電子公文、“互聯網+政務服務”電子文件等歸檔工作廣泛開展。“管得好”就是以數字檔案室建設為基礎，對照相關標準，大力推動來源可靠、程序規范、要素合規的電子文件單套制管理，實現電子文件規范管理、高質量管理。“交得出”就是要加強機關與檔案館檔案信息化工作的協調，建立健全電子檔案移交制度，進一步規范工作流程和技術標準，全面開展電子檔案移交與接收工作，實現電子檔案應交盡交、應收盡收。
10）推進檔案工作數字轉型
機關推進檔案數字轉型，要重點把握3項任務：一是以電子文件單套制管理和傳統載體檔案數字化、數據化為方向，逐步建立以檔案數字資源為主導的檔案資源體系，推動數字檔案資源戰略轉型。二是加快數字檔案系統迭代升級，不斷拓展檔案服務應用場景，著力提升數字檔案服務水平。三是建立健全數字監管手段，探索實施檔案工作智能化管控，為機關決策提供有力支撐，推進檔案數字治理取得實效。
做好事業單位檔案工作的密碼是什么？答案是，全面落實檔案工作責任制度、做好分層次監督指導工作、加強館庫建設與管理工作、實施檔案管理“三合一”制度、做好重大活動檔案管理、優化檔案資源結構與質量、提升檔案利用與開發水平、完善檔案開放審核機制、規范電子化文件過當與移交、推進檔案工作數字轉型。
將大部分精力以及資源，放在以上10項重點檔案工作任務，相信您的工作成效一定會越來越高。當然，除了從意識上認識工作重點外，為了更好地做好檔案工作，您也可以借助一款好用的檔案管理工具。
會博通事業單位檔案管理系統，基于多年實踐，以及對政策的深入解剖制定，能夠全方位滿足各種事業單位檔案管理需求。高效審批的工作流功能、檔案文件實時歸檔、快速地檔案查詢、便捷的檔案借閱與利用、智能化的檔案編研，這些功能經過各行業打磨，口碑在行業當中一直處于領先。在高效工作的旅程當中，有會博通的身影能更輕松!
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