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檔案信息化建設到底怎么搞？讓我們從最新“檔案法”入手
2022/9/29 0:00:00 來源：行業動態 作者：小博
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近兩年，檔案信息化建設火了，大家都在用數字化手段，讓檔案管理更為高效，讓檔案利用更為便捷。
各種方向上的嘗試有很多，究竟怎樣才能實現檔案信息化建設眾說紛紜，本期內容，筆者從2020年6月20日第十三屆全國人民代表大會常務委員會第十九次會議修訂的《檔案法》（該版本為目前最新版本），給大家進行方向拆解。
檔案信息化建設7條法規，你得了解
1)各級人民政府應當將檔案信息化納入信息化發展規劃，保障電子檔案、傳統載體檔案數字化成果等檔案數字資源的安全保存和有效利用。檔案館和機關、團體、企業事業單位以及其他組織應當加強檔案信息化建設，并采取措施保障檔案信息安全。
2)機關、團體、企業事業單位和其他組織應當積極推進電子檔案管理信息系統建設，與辦公自動化系統、業務系統等相互銜接。
3)電子檔案應當來源可靠、程序規范、要素合規。電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。電子檔案管理辦法由國家檔案主管部門會同有關部門制定。
4)國家鼓勵和支持檔案館和機關、團體、企業事業單位以及其他組織推進傳統載體檔案數字化。已經實現數字化的，應當對檔案原件妥善保管。
5)電子檔案應當通過符合安全管理要求的網絡或者存儲介質向檔案館移交。檔案館應當對接收的電子檔案進行檢測，確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。檔案館可以對重要電子檔案進行異地備份保管。
6)檔案館負責檔案數字資源的收集、保存和提供利用。有條件的檔案館應當建設數字檔案館。
7)國家推進檔案信息資源共享服務平臺建設，推動檔案數字資源跨區域、跨部門共享利用。
檔案信息化系統，應當滿足哪些要求
從以上7建議當中，刨除政策性語句，我們可以提煉出這幾個關鍵詞：安全保存、備份保管、共享利用，以及與辦公自動化系統、業務系統相互銜接。這些關鍵詞，為我們勾勒出新時代檔案信息化系統的模樣。
1）如何確保檔案信息化系統的安全性？
安全性包含很多方面，會博通檔案信息化系統也一直在檔案安全領域下功夫，目前形成了行業內算是比較領先的安全管理體系。這其中的安全保障維度包括：SSL網絡加密傳輸、數字證書 、電子印章、USBKey加密鎖、強密碼登錄控制等安全策略、防擴散水印加密、細粒化的權限管理、操作痕跡監控等，供各位參考。
2）如何實現數字化檔案的備份保管？
為了抵御病毒攻擊、認為或自然災害的破壞，會博通為用戶提供了本地、異地自動備份的功能。進行本地備份時，系統會自動以周為周期，在數據庫當中，從一個磁盤，備份到另一個磁盤；進行異地備份時，電子檔案服務器利用網絡路由，通過專用網絡與異地的電子檔案備份服務器進行鏈接，發送電子檔案數據。
3）如何提數字化檔案的利用率？
為了方便檔案分享、傳遞、會博通數字化檔案管理系統，對文檔、物品、資產自動配置了二維碼、電子標簽，通過分享電子條碼，可實現檔案的快速查找，發起借用等操作。檔案的流通效率更高，很好地輔助了組織內部業務開展。
4）如何與辦公自動化或者業務系統相連接？
要實現辦公自動化，首先得有辦公自動化的應用。在會博通當中，我們就提供了包括流程審批、在線交流、工作日志、公共通訊錄、論壇中心、最新公告等辦公自動化應用。通過這些應用，組織內的成員用戶可以完成日常的協作交流。
在應用系統方面，會博通基于強大的開放體系，可以與辦公系統對接，接收辦公系統移交過來的檔案數據。這些辦公系統包括泛微、致遠、藍凌等在內的OA系統，包括SAP、金蝶、擁有等在內的ERP系統，包括稅務、銀行、淘寶、京東等在內的財務系統以及企業微信、釘釘、云之家等即時通訊工具。
360百科對檔案信息化的定義是：運用信息技術提高檔案工作現代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網絡環境中檔案管理于檔案服務的基本框架與基本方法，實現檔案信息化的社會化服務。
理解起來有點拗口，比較簡單的概括就是，檔案信息化建設是指應用信息技術生成、管理、開發利用檔案的過程。
各種方向上的嘗試有很多，究竟怎樣才能實現檔案信息化建設眾說紛紜，本期內容，筆者從2020年6月20日第十三屆全國人民代表大會常務委員會第十九次會議修訂的《檔案法》（該版本為目前最新版本），給大家進行方向拆解。
檔案信息化建設7條法規，你得了解
1)各級人民政府應當將檔案信息化納入信息化發展規劃，保障電子檔案、傳統載體檔案數字化成果等檔案數字資源的安全保存和有效利用。檔案館和機關、團體、企業事業單位以及其他組織應當加強檔案信息化建設，并采取措施保障檔案信息安全。
2)機關、團體、企業事業單位和其他組織應當積極推進電子檔案管理信息系統建設，與辦公自動化系統、業務系統等相互銜接。
3)電子檔案應當來源可靠、程序規范、要素合規。電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。電子檔案管理辦法由國家檔案主管部門會同有關部門制定。
4)國家鼓勵和支持檔案館和機關、團體、企業事業單位以及其他組織推進傳統載體檔案數字化。已經實現數字化的，應當對檔案原件妥善保管。
5)電子檔案應當通過符合安全管理要求的網絡或者存儲介質向檔案館移交。檔案館應當對接收的電子檔案進行檢測，確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。檔案館可以對重要電子檔案進行異地備份保管。
6)檔案館負責檔案數字資源的收集、保存和提供利用。有條件的檔案館應當建設數字檔案館。
7)國家推進檔案信息資源共享服務平臺建設，推動檔案數字資源跨區域、跨部門共享利用。
檔案信息化系統，應當滿足哪些要求
從以上7建議當中，刨除政策性語句，我們可以提煉出這幾個關鍵詞：安全保存、備份保管、共享利用，以及與辦公自動化系統、業務系統相互銜接。這些關鍵詞，為我們勾勒出新時代檔案信息化系統的模樣。
1）如何確保檔案信息化系統的安全性？
安全性包含很多方面，會博通檔案信息化系統也一直在檔案安全領域下功夫，目前形成了行業內算是比較領先的安全管理體系。這其中的安全保障維度包括：SSL網絡加密傳輸、數字證書 、電子印章、USBKey加密鎖、強密碼登錄控制等安全策略、防擴散水印加密、細粒化的權限管理、操作痕跡監控等，供各位參考。
2）如何實現數字化檔案的備份保管？
為了抵御病毒攻擊、認為或自然災害的破壞，會博通為用戶提供了本地、異地自動備份的功能。進行本地備份時，系統會自動以周為周期，在數據庫當中，從一個磁盤，備份到另一個磁盤；進行異地備份時，電子檔案服務器利用網絡路由，通過專用網絡與異地的電子檔案備份服務器進行鏈接，發送電子檔案數據。
3）如何提數字化檔案的利用率？
為了方便檔案分享、傳遞、會博通數字化檔案管理系統，對文檔、物品、資產自動配置了二維碼、電子標簽，通過分享電子條碼，可實現檔案的快速查找，發起借用等操作。檔案的流通效率更高，很好地輔助了組織內部業務開展。
4）如何與辦公自動化或者業務系統相連接？
要實現辦公自動化，首先得有辦公自動化的應用。在會博通當中，我們就提供了包括流程審批、在線交流、工作日志、公共通訊錄、論壇中心、最新公告等辦公自動化應用。通過這些應用，組織內的成員用戶可以完成日常的協作交流。
在應用系統方面，會博通基于強大的開放體系，可以與辦公系統對接，接收辦公系統移交過來的檔案數據。這些辦公系統包括泛微、致遠、藍凌等在內的OA系統，包括SAP、金蝶、擁有等在內的ERP系統，包括稅務、銀行、淘寶、京東等在內的財務系統以及企業微信、釘釘、云之家等即時通訊工具。
360百科對檔案信息化的定義是：運用信息技術提高檔案工作現代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網絡環境中檔案管理于檔案服務的基本框架與基本方法，實現檔案信息化的社會化服務。
理解起來有點拗口，比較簡單的概括就是，檔案信息化建設是指應用信息技術生成、管理、開發利用檔案的過程。
檔案信息化到底怎么搞？結合最新檔案法，我們的回答是：安全性+備份保管+高利用率+自動化辦公+開放性。以上幾個方面都是會博通數字化檔案管理系統正在實踐、爭取創新的方向，目前這些方面的成果，也都很好得到了實踐，擁有不錯的口碑。
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