檔案管理“三合一”制度如何落地？會博通給您全方位解決方案

2022/9/26 0:00:00 來源：行業動態作者：小博瀏覽量： 663

Ai導讀

在檔案管理工作中，不管是在政策文件當中，還是在小組會議當中，我相信檔案行業的朋友們，一定聽說這樣一個詞——“三合一”，乍聽之下，這個高度概括性的概念，讓人有點摸不著頭腦的。如何優雅、智慧地切入這場“高端”談話，我們一起了解下“三合一”。

檔案管理、檔案

01什么是檔案管理“三合一”制度

“三合一”制度是指在實踐中形成的，以檔案分類方案、歸檔范圍和保管期限表三者合一的方式，規范、指導檔案形成與收集、整理與歸檔、鑒定與銷毀等工作的一項基本檔案制度。

大力推動“三合一”制度，就是要加強包括文書檔案在內的各門類檔案管理，進一步規范機關檔案門類劃分、統一檔案分類方法、理順檔案整理要求，為機關檔案資源的全面建設和規范管理奠定基礎。

02企事業單位如何落地“三合一”制度
了解了什么是“三合一”制度后，我們知道，要落實三合一制度，我們需要從3個方面下功夫，一是檔案分類、二是檔案收集歸檔、三是檔案保管期限。怎樣才能落實好這3個方面的要求，會博通檔案管理系統，圍繞這3個方面，為用戶朋友們呈現了一套解決方案。

1）靈活的檔案分類方案

在您所處的單位當中，檔案有哪幾種類型呢？查閱相關資料后，您會發現，有很多不同的方向和內容，它們既包括產品生產方面、經營銷售方面、設備儀器方面、技術管理方面、計劃統計方面、物資供應方面，還包括勞動工資方面、財務管理方面、教育培訓方面、科學技術研究方面和工程建設方面等，而且每一方面具體的內容，在不同的單位當中又有不同？

檔案管理、檔案

如何將多種類型檔案進行合理分類管理？在會博通檔案管理系統中，用戶可以靈活應用多種分類方式，如年度分類法、組織機構分類法、地區分類法、文件名稱分類法、問題分類法等。每一個分類層級不限，用戶可以根據實際需求，無限往下細分。

2）便捷的檔案歸檔方式

檔案歸檔，是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種文件材料。遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。

檔案歸檔的流程是怎樣的？拿合同歸檔管理流程來說，一般的流程可拆分為①合同交由企業檔案管理部門進行歸檔；②合同登記的項目應由企業的業務部門與歸檔部門一同匯總，共同完成登記工作；③對合同進行掃描，留存合同電子版；④建立客戶檔案信息；⑤建立客戶評價系統；⑥定期對合同進行匯總、整理。

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會博通檔案管理系統，為用戶提供全流程的線上歸檔服務。會博通打通了與企業微信、釘釘、金蝶、用友等第三方系統的連接，用戶可直接在第三方系統中，將文件傳送到檔案管理系統中，并在檔案管理系統中對檔案進行實時歸檔整理。

3）多尺度的檔案保管期限

冷不防問大家一句，某某文檔的保存期限是多久？可能大家都會有點迷糊。為了科學化保管檔案，同時也是順應“三合一”的要求，大部分企業都做了內部的存檔期限表。期限表中對每一個細分的檔案，都有明確的存檔時間規定。

具體存檔時間是多少，大家可以根據需求、結合相關法規政策來落實。關于專業的參考資料，筆者這里給大家推薦《<企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定>實施指南》。有什么不太好確定的，大家可以在指南中找到答案。

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