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如何做好企業(yè)文檔管理？你得掌握這3個關(guān)鍵！
2022/9/14 0:00:00 來源：行業(yè)動態(tài) 作者：小博
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現(xiàn)代管理學(xué)之父德魯克曾說：無論在西方還是東方，知識一直被視為道的存在，但幾乎一夜之間，它就變?yōu)槠鞯拇嬖冢瑥亩蔀橐环N資源，一種實用利器。在當下，知識本身就是生產(chǎn)力，企業(yè)擁有知識，就擁有競爭優(yōu)勢。那么我們?nèi)绾卧谄髽I(yè)中梳理、積淀知識？如何應(yīng)用系統(tǒng)工具進行知識管理？要解決這些問題，關(guān)鍵在于文檔管理。
文檔管理指的是對文檔、電子表格、圖形、影像掃描文檔的存儲、分類、查閱和檢索等管控工作。在企業(yè)中做好文檔管理工作，可有效地挖掘企業(yè)的知識資產(chǎn)、有助于提高企業(yè)員工的能力、推動知識應(yīng)用和技術(shù)創(chuàng)新。
01企業(yè)文檔管理面臨的3個問題
然而，企業(yè)知識固然重要，但要將企業(yè)文檔管控好，并不容易。經(jīng)過市場調(diào)研、結(jié)合會博通三十多年與用戶進行需求對接，會博通總結(jié)出企業(yè)在文檔管理當中亟需解決的3個問題。
問題1：企業(yè)知識內(nèi)容復(fù)雜、系統(tǒng)眾多，如何收集和分類？
問題2：面對大量的知識文檔，用戶如何快速定位和檢索？
問題3：當企業(yè)知識被統(tǒng)一管理，如何確保文檔利用安全？
02企業(yè)文檔高效管理的3個路徑
1）創(chuàng)建信息化文檔管理平臺
要解決企業(yè)知識內(nèi)容復(fù)雜、系統(tǒng)眾多，不知如何收集和分類的痛點，需要我們創(chuàng)建一個統(tǒng)一的信息化文檔管理平臺。這一平臺要求能夠滿足各環(huán)節(jié)文檔管理人員可以通過相應(yīng)的系統(tǒng)流程完成企業(yè)文檔從收集、輸入、整理、歸檔到再利用的全生命周期管理，并且要擁有科學(xué)的分類框架，以便后續(xù)查閱。
（會博通模板展示）
會博通企業(yè)文檔管理系統(tǒng)擁有全面自定義的文檔管理架構(gòu)，文檔分類涵蓋企業(yè)文檔所有類型，每個文件都可單獨定義屬性標簽，實行精細化管理；類結(jié)構(gòu)模板與文件正文模板可全面自定義。
2）簡單化企業(yè)文檔利用方式
傳統(tǒng)的文檔利用，需要經(jīng)過層層的線下簽字審核并逐一查找，非常耗時，嚴重降低檔案利用率，不利于企業(yè)發(fā)展。企業(yè)文檔高效管理的第2個要求是要簡單化文檔利用方式。這要求企業(yè)信息化文檔管理平臺，需要配備完善的文檔搜索和借還功能，支持線上流程化的方式，縮短文檔借閱周期。
（會博通文檔管理系統(tǒng)搜索功能）
會博通檔案管理系統(tǒng)擁有靈活的流程與協(xié)作功能，可將信息與流程融為一體，每一條信息都可提交流轉(zhuǎn)；與郵件網(wǎng)關(guān)結(jié)合，可為用戶依權(quán)限配置互聯(lián)網(wǎng)郵箱，讓外部人員參與流程處理。此外會博通還擁有強大的文檔搜索引擎，搜索結(jié)果可根據(jù)權(quán)限輸出，可高亮關(guān)鍵詞并返回最佳匹配段落；經(jīng)常需要搜索的內(nèi)容，可通過搜索類展現(xiàn)，檢索范圍可以是整個數(shù)據(jù)庫，也可以是具體某個檔案分類。
3）建立健全文檔權(quán)限管理體系
企業(yè)文檔的高效利用、便捷利用在一定程度上與文檔安全是相互矛盾的，這要求企業(yè)要不斷提升或者說借助技術(shù)，使這兩個要求能夠統(tǒng)合起來。這要求，系統(tǒng)中的每個分類都應(yīng)該單獨設(shè)置權(quán)限。授權(quán)對象、權(quán)限內(nèi)的訪問密度和操作行為可以根據(jù)工作需要靈活設(shè)置。各種授權(quán)方式和支點可深入定義每個用戶在模塊中對每個信息的可操作行為，靈活滿足企業(yè)的精細管理需求。
（會博通文檔管理授權(quán)圖示）
會博通檔案管理系統(tǒng)擁有與工作職能相適應(yīng)的權(quán)限管理：授權(quán)范圍可選擇文件夾或具體文件；授權(quán)對象可以使組織、個人或職務(wù)變量；操作權(quán)限可與密級交叉授予；可區(qū)分閱讀條目與內(nèi)容權(quán)限；可區(qū)分創(chuàng)建與他人創(chuàng)建的權(quán)限。
會博通企業(yè)文檔管理系統(tǒng)，基于知識管理理念，針對企業(yè)文檔管理需求，通過上傳下載、預(yù)覽編輯、流程審批，幫助企業(yè)進行文檔全生命周期管理，激活智力資源。
在企業(yè)管理中，文檔是知識的沉淀，是企業(yè)軟實力的積累，利用先進的企業(yè)文檔管理工具，可以避免因為文檔管理不善而造成企業(yè)知識流失以及協(xié)作效率低下等問題。會博通，一款高效能的企業(yè)文檔管理系統(tǒng)，用豐富、專業(yè)的文檔管理應(yīng)用，創(chuàng)造性賦能企業(yè)成長與發(fā)展。
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