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【案例】“公路工程檔案管理”痛點和方案整理，以省公路建設(shè)為例
2023/1/31 0:00:00 來源：最新案例 作者：小博
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公路工程檔案可以作為評價工程質(zhì)量的權(quán)威數(shù)據(jù)，也對于工程項目的運行管理具有全面的指導(dǎo)性。廣東省公路建設(shè)有限公司啟用會博通公路工程檔案管理系統(tǒng)，對于公司的數(shù)字化體系建設(shè)、公司的穩(wěn)健經(jīng)營發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。
公路、橋梁等公路工程檔案管理，為啥那么重要？一方面，因為公路工程檔案具有原始記錄性和備以查考性，可以作為評價工程質(zhì)量的權(quán)威數(shù)據(jù)；另一方面，公路工程檔案對于工程項目的運行管理具有全面的指導(dǎo)性。公路工程檔案如此重要，如何進行管理？廣東省公路建設(shè)有限公司，應(yīng)用會博通檔案管理系統(tǒng)，建設(shè)了一套全面數(shù)字化的公路工程檔案管理體系。
01客戶簡介
廣東省公路建設(shè)有限公司，成立于2018年，員工人數(shù)為三百多人左右。廣東省公路建設(shè)有限公司的主營業(yè)務(wù)有組織公路、橋梁工程的規(guī)劃、建設(shè)、經(jīng)營管理、技術(shù)咨詢，筑路機械的租賃。公司根據(jù)行業(yè)經(jīng)營和風險特點，以防范風險和依法合規(guī)為目標。建立了管控到位，責任落實明確、運行相互制衡的內(nèi)控管理體系。公司嚴把產(chǎn)品及服務(wù)質(zhì)量關(guān)、注重共贏發(fā)展，積極為用戶提供產(chǎn)品和服務(wù)。
2022年4月，廣東省公路建設(shè)有限公司佛開高速公路南段改擴建項目管理處入選2022年廣東省工人先鋒號名單。2022年4月，廣東省公路建設(shè)有限公司深中通道管理中心團支部被授予“廣東省五四紅旗團支部”稱號。
02客戶痛點
1）檔案專業(yè)性需進一步升級：公路工程檔案管理，需要對工程建設(shè)過程中相關(guān)資料進行收集、整理、分類、歸檔等，任務(wù)復(fù)雜而繁瑣。加上檔案工作與經(jīng)濟效益不產(chǎn)生直接關(guān)聯(lián)，檔案收集不全、整理不及時、借閱不規(guī)范、檔案丟失等問題，時有發(fā)生。
2）檔案分散，收集過程復(fù)雜：公路工程項目涉及公司與人員比較多，檔案資料分散在不同的執(zhí)行團隊中，收集和整理需要經(jīng)過不同人員，比較難以做到全面收集，統(tǒng)一管控。
3）人員架構(gòu)復(fù)雜，監(jiān)督管理難：公路工程的施工是又多個部門共同實施的，在這種情況下很難實現(xiàn)對于所有部門進行監(jiān)督和管理，無法實現(xiàn)對于所有部門的監(jiān)督，就會導(dǎo)致檔案收集的不全面，這對于檔案管理來說，是非常不利的。
4）復(fù)合型檔案員缺乏：找到專業(yè)的檔案管理員不難，找到專業(yè)的公路工程檔案管理人員也不算難，但是要同時找到既懂檔案管理又懂公路工程的管理人員，以便推動檔案跟業(yè)務(wù)的深度結(jié)合比較困難。
03會博通公路工程檔案管理系統(tǒng)：統(tǒng)一平臺智能管控
1）符合國家行業(yè)標準規(guī)范：會博通公路工程檔案管理系統(tǒng)，全面符合國家行業(yè)標準規(guī)范。系統(tǒng)管理員在系統(tǒng)上管理檔案，必須在規(guī)范下進行檔案收集、整理、分類、歸檔才能執(zhí)行，比如全宗號、檔號的設(shè)置等。
2）與新軟OA系統(tǒng)互聯(lián)互通：廣東省公路建設(shè)有限公司在上線會博通公路工程檔案管理系統(tǒng)之前，有在使用新軟OA協(xié)同辦公系統(tǒng)。為更好收集公司內(nèi)部各個環(huán)節(jié)的文件、檔案、知識材料，會博通打通了與新軟OA的連接，材料和用戶信息可方便地在兩個系統(tǒng)當中互通。
3）統(tǒng)一平臺，痕跡實時監(jiān)控：會博通檔案管理系統(tǒng)可將所有部門、所有人員產(chǎn)出的檔案資料匯總在平臺上，并進行統(tǒng)一管控和使用。通過會博通系統(tǒng)，公路工程項目管理員可在平臺上，便利查看各維度資料，了解項目進度。用戶的操作痕跡，都會實時記錄在系統(tǒng)內(nèi)。
4）專業(yè)化的檔案管理工具：會博通公路工程檔案管理系統(tǒng)為廣東省公路建設(shè)有限公司提供了專業(yè)化的檔案管理工具，比如檔案檢索、權(quán)限管理、檔案借閱與歸還、檔案提醒、檔案移交、檔案分類、檔案屬性編輯等均有規(guī)范性設(shè)置，非檔案專業(yè)人員也能進行專業(yè)化管理。
公路工程檔案可以作為評價工程質(zhì)量的權(quán)威數(shù)據(jù)，也對于工程項目的運行管理具有全面的指導(dǎo)性。廣東省公路建設(shè)有限公司啟用會博通公路工程檔案管理系統(tǒng)，對于公司的數(shù)字化體系建設(shè)、公司的穩(wěn)健經(jīng)營發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。
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