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【案例】銀行檔案管理：廣州銀行用會(huì)博通實(shí)現(xiàn)全類別檔案歸集管控
2023/1/19 0:00:00 來源：最新案例 作者：小博
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信貸檔案、文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、聲像電子檔案、人事檔案……銀行體系當(dāng)中每天都會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料，如何將這些檔案資料分門別類、科學(xué)規(guī)整關(guān)系到銀行整體運(yùn)營效率？廣州銀行引進(jìn)會(huì)博通銀行檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)犬類別檔案統(tǒng)一歸集管理。
業(yè)務(wù)檔案、文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、聲像電子檔案、人事檔案……銀行體系當(dāng)中每天都會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料，如何將這些檔案資料分門別類、科學(xué)規(guī)整關(guān)系到銀行整體運(yùn)營效率？廣州銀行引進(jìn)會(huì)博通銀行檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)全類別檔案統(tǒng)一歸集管控。
01客戶簡(jiǎn)介
廣州銀行，成立于1996年9月，總行辦公大樓位于珠江新城CBD中軸線花城廣場(chǎng)核心區(qū)。1998年更名為廣州商業(yè)銀行，2009年獲準(zhǔn)更名為廣州銀行。2020年3月9日，“2019年中國銀行也100強(qiáng)榜單”發(fā)布，廣州銀行排名第34位。廣融天下、贏在未來，廣州銀行致力于用心服務(wù)、創(chuàng)享美好，致力成為粵港澳大灣區(qū)精品銀行。多年來，廣州銀行持續(xù)為城市軌道交通、路橋、隧道、港口等重大設(shè)施建設(shè)提供資金支持、出臺(tái)鄉(xiāng)村振興行動(dòng)加護(hù)及實(shí)施方案、為大型國企提供信貸支持等，不遺余力推動(dòng)社會(huì)民生發(fā)展。
02客戶痛點(diǎn)
1）檔案保管期限需與業(yè)務(wù)特點(diǎn)緊密結(jié)合：銀行檔案保管期限的劃分與銀行業(yè)務(wù)特點(diǎn)有時(shí)候存在不匹配的問題。比如有權(quán)機(jī)關(guān)查詢、凍結(jié)及扣劃書，掛失登記及補(bǔ)發(fā)憑單收據(jù)。
2）紙質(zhì)檔案和電子檔案匹配度需提高：電子檔案的應(yīng)用適應(yīng)銀行會(huì)計(jì)電算化發(fā)展，特別是在對(duì)應(yīng)管理上不夠合理和明晰，存在著重復(fù)保管和保管缺失兩方面的問題。
3）實(shí)現(xiàn)檔案的全面電子化刻不容緩：銀行保留了大量的紙質(zhì)檔案，且隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展，紙質(zhì)檔案呈幾何倍數(shù)增長(zhǎng)，對(duì)檔案庫房造成了巨大壓力。電子檔案在銀行中的保管和利用已經(jīng)到了必須實(shí)施的時(shí)刻。
4）檔案需要集中統(tǒng)一管理：文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、聲像檔案、業(yè)務(wù)檔案等基本是分開保管的，各部門之間的協(xié)作度不算高，需要一個(gè)集中統(tǒng)一的平臺(tái)，及時(shí)將分散的檔案統(tǒng)一歸置在一起。
03會(huì)博通銀行檔案管理平臺(tái)：全類別檔案歸集管控
1）檔案保管期限靈活：會(huì)博通銀行檔案管理系統(tǒng)，為用戶匹配了靈活的檔案保管期限設(shè)置。系統(tǒng)內(nèi)置的期限從1周、15天、1年、5年、10年、15年、30年、永久不等。除系統(tǒng)內(nèi)置期限外，用戶也可自行定義。還可設(shè)置到期提醒，及時(shí)進(jìn)行檔案銷毀等操作。
2）紙質(zhì)檔案與實(shí)體檔案聯(lián)動(dòng)互查：會(huì)博通銀行檔案管理平臺(tái)支持手機(jī)端和web端同時(shí)登錄。當(dāng)您在實(shí)體庫房，可通過收集實(shí)時(shí)掃描實(shí)體檔案上二維碼信息，直接查閱電子檔案。反之，您也可以直接通過系統(tǒng)平臺(tái)定位實(shí)體檔案的具體位置。
3）全面電子化管理：會(huì)博通銀行檔案管理系統(tǒng)，支持檔案的批量化上傳，檔案條目批量化掛接，也可直接聯(lián)通各種型號(hào)掃描儀。紙質(zhì)檔案電子化非常方便。此后，檔案移交、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研、利用等均可通過數(shù)字化方式管理。
4）一個(gè)平臺(tái)統(tǒng)一管控：文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、聲像檔案、業(yè)務(wù)檔案等都可以統(tǒng)一到一個(gè)平臺(tái)上進(jìn)行管控。會(huì)博通銀行檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中可以劃分為不同的磁貼模塊，不同的檔案類別可專門保存在文書檔案模塊當(dāng)中，不論檔案類型有多少，都能清晰管控。
01客戶簡(jiǎn)介
廣州銀行，成立于1996年9月，總行辦公大樓位于珠江新城CBD中軸線花城廣場(chǎng)核心區(qū)。1998年更名為廣州商業(yè)銀行，2009年獲準(zhǔn)更名為廣州銀行。2020年3月9日，“2019年中國銀行也100強(qiáng)榜單”發(fā)布，廣州銀行排名第34位。廣融天下、贏在未來，廣州銀行致力于用心服務(wù)、創(chuàng)享美好，致力成為粵港澳大灣區(qū)精品銀行。多年來，廣州銀行持續(xù)為城市軌道交通、路橋、隧道、港口等重大設(shè)施建設(shè)提供資金支持、出臺(tái)鄉(xiāng)村振興行動(dòng)加護(hù)及實(shí)施方案、為大型國企提供信貸支持等，不遺余力推動(dòng)社會(huì)民生發(fā)展。
02客戶痛點(diǎn)
1）檔案保管期限需與業(yè)務(wù)特點(diǎn)緊密結(jié)合：銀行檔案保管期限的劃分與銀行業(yè)務(wù)特點(diǎn)有時(shí)候存在不匹配的問題。比如有權(quán)機(jī)關(guān)查詢、凍結(jié)及扣劃書，掛失登記及補(bǔ)發(fā)憑單收據(jù)。
2）紙質(zhì)檔案和電子檔案匹配度需提高：電子檔案的應(yīng)用適應(yīng)銀行會(huì)計(jì)電算化發(fā)展，特別是在對(duì)應(yīng)管理上不夠合理和明晰，存在著重復(fù)保管和保管缺失兩方面的問題。
3）實(shí)現(xiàn)檔案的全面電子化刻不容緩：銀行保留了大量的紙質(zhì)檔案，且隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展，紙質(zhì)檔案呈幾何倍數(shù)增長(zhǎng)，對(duì)檔案庫房造成了巨大壓力。電子檔案在銀行中的保管和利用已經(jīng)到了必須實(shí)施的時(shí)刻。
4）檔案需要集中統(tǒng)一管理：文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、聲像檔案、業(yè)務(wù)檔案等基本是分開保管的，各部門之間的協(xié)作度不算高，需要一個(gè)集中統(tǒng)一的平臺(tái)，及時(shí)將分散的檔案統(tǒng)一歸置在一起。
03會(huì)博通銀行檔案管理平臺(tái)：全類別檔案歸集管控
1）檔案保管期限靈活：會(huì)博通銀行檔案管理系統(tǒng)，為用戶匹配了靈活的檔案保管期限設(shè)置。系統(tǒng)內(nèi)置的期限從1周、15天、1年、5年、10年、15年、30年、永久不等。除系統(tǒng)內(nèi)置期限外，用戶也可自行定義。還可設(shè)置到期提醒，及時(shí)進(jìn)行檔案銷毀等操作。
2）紙質(zhì)檔案與實(shí)體檔案聯(lián)動(dòng)互查：會(huì)博通銀行檔案管理平臺(tái)支持手機(jī)端和web端同時(shí)登錄。當(dāng)您在實(shí)體庫房，可通過收集實(shí)時(shí)掃描實(shí)體檔案上二維碼信息，直接查閱電子檔案。反之，您也可以直接通過系統(tǒng)平臺(tái)定位實(shí)體檔案的具體位置。
3）全面電子化管理：會(huì)博通銀行檔案管理系統(tǒng)，支持檔案的批量化上傳，檔案條目批量化掛接，也可直接聯(lián)通各種型號(hào)掃描儀。紙質(zhì)檔案電子化非常方便。此后，檔案移交、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研、利用等均可通過數(shù)字化方式管理。
4）一個(gè)平臺(tái)統(tǒng)一管控：文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、聲像檔案、業(yè)務(wù)檔案等都可以統(tǒng)一到一個(gè)平臺(tái)上進(jìn)行管控。會(huì)博通銀行檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中可以劃分為不同的磁貼模塊，不同的檔案類別可專門保存在文書檔案模塊當(dāng)中，不論檔案類型有多少，都能清晰管控。
會(huì)博通銀行檔案管理系統(tǒng)，為廣州銀行提供了一套規(guī)范化、專業(yè)化、現(xiàn)代化的檔案管理體系。廣州銀行相關(guān)工作管理員可以靈活方便地通過系統(tǒng)，對(duì)工作表中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體和不同門類的文件材料，進(jìn)行統(tǒng)一集中管理。“廣融天下，贏在未來”，祝愿廣州銀行未來的發(fā)展越來越好。
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