【案例】500強企業(yè)檔案管理更關(guān)注什么？中國電信落地實踐
當(dāng)您在選企業(yè)檔案管理軟件的時候，您會更關(guān)注軟件的哪一方面？是檔案管理軟件的合規(guī)性、檔案管理軟件功能的完整度、還是檔案管理軟件的學(xué)習(xí)成本、抑或是檔案管理軟件的性價比。也許不同的需求有不同的關(guān)注維度。本期內(nèi)容我們?yōu)榇蠹也鸾猓?/span>500強企業(yè)中國電信在布局檔案管理體系的時候，他們更關(guān)注的點，極其落地方案。
01客戶簡介
中國電信集團有限公司（簡稱中國電信）是國有特大型通信骨干企業(yè)，注冊資本2131億元人民幣，資產(chǎn)規(guī)模超過9000億元人民幣，年收入規(guī)模超過4900億元人民幣，連續(xù)多年位列《財富》雜志全球500強。中國電信擁有全球規(guī)模最大的寬帶互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)和技術(shù)領(lǐng)先的移動通信網(wǎng)絡(luò)，具備為全球客戶提供跨地域、全業(yè)務(wù)的綜合信息服務(wù)能力和客戶服務(wù)渠道體系。截至2020年底，移動電話、有線寬帶、天翼高清、物聯(lián)網(wǎng)、固定電話等各類用戶總量達(dá)10.2億戶。
02客戶痛點
1） 保證檔案的專業(yè)性是重中之重：檔案管理是企業(yè)當(dāng)中的一項基礎(chǔ)工作，是企業(yè)依法經(jīng)營的重要法律依據(jù)。檔案相關(guān)的法律法規(guī)是一個動態(tài)變化的過程，做好檔案管理需要持續(xù)學(xué)習(xí)和精進檔案管理知識和業(yè)務(wù)水平。
2） 務(wù)必確保檔案收集完整：要確保檔案收集完整，需要加強各部門兼職檔案員和相關(guān)人員的溝通和聯(lián)系，將需要歸檔材料收集歸檔，確保檔案材料及時完整歸檔。
3） 務(wù)必確保各類檔案絕對安全：檔案管理應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案保護規(guī)定對影響檔案管理的相關(guān)工具提出具體要求，不遺余力確保并提升檔案內(nèi)容的絕對安全。
4） 明確職責(zé)分工做到有序歸檔：檔案管理涉及到的人員比較多，要做好檔案管理，需要各部門人員同策同力，明確職責(zé)分工，將檔案工作落實到位。
5） 務(wù)必提高檔案利用率：檔案是歷史經(jīng)驗的沉淀和總結(jié)，提高檔案利用率，有利于個人和部門不斷迭代工作方式和方法，從而推動組織效能升級。檔案利用率提升需要結(jié)合實際的工作場景進行部署，在不加重學(xué)習(xí)成本的前提下，進行調(diào)整。
03會博通企業(yè)檔案軟件：保障藥品安全高產(chǎn)
1） 規(guī)范化的檔案資料篩選及匯總格式：集團檔案管理員可在系統(tǒng)內(nèi)預(yù)設(shè)篩選條件，獲取檔案資料目錄，不論是專業(yè)的檔案表格或是單純的統(tǒng)計表格，均可選擇預(yù)設(shè)模板套取導(dǎo)出。
2） 全面統(tǒng)籌管控檔案資料：中國電信企業(yè)檔案管理軟件支持多人同時參與管檔、用檔。檔案管理涉及到企業(yè)各個部門。在實際的檔案管理中，各個部門檔案資料產(chǎn)出與管理部門可同時在線協(xié)作，檔案管理面面俱到更為完整。
3） 多重檔案安全保障，檔案管理更安心：為了保護檔案信息安全，會博通系統(tǒng)配置了可根據(jù)應(yīng)用場景需要自由配置的系統(tǒng)應(yīng)用安全機制，包括SSL網(wǎng)絡(luò)加密傳輸、數(shù)字證書、電子印章、USBKey加密鎖、強密碼登錄控制等安全策略、防擴散水印加密等安全體系。
4） 根據(jù)管理需求自定義標(biāo)準(zhǔn)化檔案分類信息：中國電信可以根據(jù)自身需要創(chuàng)建檔案資料的分類結(jié)構(gòu)、信息屬性、文件目錄以及正文格式的檔案管理模板，不同類型的檔案可以分別立卷，可按照不同的分類套用不同的檔案分類結(jié)構(gòu)模板，標(biāo)準(zhǔn)化集團檔案分類、信息、文件的形成。
5） 線上線下相結(jié)合的檔案借還體系：中國電信員工可通過會博通軟件，使用掃碼或關(guān)鍵字檢索方式定位檔案資料，對于沒有權(quán)限或需要借用原件/復(fù)印件時，員工可以發(fā)起借閱流程。在借用時，紙質(zhì)檔案可以通過線上線下的模式，方便集團員工隨時隨地借閱檔案資料。
以“讓客戶盡情享受信息新生活”為使命，2022年中國電信在鄉(xiāng)村振興、綠色發(fā)展、5G物聯(lián)生態(tài)、量子技術(shù)、算力新基建等方面都取得了極大的發(fā)展和新成就。2023，在新的起點，會博通企業(yè)檔案管理系統(tǒng)成為推動中國電信發(fā)展的一部分，我們將傾力助陣中國電信創(chuàng)造更大的客戶價值。
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