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【案例】物業檔案管理如何專業化？凱云發展借力會博通這樣做！
2023/1/16 0:00:00 來源：最新案例 作者：小博
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從事物業工作的伙伴們，對物業檔案管理資料，一定不陌生。固定資產檔案明細、設備檔案及設施設備運行檢修記錄明細、物業維修記錄檔案、第三方（包括消防、電梯、門窗、廣告及商業活動、垃圾清運等）交接……物業檔案這么多，究竟如何管理才能更專業？廣州凱云發展股份有限公司攜手會博通，這樣作答。
從事物業工作的伙伴們，對物業檔案管理資料，一定不陌生。固定資產檔案明細、設備檔案及設施設備運行檢修記錄明細、物業維修記錄檔案、第三方（包括消防、電梯、門窗、廣告及商業活動、垃圾清運等）交接、售后及承諾情況、工程檔案（小區平面圖、水電布置圖、消防等）、員工檔案、物業日常工作記錄檔案（會議記錄、各類通知等）、業主檔案……物業檔案這么多，究竟如何管理才能更專業？廣州凱云發展股份有限公司攜手會博通，這樣作答。
01客戶簡介
廣州凱云發展股份有限公司（原廣州凱云物業管理有限公司，以下簡稱“凱云公司”）成立于2009年12月，是廣州開發區管委會屬下廣州開發區控股集團有限公司的子公司，具備國家住房和城鄉建設部頒發的一級物業管理資質，是廣東省物業管理行業協會理事單位，廣州市物業管理行業協會副會長單位。
凱云公司依托開發區、服務開發區，在開發區控股集團的帶領下，秉承“竭誠服務、和合共贏”的經營理念，踐行“求實、創新、團結、奮進”的企業精神，立足“以人為本、高效務實”的管理思想，做大做強公司規模，提升公司品牌價值。公司堅持以市場化運營為核心，以物業管理為基礎，積極拓展商業運營和多元化經營，圍繞政務服務、園區服務、商務服務三大板塊，想標準化、集約化、規模化、品牌化方向發展，向現代服務業轉型升級，成為綜合運營服務商。
02客戶痛點
1）檔案歸檔工作量大：很多設施設備管理檔案中的開箱驗收證明書、裝箱搶單、安裝使用說明書、產品合格證書、產品原理圖等隨機文件，設備安裝、調試記錄、驗收單、移交清冊等以及物業項目實施過程的各類型文件都需要按規定歸檔，采用傳統純線下的歸檔模式，全部工作量都壓在檔案室，會出現歸檔滯后、掃描工作量大等困難。
2）電子檔案急劇增加：隨著信息化的發展，現在很多物業項目都采用全面信息化的手段進行管理，如無人機巡檢等，這樣會產生大量的圖片與視頻檔案需要歸檔。在傳統模式下，這類型的檔案采用特殊載體管理，利用起來非常不便。
3）檔案借還復雜，利用率不高：傳統的檔案借閱方式，需要進行層層的線下審批，檔案室和辦公室也不是同一個物理位置，操作起來比較耗時。原始紙質檔案的流轉既不利于檔案的保管和保存，也難以做到多人同時利用，整體而言利用率不高。
4）檔案資料多，查找工作量大：檔案逐日逐年累積，體系龐大，如果憑著記憶和分類查找實體檔案，比較費力。需要一套軟件實時記錄檔案是否在庫，并可快速查詢電子檔案。
5）檔案安全管理建設還需升級：部分檔案不適宜廣泛傳閱，需要進行相應的保密機制處理。但由于檔案管理與應用所牽涉的人員眾多，在不影響檔案利用率的前提下，保障檔案安全，是當下物業檔案管理面對的難題之一。
1）視頻檔案與圖片檔案無憂管理： 基于目前物業檔案管理中有較多的視頻和圖片管理需求，會博通為凱云發展提供專屬的視頻庫和圖片庫。視頻庫是專業化的視頻觀看與管理工具，支持視頻直接播放，長/短視頻等資源的上傳、分類管理和搜索利用等管理。利用圖片庫，可滿足縮略圖快速瀏覽和圖片水印要求。檔案形式和內容，都更為完整。
2）以流程化管理，提升檔案質量：本人簽名、填表時間、審核簽字等等繁瑣操作，都可以在會博通物業檔案管理平臺上完成。比如在一份文件當中，需要多個人員進行審核簽字，您可以直接在會博通上自定義流程，讓審核簽字的動作依據流程自動流轉到各負責人處。各項資料完成后方可歸檔。
3）電子化借閱，快速分享檔案：會博通物業檔案管理軟件，應用的是檔案數字化管理方式，支持純線上、純線下以及線上+線下的檔案借閱模式，檔案借閱更為靈活和便捷。用戶在進行電子檔案的在線閱讀時會有防擴散水印，防止截屏、拍照等檔案泄露風險。
4）檔案框架規范，秒級查檔：會博通提供符合國家規范、行業標準且可供靈活構建的檔案框架，檔案類型再多，也能做到有章可循。逐日、逐年的檔案按照“章法”累積、歸檔，可輕松進行檔案查找。查找過程中可直接通過關鍵字搜索，也可根據“章法”自行索引。
5）依“用戶旅程”構建安全體系：在用戶登錄階段，會博通設置了強制復雜密碼、機器指紋登錄、驗證碼登錄、賬號加密傳輸、支持SSL網絡加密技術等安全措施；在檔案利用階段，會博通采用與職能相適應的權限體系多維度授權，并且用戶所有操作行為都將記錄在系統中；在檔案存儲方面，會博通支持數據庫存儲和文件服務器存儲、病毒掃描與加密存儲。
（圖片來源于廣州凱云發展有限公司官網）
01客戶簡介
廣州凱云發展股份有限公司（原廣州凱云物業管理有限公司，以下簡稱“凱云公司”）成立于2009年12月，是廣州開發區管委會屬下廣州開發區控股集團有限公司的子公司，具備國家住房和城鄉建設部頒發的一級物業管理資質，是廣東省物業管理行業協會理事單位，廣州市物業管理行業協會副會長單位。
凱云公司依托開發區、服務開發區，在開發區控股集團的帶領下，秉承“竭誠服務、和合共贏”的經營理念，踐行“求實、創新、團結、奮進”的企業精神，立足“以人為本、高效務實”的管理思想，做大做強公司規模，提升公司品牌價值。公司堅持以市場化運營為核心，以物業管理為基礎，積極拓展商業運營和多元化經營，圍繞政務服務、園區服務、商務服務三大板塊，想標準化、集約化、規模化、品牌化方向發展，向現代服務業轉型升級，成為綜合運營服務商。
02客戶痛點
1）檔案歸檔工作量大：很多設施設備管理檔案中的開箱驗收證明書、裝箱搶單、安裝使用說明書、產品合格證書、產品原理圖等隨機文件，設備安裝、調試記錄、驗收單、移交清冊等以及物業項目實施過程的各類型文件都需要按規定歸檔，采用傳統純線下的歸檔模式，全部工作量都壓在檔案室，會出現歸檔滯后、掃描工作量大等困難。
2）電子檔案急劇增加：隨著信息化的發展，現在很多物業項目都采用全面信息化的手段進行管理，如無人機巡檢等，這樣會產生大量的圖片與視頻檔案需要歸檔。在傳統模式下，這類型的檔案采用特殊載體管理，利用起來非常不便。
3）檔案借還復雜，利用率不高：傳統的檔案借閱方式，需要進行層層的線下審批，檔案室和辦公室也不是同一個物理位置，操作起來比較耗時。原始紙質檔案的流轉既不利于檔案的保管和保存，也難以做到多人同時利用，整體而言利用率不高。
4）檔案資料多，查找工作量大：檔案逐日逐年累積，體系龐大，如果憑著記憶和分類查找實體檔案，比較費力。需要一套軟件實時記錄檔案是否在庫，并可快速查詢電子檔案。
5）檔案安全管理建設還需升級：部分檔案不適宜廣泛傳閱，需要進行相應的保密機制處理。但由于檔案管理與應用所牽涉的人員眾多，在不影響檔案利用率的前提下，保障檔案安全，是當下物業檔案管理面對的難題之一。
03會博通物業檔案管理軟件：全面歸檔、安全利用！
1）視頻檔案與圖片檔案無憂管理： 基于目前物業檔案管理中有較多的視頻和圖片管理需求，會博通為凱云發展提供專屬的視頻庫和圖片庫。視頻庫是專業化的視頻觀看與管理工具，支持視頻直接播放，長/短視頻等資源的上傳、分類管理和搜索利用等管理。利用圖片庫，可滿足縮略圖快速瀏覽和圖片水印要求。檔案形式和內容，都更為完整。
2）以流程化管理，提升檔案質量：本人簽名、填表時間、審核簽字等等繁瑣操作，都可以在會博通物業檔案管理平臺上完成。比如在一份文件當中，需要多個人員進行審核簽字，您可以直接在會博通上自定義流程，讓審核簽字的動作依據流程自動流轉到各負責人處。各項資料完成后方可歸檔。
3）電子化借閱，快速分享檔案：會博通物業檔案管理軟件，應用的是檔案數字化管理方式，支持純線上、純線下以及線上+線下的檔案借閱模式，檔案借閱更為靈活和便捷。用戶在進行電子檔案的在線閱讀時會有防擴散水印，防止截屏、拍照等檔案泄露風險。
4）檔案框架規范，秒級查檔：會博通提供符合國家規范、行業標準且可供靈活構建的檔案框架，檔案類型再多，也能做到有章可循。逐日、逐年的檔案按照“章法”累積、歸檔，可輕松進行檔案查找。查找過程中可直接通過關鍵字搜索，也可根據“章法”自行索引。
5）依“用戶旅程”構建安全體系：在用戶登錄階段，會博通設置了強制復雜密碼、機器指紋登錄、驗證碼登錄、賬號加密傳輸、支持SSL網絡加密技術等安全措施；在檔案利用階段，會博通采用與職能相適應的權限體系多維度授權，并且用戶所有操作行為都將記錄在系統中；在檔案存儲方面，會博通支持數據庫存儲和文件服務器存儲、病毒掃描與加密存儲。
高效的物業檔案管理，不僅能夠提升物業企業的市場競爭力，而且能夠提升經濟效益水平。疫情后時代，在會博通物業檔案管理平臺的助力下，祝愿凱云發展在設備檢修、安全巡檢、園林綠化、安全監控、衛生清潔等各項業務上，都能取得更新更大的增長。
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