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如何穿越不確定性？檔案數字化或許是企業必備的“護城河”
2022/11/23 0:00:00 來源：行業動態 作者：小博
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在發展不確定的當下，環境在變、成員在變、用戶在變，企業如何讓自己成為巨大洪流中的確定性，我們想檔案管理也許就是大家可以構筑、可以夯實的那條“護城河”，因為檔案不僅具有憑證作用，可以幫助大家規避很多法律風險，也是我們不斷發現周期性發展規律，幫助我們走得更穩的高價值資料。
不確定性，大概是這兩年大家聊的最多的話題。如何穿越不確定性？如何找回我們熟悉的“安全感”？如何在不確定里，尋找新機會，實現彎道超車？我們都在追問，答案是什么，劉潤在2022年度演講上給出了回答，簡要概括就是：把公司戰略鎖死在不可逆轉趨勢的延長線上。
作為研發檔案數字化軟件的企業，我們也在想檔案管理如何幫大家穿越不確定性，成為確定性，構筑安全發展的“護城河”？
01擁抱確定性的“檔案數字化”政策
2021年1月1日起實施，也就是現行的《檔案法》，在舊版《檔案法》的基礎上新增了檔案信息化建設內容。
該部分內容就明確提及：應將檔案信息化納入信息化發展規劃，保障電子檔案、傳統載體檔案數字化成果等檔案數字化成果等檔案資源的安全保存和有效利用；國家鼓勵和支持檔案館和機關、團體、企業事業單位以及其他組織推進傳統載體檔案數字化。已經實現數字化的，應當對檔案原件妥善保管。
新檔案法實施以來，各地紛紛開展檔案數字化工作：湖北通報檔案館數字化工作情況、福建開展集中約談推進館藏檔案數字化、安徽肥西積極推進公安檔案數字化工作……擁抱確定性的檔案數字化政策，已成大勢所趨。
02檔案數字化的意義在何處？
除了政策要求外，檔案數字化究竟有何意義？是否能成為企業發展、社會發展的“護城河”？會博通結合今年推進的檔案數字化項目，與針對性人物訪談總結出一下幾點肉眼可見的檔案數字化給我們帶來的好處：
1）用電子檔案取代部分實體檔案進行查閱、流轉，可以保護檔案原件。
2）數字化副本異地保存，可以使檔案在出現自然災害情況下免遭毀滅性破壞。
3）一份檔案可以以數字化形式同時給多個利用者，實現資源共享。
4）數字化檔案可通過網絡傳輸，能異地調閱利用，擴大檔案的利用空間。
5）檔案數字化后，通過系統，利用者可隨時依權限利用檔案，延長檔案利用時間。
6）數字化檢索方式，可縮短檔案檢索時間，提高檔案利用率。
7）無紙化操作也更有利于環保，也可同步減少財務支出。
8）檔案數字化可以減緩實體檔案庫房壓力，節省保管費用。
03用檔案數字化構建企業“護城河”
企業檔案，指的是企業在各項活動中形成的全部檔案的綜合，包括計劃統計、經營銷售、物質共贏、財務管理等等，某種程度上說，企業檔案的豐富程度，標志著企業的內在潛力和發展后勁。
在發展不確定的當下，環境在變、成員在變、用戶在變，企業如何讓自己成為巨大洪流中的確定性，我們想檔案管理也許就是大家可以構筑、可以夯實的那條“護城河”，因為檔案不僅具有憑證作用，可以幫助大家規避很多法律風險，也是我們不斷發現周期性發展規律，幫助我們走得更穩的高價值資料。
在不確定的時代，檔案數字化或許是企業必備“護城河”，這條河，會博通和您一起修筑。
會博通檔案管理系統集檔案收集、檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案統計、檔案檢索、檔案編研、檔案利用等全生命周期應用于一體，確保企業檔案在任何環節都能得到科學、規范、安全的保障與管控，可有效提升企業經營運轉效率，助力企業穩健經營、永蓄發展。
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