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檔案管理新趨勢！閉環檔案監管模式拉開序幕
2022/10/31 0:00:00 來源：行業動態 作者：小博
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最近，浙江省德清縣檔案部門，在建立檔案工作靠前監督指導機制的過程中，以“事前預防”、“事中跟進”、“事后評價”的方式，打造了閉環檔案監管模式，進一步完善檔案管理。
9月份的時候，筆者跟大家介紹的檔案管理系統 “閉環神器” （此處可鏈接文章：檔案管理系統的 “閉環神器”：知識質量評價），大家還記的嗎？其實不止是知識質量評價，目前，會博通檔案管理軟件，在打造閉環式檔案管理模式上，已經布局了很多功能應用。
01多人協同合作，讓檔案收集更及時
為確保檔案收集及時與完整，浙江德清檔案部門通過督促的方式，推動各單位在開展檔案檔案整理、數字化加工前一周內，將工作內容、委托中介、進駐時間等相關事項完成登記報備。
在實際執行過程中，督促是必要且能夠保證效果的一種形式，只有從思想上形成及時歸檔的意識，才能更為主動地講檔案管理工作做好。不過思想上提高了，還需要工具來輔助，會博通檔案管理系統支持多人同時登錄。在歸檔的過程中，系統管理員可賦予檔案收集人員指定檔案收集權限，直接在線上進行檔案收集工作。
此外，支持OA、ERP、企業微信、釘釘等第三方系統跨平臺，直接發送轉存到檔案管理系統的功能，也為檔案的及時規整，提供了很大的便利。
02 系統化統計，全面掌控檔案管理進度
為掌握檔案管理進度，確保檔案工作質量，一般情況下，上級部門需要重點關注前期存在較大問題的單位及歸檔量較大的單位不定期上門抽檢并及時通報。
與此同時，會博通內置工作流審批功能，檔案存儲審批、借閱審批、銷毀審批等過程手續都會一一記錄在系統當中，可謂是檔案的“檔案”，可有效幫助管理者，了解檔案實時的應用情況。
03質量評價功能，幫助檔案發揮最大價值
使用檔案管理系統當中的質量評價功能，每一個有權限的用戶，都可以直接在檔案下進行評分，并填寫評價，以便檔案后續利用人員做參考，提高檔案利用的效率和價值。
實質上，質量評價功能，就相當于是整個檔案管理體系當中實施社區，不同部門、不同人員在檔案下方進行輸出，有助于拓寬大家的業務維度與連接。
什么是閉環思維？簡單來說，“閉環”指的是任務或工作的結果，需要最終反饋到任務的發起者。用《閉環思維》一書的總結就是：凡事有交代，件件有著落，事事有回音，這對于工作來說非常重要。所以，今天你閉環了嗎？
9月份的時候，筆者跟大家介紹的檔案管理系統 “閉環神器” （此處可鏈接文章：檔案管理系統的 “閉環神器”：知識質量評價），大家還記的嗎？其實不止是知識質量評價，目前，會博通檔案管理軟件，在打造閉環式檔案管理模式上，已經布局了很多功能應用。
01多人協同合作，讓檔案收集更及時
為確保檔案收集及時與完整，浙江德清檔案部門通過督促的方式，推動各單位在開展檔案檔案整理、數字化加工前一周內，將工作內容、委托中介、進駐時間等相關事項完成登記報備。
在實際執行過程中，督促是必要且能夠保證效果的一種形式，只有從思想上形成及時歸檔的意識，才能更為主動地講檔案管理工作做好。不過思想上提高了，還需要工具來輔助，會博通檔案管理系統支持多人同時登錄。在歸檔的過程中，系統管理員可賦予檔案收集人員指定檔案收集權限，直接在線上進行檔案收集工作。
此外，支持OA、ERP、企業微信、釘釘等第三方系統跨平臺，直接發送轉存到檔案管理系統的功能，也為檔案的及時規整，提供了很大的便利。
02 系統化統計，全面掌控檔案管理進度
為掌握檔案管理進度，確保檔案工作質量，一般情況下，上級部門需要重點關注前期存在較大問題的單位及歸檔量較大的單位不定期上門抽檢并及時通報。
在會博通檔案管理系統中，提供了豐富的統計功能，讓具備檔案監管權限的人能實時監控檔案當前狀態。統計類型有檔案類型分布統計、檔案年度分布統計、檔案保管期限統計、檔案密集分布統計等，管理員可以清晰了解歸檔實況。
與此同時，會博通內置工作流審批功能，檔案存儲審批、借閱審批、銷毀審批等過程手續都會一一記錄在系統當中，可謂是檔案的“檔案”，可有效幫助管理者，了解檔案實時的應用情況。
03質量評價功能，幫助檔案發揮最大價值
使用檔案管理系統當中的質量評價功能，每一個有權限的用戶，都可以直接在檔案下進行評分，并填寫評價，以便檔案后續利用人員做參考，提高檔案利用的效率和價值。
實質上，質量評價功能，就相當于是整個檔案管理體系當中實施社區，不同部門、不同人員在檔案下方進行輸出，有助于拓寬大家的業務維度與連接。
什么是閉環思維？簡單來說，“閉環”指的是任務或工作的結果，需要最終反饋到任務的發起者。用《閉環思維》一書的總結就是：凡事有交代，件件有著落，事事有回音，這對于工作來說非常重要。所以，今天你閉環了嗎？
會博通檔案管理系統，用閉環思維，輔助您躍遷高階的檔案管理世界。
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