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工程項目檔案管理解決方案
2022/11/22 0:00:00 來源：行業(yè)動態(tài) 作者：小博
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隨著業(yè)務(wù)發(fā)展、企業(yè)規(guī)模日益龐大，工程項目企業(yè)面對知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密的保護(hù)和利用的形式，有了很大的變化。信息資源的收集和共享，項目檔案的積淀、發(fā)掘和傳承等也逐步得到重視。
隨著業(yè)務(wù)發(fā)展、企業(yè)規(guī)模日益龐大，工程項目企業(yè)面對知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密的保護(hù)和利用的形式，有了很大的變化。信息資源的收集和共享，項目文檔的積淀、發(fā)掘和傳承等也逐步得到重視。現(xiàn)階段乃至未來很長一段時間，如何高效在企業(yè)內(nèi)部推動檔案信息化落地，實現(xiàn)降本增效，是工程項目企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要命題。
01工程項目檔案管理痛點
1）參與單位眾多，難以實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理，單獨建設(shè)系統(tǒng)不僅標(biāo)準(zhǔn)不一，且成本較高；
2）原始資料不齊全，文件編制不規(guī)范、資料跟蹤收集不及時、檢查工作強度大；
3）檔案難以實現(xiàn)實時歸檔，檔案的手工與數(shù)字化耗時長、工作量大；
4）工程眾多，如一條告訴公路多個標(biāo)段，檔案資料難歸檔。
02會博通工程項目檔案管理解決方案
1）豐富的系統(tǒng)功能模塊：會博通工程項目檔案管理分為數(shù)據(jù)層、總控系統(tǒng)曾、應(yīng)用模塊、應(yīng)用渠道四個層面。應(yīng)用系統(tǒng)穩(wěn)定、安全，應(yīng)用模塊全面涵蓋工程檔案管理全流程。
2）檔案文件接收：為提高檔案歸檔效率，會博通支持從第三方平臺一鍵歸檔至檔案管理系統(tǒng)。第三方平臺包括但不限于oa系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、即時通訊系統(tǒng)等。檔案格式支持dwg、doc、docx、xls、ppt、wps、et、dpt、jeg、png、gif、tif、txt、hetm、cgm、epub、pcl、ps、xps等二十多種。
3）自動歸檔：會博通也提供自動歸檔功能，在同一界面，可根據(jù)全宗號、歸檔年度、保管期限或檔案類型等條件，實現(xiàn)自動分類、自動編歸檔號的一鍵自動歸檔功能。
4）編號管理：會博通項目檔案管理系統(tǒng)，為用戶提供了多種編號機制。文件、檔案均提供多種自動編號/取號方式。完整的檔號一般包括全宗號、檔案室編號、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等。在會博通數(shù)據(jù)庫中，編號是唯一的。
5）檔案智能識別：會博通支持智能識別歸檔。采用條碼識別的方式是準(zhǔn)確率、可靠性最高的文檔智能歸類方式。會博通支持全面基于一維碼、二維碼的圖片識別功能，并按照編號形成智能分類規(guī)則實現(xiàn)智能識別歸檔。
6）表格打印：會博通工程項目檔案管理系統(tǒng)，能夠幫助用戶實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的便捷管理。首先是提供檔案整理工作的表格套打功能，檔案封面、目錄、備考表，都能夠在系統(tǒng)當(dāng)中實現(xiàn)直接套打，無需進(jìn)行二次人工操作。
7）檔案檢索：會博通提供強大的檢索功能，支持關(guān)鍵詞檢索、全文檢索、類自然語言搜索、二次搜索等多種檢索方式，并且檢索結(jié)果是根據(jù)工作職能與授權(quán)決定的。
8）檔案安全：會博通提供強大的檢索功能，支持關(guān)鍵詞檢索、全文檢索、類自然語言搜索、二次搜索等多種檢索方式，并且檢索結(jié)果是根據(jù)工作職能與授權(quán)決定的。
工程項目檔案管理普遍都有參與單位眾多，單一實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化檔案管理，單獨建設(shè)系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)不一、成本高；原始檔案資料不齊全、文件編制不規(guī)范、資料跟蹤收集不及時；檔案難以實現(xiàn)實施歸檔、工作量大；工程眾多等問題。
01工程項目檔案管理痛點
1）參與單位眾多，難以實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理，單獨建設(shè)系統(tǒng)不僅標(biāo)準(zhǔn)不一，且成本較高；
2）原始資料不齊全，文件編制不規(guī)范、資料跟蹤收集不及時、檢查工作強度大；
3）檔案難以實現(xiàn)實時歸檔，檔案的手工與數(shù)字化耗時長、工作量大；
4）工程眾多，如一條告訴公路多個標(biāo)段，檔案資料難歸檔。
02會博通工程項目檔案管理解決方案
1）豐富的系統(tǒng)功能模塊：會博通工程項目檔案管理分為數(shù)據(jù)層、總控系統(tǒng)曾、應(yīng)用模塊、應(yīng)用渠道四個層面。應(yīng)用系統(tǒng)穩(wěn)定、安全，應(yīng)用模塊全面涵蓋工程檔案管理全流程。
2）檔案文件接收：為提高檔案歸檔效率，會博通支持從第三方平臺一鍵歸檔至檔案管理系統(tǒng)。第三方平臺包括但不限于oa系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、即時通訊系統(tǒng)等。檔案格式支持dwg、doc、docx、xls、ppt、wps、et、dpt、jeg、png、gif、tif、txt、hetm、cgm、epub、pcl、ps、xps等二十多種。
3）自動歸檔：會博通也提供自動歸檔功能，在同一界面，可根據(jù)全宗號、歸檔年度、保管期限或檔案類型等條件，實現(xiàn)自動分類、自動編歸檔號的一鍵自動歸檔功能。
4）編號管理：會博通項目檔案管理系統(tǒng)，為用戶提供了多種編號機制。文件、檔案均提供多種自動編號/取號方式。完整的檔號一般包括全宗號、檔案室編號、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等。在會博通數(shù)據(jù)庫中，編號是唯一的。
5）檔案智能識別：會博通支持智能識別歸檔。采用條碼識別的方式是準(zhǔn)確率、可靠性最高的文檔智能歸類方式。會博通支持全面基于一維碼、二維碼的圖片識別功能，并按照編號形成智能分類規(guī)則實現(xiàn)智能識別歸檔。
6）表格打印：會博通工程項目檔案管理系統(tǒng)，能夠幫助用戶實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的便捷管理。首先是提供檔案整理工作的表格套打功能，檔案封面、目錄、備考表，都能夠在系統(tǒng)當(dāng)中實現(xiàn)直接套打，無需進(jìn)行二次人工操作。
7）檔案檢索：會博通提供強大的檢索功能，支持關(guān)鍵詞檢索、全文檢索、類自然語言搜索、二次搜索等多種檢索方式，并且檢索結(jié)果是根據(jù)工作職能與授權(quán)決定的。
8）檔案安全：會博通提供強大的檢索功能，支持關(guān)鍵詞檢索、全文檢索、類自然語言搜索、二次搜索等多種檢索方式，并且檢索結(jié)果是根據(jù)工作職能與授權(quán)決定的。
工程項目檔案管理普遍都有參與單位眾多，單一實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化檔案管理，單獨建設(shè)系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)不一、成本高；原始檔案資料不齊全、文件編制不規(guī)范、資料跟蹤收集不及時；檔案難以實現(xiàn)實施歸檔、工作量大；工程眾多等問題。
針對工程項目檔案管理的這些痛點，會博通為工程項目企業(yè)定制了合規(guī)、高效、規(guī)范、安全、便捷的工程項目檔案智能化管理解決方案。工程項目檔案數(shù)字化管理，就用會博通！
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