檔案管理風險自查：檔案利用有無權限、密級區分？
檔案在搜索、閱覽、借出等利用環節，發揮了信息流動、傳遞的價值，卻也面臨著外泄、損壞的風險。如若不做好權限、密級的把關，對重要信息加以保護，檔案信息安全問題將如同懸掛的達摩克利斯之劍，成為企業單位正常運作的隱患。
貴司對檔案查用是否有做權限限制？涉密檔案是否有做密級區分？檔案利用的安全系數有多高？趕緊來做個簡單自測↓（選a得1分，b得2分，c得3分）
1、貴單位/企業員工搜索、閱覽檔案，有哪些限制？
（a）基本沒什么限制，員工均可搜索、閱覽
（b）員工均可搜索，但閱覽檔案需有對應權限
（c）搜索、閱覽條目、閱覽內容都需依相應權限，無權限用戶需依審批進行
2、貴單位/企業在檔案管理工作中，有遵循明確的權限體系嗎？
（a）依職級作權限區分，如管理、閱讀等，未區分信息范圍
（b）依部門、職能等劃定可訪問信息范圍，未有細化的行為限定
（c）權限體系完善，依部門、職能等劃定信息范圍與權限行為，職權對應
3、貴單位/企業內涉密檔案，有根據密級做相應管理嗎？
（a）沒有區分密級
（b）按《保密法》與相關規定區分密級，但實際管理與一般檔案無二
（c）嚴格按《保密法》及相關規定，劃定密級并實行保密管理
如果得分在9分（3題皆選c），那說明貴司對于檔案利用的安全管控已經在Next Level，安全系數較高！
如果得分不足9分？下文分享的權限、密級管理措施，或許能為您提供參考。
01權限：規范檔案利用行為
在檔案管理中做權限管理，實際是在“管”什么？
嚴密的權限體系，包括3個管理維度的進階疊加：明確授權范圍，定義授權對象，最后選擇權限行為。
（a）明確授權范圍
對檔案信息查用的授權范圍，不僅需明確到檔案某個分類，更應根據管理實況（如部門、職能等），細至分類框架的某節點，甚至是具體文件，確保授權范圍準確、邊界清晰。
明確授權范圍后，不同員工所能查閱和操作的文件不同；不同主管的管理權限亦有區分，實現管理分權；無權限的人無法訪問或操作對應信息。如：可授權業務檔案對業務部員工開放訪問，其他部門需查閱時可通過流程申請，由業務主管審批管理。
（b）定義授權對象
不同部門、不同崗位員工，如何按需授權？一種主流方式是：根據所選對象的部門與職能，在檔案管理系統中設計專門的權限角色，如業務管理員、編輯、讀者等。既便于實現批量化、標準化授權，亦利于搭建權責清晰的權限角色體系。
以在會博通文件、檔案、知識一體化管理系統中，權限角色的設計和授予為例。系統預設了多種權限角色，可直接應用或調整，亦可新建角色，使角色名、權限符合管理需要。
授權時，選定了對應的授權范圍后，再選定需授權的用戶（如某組織或個人），最后選擇對應的權限角色，即可快速、批量完成授權。
此外，會博通系統也支持不通過權限角色、直接為指定用戶或組織授權。這樣針對少數指定人員授權時也非常方便，可靈活契合不同的管理需求。
（c）選擇權限行為
授權的最終落點，就是權限行為。不同用戶針對文件可以進行哪些操作、沒有權限的用戶無法訪問或操作，可通過權限行為的設置來限定。
一般來說，可設定的權限行為越多、越細分，可管控的節點就越周密。除了常見的管理、新增、下載、刪除、修改外，會博通系統提供了區分自己創建和他人創建的的權限，區分文件條目和內容的閱讀權限，共十多個細分權限項，輔助企業單位進行規范化的管理把控。
要通過權限體系，來規范檔案查用行為，保證用戶的操作與實際工作職能相符，檔案管理系統中的權限管理功能必須具有相當高的細粒度。
會博通系統提供了細粒化的權限管理體系，具有以下5大特點：可進行管理分權、可區分文件和內容閱讀權、可區分自己創建與他人創建的權限、操作權限可與密級交叉、可設定授權的有效期。并且授權方式靈活，設定方便，助力企業單位輕松打造符合管理需求的權限體系。
02密級：保護秘密信息不被泄露
密級，指的是檔案文件保密程度的等級。根據《保密法》規定，保密檔案劃分為“絕密”“機密”“秘密”三級。
保密檔案涉及到國家或企業的機密信息、敏感信息，如干部人事檔案、機關文書檔案、企業財務檔案等。如因管理不當造成泄密，將會帶來無法估料的嚴重后果。
管理保密檔案，應依據國家保密規定及上級主管部門相關規定，結合實際情況，制定健全的檔案保密制度，明確保密檔案的密級劃分、管理措施、保密期限、調/解密措施等。
在會博通系統，可針對分類、分類節點、文件、甚至信息來設定密級。可設定密級除了平件、秘密、機密、絕密外，還支持自定密級，方便企業單位根據實際情況做精細化管理。
密級與權限緊密關聯。在為用戶授權時，可限定可訪問（最高）密級。設置后，指定用戶僅可查閱在自身密級權限之內的文件，如選定用戶可訪問密級為“平件”，無法訪問該密級之上的文件，需通過流程審批方可訪問。
密級功能，可輔助企業單位實施保密檔案合規化管理，且密級與權限交叉，構建了嚴密的信息安全防護網，更穩妥守護檔案信息安全。
03會博通，讓文檔為組織賦能
會博通文件、檔案、知識一體化管理解決方案，提供了檔案從采集、錄入、整理、掃描上傳、歸檔入庫、利用、編研、注銷等全生命周期管理功能。系統功能齊全，功能組件多樣，適用場景豐富，可根據客戶需求提供個性化定制方案。
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