檔案去哪兒？信息化檔案借用的多種方式，去向、用途有據可查！
在傳統的紙質檔案管理模式中：
檔案借用需經層層審核，耗時長，借閱不便；
由于人為錯登、漏登信息，導致檔案去向不明、難追溯；
手工記錄借用信息，查詢、統計不便，管理成本高；
……
隨著信息化檔案管理系統的不斷發展與應用，這些情景正逐步成為過去式。
在信息化檔案管理系統中，借用實體檔案、紙質檔案或電子檔案，有哪些方式？能否兼容不同的檔案管理模式？在應用管理上有哪些優勢？趕緊一起來看看吧！
01借用方式靈活，操作簡便
檔案管理系統能否在一個平臺上，兼容單套制、雙套制等不同管理模式下的檔案借用需求？
會博通文件、檔案、知識一體化管理系統，就提供了純線上、純線下、以及線上線下結合的多種檔案借用方式，覆蓋實物檔案、紙質檔案、電子檔案的借用情況。
可以說，無論采用哪種檔案管理模式，會博通系統都能靈活適配，支撐大部分的檔案借用場景。接下來，我們就來看看不同的借用需求是如何實現的。
（1）純線上借閱
借閱對象：電子文件，如電子檔案、文檔、證照等
在會博通系統中，進行搜索、閱讀文件條目、閱讀文件內容等操作，均需有相應的權限。
如用戶需借閱電子文檔，并有權限搜索到對應文檔，但僅有條目閱讀權，而沒有內容閱讀權。那么，可在搜索結果中選中所需項，點擊[發送]菜單中的[借用申請]，發起申請流程。
批量借用也非常便捷。勾選多份文件，文件會自動加入收納盒。在收納盒中，可查看并復選所需文件，點擊[借用]即可發起申請。這樣申請僅通過單條流程即可借閱多份文件。
流程發起后，所選文件會自動加入至流程的借用清單中；申請人可按需選擇借用期限，并在表單中對借用申請進行說明。
如用戶不具備對應文檔的搜索權，如何借閱？這種情況，可直接發起[借用申請]流程，并在流程中說明所需文檔及用途等；由對應管理員審核后，將對應文檔添加至流程的借用清單中，繼續流轉審批即可。
流程審批通過后，由于借閱的是電子件，申請人立即就可查閱或下載所需文件。審批快速的情況下，幾分鐘就能完成整個借閱流程。
（2）線上申請，線下取用
借用對象：實體檔案，如檔案原件、證照原件等
如用戶需借閱的是檔案原件、證照等實體檔案，那么，可先通過與上方一致的方式發起[借用申請]。
在流程表單中，可依據借用需求選擇借閱原件，或打印\復印\拍照，并明確借用期限。
審批通過后，即可與對應檔案人員預約時間在線下取用。
（3）純線下借用
借閱對象：實體檔案，包括文檔類、非文檔類檔案等
純線下借用的方式，主要是通過[借閱與歸還]模塊的[借閱]功能來實現。
用戶提出借用需求后，不需發起流程，由檔案管理員將實體檔案給到用戶，并統一在平臺上登記。后續在平臺上隨時可查詢該借用記錄，檔案去向、用途清晰可追溯。
這種方式較適用于發生頻次高、或需集中處理的實體檔案借用場景，比如在檔案館、閱覽室中借閱文件，或部門實物檔案借用等，輔助檔案管理人員快速、批量完成借用處理。
02可自定義打造標準化借還流程
不同的企業組織，所采用的檔案管理模式、流程、方法都有所不同。不同的管理需求，如何基于平臺得到個性化表達？
對此，會博通有一大應用優勢——可自定義設計標準化流程。
會博通系統提供了流程設計的功能。對于借用及歸還流程，組織既可采用系統固定模板，亦可根據管理需求，自定義設計標準化的借用流程模板，供成員申請時套用。
對于流程表單，可通過[編輯表單]功能進行設計，表單樣式、內容、控件等均可自定義，輔助企業單位便捷地打造個性化的借用流程表單。
針對流程節點，可通過[編輯流程]功能，設置流程職能、處理人（可設置多個處理人）、處理方式、處理時效等；此外，還可添加流程、添加后續流程（針對某流程點）、設置回執等，靈活配置符合工作需求的流程鏈路。
通過流程設計與承接，企業單位可實現文檔借還的全流程化：從搜索出要借閱的文件，申請、審批、借閱及歸還手續辦理，都可實現流程化。各節點人員依職能處理，環環相扣，自動流轉，辦事效率更高。
03檔案借用統計
會博通系統的[借閱與歸還]模塊，除了提供[借閱]及[歸還]功能，供檔案管理人員對文檔的借還進行登記處理外，還提供了專門的、獨立的統計功能。
該統計功能聚焦于檔案借用情況，統計范圍全面：無論是通過純線上、線上線下結合，還是通過純線下的方式借用，只要基于系統發生借用，都會統計在內。
統計維度豐富，包括登記類、統計類、排序類3大類共十多項，覆蓋多種高頻統計需求，如文檔資料借閱登記、發放與回收情況、借閱次數排序等，可直接應用到總結匯報中。
統計結果可導出Excel表，輔助檔案人員有針對性的了解文檔的利用情況，為總結匯報提供有力數據支撐。
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會博通品牌源自1988年，在檔案管理行業深耕超30年，擁有超50項軟件著作權和發明專利，技術積累深厚。接下來，會博通將會繼續深耕技術研發，致力推出更多實用、好用的檔案管理產品和功能，助力企業組織發揮檔案管理的更大效能。
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