公司文檔管理如何高效又優雅？這幾個小技巧一定要看！

2022/9/23 0:00:00 來源：公司資訊作者：小博瀏覽量： 743

Ai導讀

各位從事公司文檔管理的大佬們，你們在處理工作的過程中，是不是經常被以下這些問題困擾：

1）難以收集，難以收集文件分散，數據來源多個系統，收集工作繁瑣效率低。

2）難以整理，手動整理文檔工作量大。部分文檔容易丟失，造成企業損失。

3）難以管理，文檔管理分類難。文檔信息管理混亂，各自隨意分類，整理工作量大。

4）難以使用，文檔利用效率低。文檔搜索難，搜索慢，年份較老的文檔不能重復使用。

本來想做個優雅的職場人，沒曾想卻成了埋頭在各種文檔資料里、看起來非常勤奮的打工人。有沒有一種更為科學、智能的方法幫助我們做好文檔管理，做一個優雅的職場人？別著急，會博通這就給您支招。

01合格的公司文檔管理是怎樣的？

1）文檔的分類要清晰：文檔分類要科學，不應該重疊，也不應該遺漏，這樣存檔和查找起來不會亂。

2）文檔查詢要方便：想要什么文件，就能快速找出那份文件，是文檔利用的前提。

3）文件版本記錄要清楚：不同時間、不同時期的不同版本，要分清。

4）文檔借閱要高效：流程審批要及時，流通記錄要記錄。

5）文檔管理要安全：要確保公司重要機密不外泄。

02會博通助您高效管理公司文檔

以上這幾個問題，會博通文檔管理系統都可以很好的解決。會博通立足實際需求，為公司文檔管理專門開發了一套符合文檔分類要求、文檔便捷查閱、文檔安全管控的應用方案。

1）文檔分類清晰靈活

會博通文檔管理系統，呈現樹形目錄結構，分級分類管理文檔，可無限創建自定義文件夾和子文件夾結構，可定義文件體系目錄排序。在實際的應用中，用戶可以根據實際需求，靈活創建各種檔案分類，以確保公司檔案以及未來的發展需求。

這種可控性強的文檔分類框架，可以說是公司管理當中一個成長型的工具模式，隨著企業不斷發展，檔案分類一定會適時調整。使用過會博通的用戶朋友，對這種文檔分類模式給予很高的評價。

2）文檔查閱高效便捷

手機、Ipad、電腦，不論在什么時候，這三個物件，在你身邊都會有一個，擁有它們當中的任何一個，您都可以登錄到會博通當中，查找所需檔案。查找方式類似于百度搜索，只要看見搜讀圖標，即可輸入關鍵詞，一鍵查閱。

當然，會博通的功能遠遠不止于此，除了輸入關鍵詞查檔之外，會博通還支持全文檢索、自然語言檢索、二次檢索等多種檢索方式，滿足您的全方位檢索需求。檔案檢索出來后，無需安裝任何插件，即可瀏覽文件。比如您從事工程行業，對于DWG文件，無需安裝CAD或CASS一樣可以瀏覽。

3）文檔安全管控要全面

在工作當中，有時候我們不經意間，就會隨手將文件轉發別人。這并不是一個好的工作習慣，大家要主要對于公司來說，機密文件隨意保存或者轉發的后果是不可想象的，因為大多數時候，當我們將文檔發送給他人之后，我們就失去了對文檔的控制。

有時候記不住也沒關系，會博通檔案管理系統配置了安全機制，包括SSL網絡加密傳輸、數字證書、電子印章、USBKey加密鎖、強密碼登錄控制等安全策略、防擴散水印加密等安全體系。層層空閑，嚴密守護檔案安全。