證照管理要安全還是要高效？會博通：你可以說都要！

2022/9/27 0:00:00 來源：公司資訊作者：小博瀏覽量： 730

Ai導讀

在證照管理的過程中，我們經常會遇到由于管理不當、工作效率低下，而導致丟失合作機會的問題。最近看到一則對話，同為證照管理工作者的小編，還挺有共鳴的。

客戶對銷售說：“能把你們公司的資質文件，拿出來給看一下嗎？”

銷售人員回答：“沒問題，我回去跟領導申請一下哈”

就這樣過了2天、3天……終于在一周后，銷售人員終于拿到了資質文件，給客戶發過去，抱歉地跟客戶說，“不好意思啊，領導出差審批比較慢，讓你們久等了?！?/span>

客戶回復銷售：“沒關系，不過我們已經選擇了其它公司……”

我們都知道，在企業當中，證照作為企業資質證明的重要物件、安全等級高，也具有很強的隱私性，一旦丟失、冒用，都會給企業帶來無法彌補的損失，因此各大企業在證照的使用上，都非常謹慎，建立了層層的審批機制。然而，過于復雜的機制，對于證照的利用也是一種阻礙。

證照管理如何在確保安全的同時，保證使用的效率與便捷？會博通認為需要建立一套完善的安全機制，在確保檔案安全的基礎上，打通審批通道，令員工調用方便，領導出借放心。

01為證照建立線上管理機制

公司所涉及的證照比較多，不是管理人員，通常很難摸清楚究竟有什么證照，即使給大家列出來、并且做了培訓，大家基本上還是記不住，這種情況常常會導致業務開展不順利。

會博通證照管理系統，用一個平臺就可以統籌管理全方位證照文件，有效解決了這一問題。不論是營業執照、開戶許可證、機構信用代碼證，還是企業資質證明、生產經營許可證等都能夠得到很好的管理。用戶登錄會博通系統，可以方便地查看和調用證照。證照的借出狀態、借出記錄等可實時記錄在系統當中。

02證照調用全流程線上審批

為確保證照使用安全，按照相關規定要求，證照調用是需要經過一系列審批的。如何在保證安全的同時，提高證照的調用效率？會博通為企業提供了線上流程審批功能，實現了全流程線上審批管理。

使用會博通調用證照非常簡單。員工登錄會博通發起證照借用申請，領導審批后就可以使用了。借用申請表以及線上流程審批均通過線上統一執行，審批場地更自由，審批效率也相應得到了提高。

03建立證照安全防控體系

證照在使用的過程中出現問題、證照丟失了，該怎么辦？在會博通證照管理系統當中，我們所關心的證照安全問題，都得到了很好的解決。

會博通系統利用用戶登錄監控、應用操作行為監控、工作流程監控，類似于黑匣子的操作痕跡記錄、監控信息統計與分析多種方式，實時保障證照安全。只要用戶在系統上瀏覽了證照，系統就會自動保存其瀏覽記錄，證照何時借出、由誰借出、何時歸還都一一記錄在案。

會博通公司始于1988，是一家專注檔案管理服務超過三十年的企業，在檔案行業擁有非常多的知識積淀與實戰經驗，早在2000年，會博通開始向各個行業布局細分場景應用，證照管理就是會博通主要聚焦方向。以堅實的檔案管理經驗為基礎，不斷對接各類場景需求，會博通受到了包括中國電信、佛山市公用事業控股有限公司、中科智道（北京）科技股份有限公司等諸多公司的青睞、好評。