【案例】德州市水利局攜手會博通，實現水利檔案信息化管理
檔案工作是水利部門在水利管理、水利科技、水利項目建設、水利資源普查等業務活動中所形成的各類具有保存價值的原始記錄資料。德州市水利局為實現水利局檔案管理制度化、標準升級，攜手會博通建設一套綜合性的水利檔案信息化管理系統，實現實體與數字檔案的一體化管理，達到水利檔案分類、信息管理、檔案利用的全面標準化管理。
01客戶簡介
德州市水利局是德州市人民政府工作部門。其主要職責有貫徹執行水利工作法律法規和方針政策；負責起草有關地方性法規、政府規章草案，擬定全市水利工作的政策規定和管理辦法并組織實施；負責提出有關水利價格、稅費、基金、信貸的政策建議；擬定全市水利發展中長期規劃，組織編制水利綜合規劃、專項規劃。負責實施全市水資源的統一監督管理；組織實施水資源管理制度，擬定全市水中長期供求規劃、水量分配方案并監督實施；負責全市水資源的統一規劃和配置；負責全市水資源調度等工作。
02客戶痛點
1）檔案整理的規范性需進一步提升：現階段，隨著信息量的增加，水利等機關單位對檔案管理人員的需求越來越大。工作隊伍龐大與檔案管理規范和流程的完善程度，形成了一定的矛盾，容易由此造成信息收集不完整或者信息收集重復等問題。
2）檔案利用率還需進一步提高：水利等機關檔案一直受到法律保護，尤其是有關業務開展的部分資料，都有保密要求。這些檔案資料僅供內部工作需要使用，對于檔案資料的利用來講，受到許多的限制，同時使用時的審批流程嚴格、繁瑣，導致使用率下降。
3）檔案多，需進行系統化管理：重點項目的工程承包合同書、施工許可證、開工報告、工程技術要求、技術交底、可行性研究報告、地質勘測報告、水文勘測報告等諸多檔案等都需要進行統一管理，要做到有序化管控得做好系統化整理。
4）需進一步提升檔案數字化水平：相較于傳統紙質檔案，涵蓋電子印章、流程化應用、防偽技術等全電子化檔案管理方式，可以讓檔案管理更為安全和便捷。水利檔案需要進行全面電子化改革。
03會博通水利檔案管理系統：信息化管理更便捷
1）在規范內進行流程化管檔：會博通水利檔案管理系統符合國家與行業相關規范要求，通過系統內置工具，檔案管理操作可以輕松滿足各項要求。系統同步提供“審批流”功能，系統用戶可通過流程審批嚴格遵循歸檔管檔制度，進行便捷協作。
2）多人參與，快捷分享：針對德州水利局對提高檔案利用率的需求，會博通為其提供了多人參與管檔的解決方案，如此同一份電子檔案可同時供多人查閱。若有檔案分享需求，系統用戶可在權限范圍內，使用二維碼等方式進行快捷分享。
3）檔案分類框架自主可調：針對檔案系統化管理需求，會博通水利檔案管理系統提供了標準化的分類框架，用戶可根據框架進行檔案管理。為充分適應細分業務需求，會博通檔案分類框架支持自主調整，層級不限。
4）檔案管理全面數字化：針對檔案數字化需求，會博通為德州水利局提供了全面的檔案數字化解決方案，從檔案收集、到檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案檢索、檔案利用、檔案編研、檔案統計等檔案管理全流程都滿足數字化需求。并且，會博通系統內置電子歸檔印章、批量化處理等功能，為檔案數字化安全提供高效助力。
隨著信息技術發展，各部門對檔案管理需求的提升，優化水利部門檔案管理機制，提升信息利用率，是當前檔案管理發展的必然趨勢。德州市水利局積極擁抱現代化科技，與會博通攜手推動水利檔案信息化管理，使得水利局的檔案管理水平得到全面提升。
推薦閱讀：
