文章大綱
【案例】知行良知與會博通攜手，實現文件檔案知識一體化管理
2023/1/12 0:00:00 來源：最新案例 作者：小博
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企業內部的檔案能有多少？人事部門有人事檔案，行政部門有行政檔案、研發部門有研發檔案……統籌協調好各種檔案，需要進行文件檔案知識一體化管理。知行良知實業股份有限公司在面對海量內部檔案管理難題時，使用會博通，科學標準地對內部文件、檔案、知識等各種資料，進行數字化管理。
企業內部的檔案能有多少？人事部門有人事檔案，行政部門有行政檔案、研發部門有研發檔案……統籌協調好各種檔案，需要進行文件檔案知識一體化管理。知行良知實業股份有限公司在面對海量內部檔案管理難題時，使用會博通，科學標準地對內部文件、檔案、知識等各種資料，進行數字化管理。
01客戶簡介
“知行良知實業股份有限公司”，簡稱知行股份，是我國西南地區一家知名的新三板上市公司，其經營目標是：做最專業的瀝青路面營造商。
知行股份致力于為客戶提供各類“高端、智能”的路面系統解決方案，立志于做全國路面行業發展的引領者。知行股份的創始人劉永偉先生，軍人出身，任職過國企高管，為人低調、謙和，卻又堅韌果斷，屬于實踐經驗豐富的專家型企業家。
知行股份從創始人、高管、各部門主管到全體員工，在重視路面技術創新的同時，也非常重視信息技術在企業管理中的應用，較早引入了致遠OA系統和印章管理等系統。最近，又與紹林科技合作，引入會博通知識管理系統軟件，并定制與相關系統的數據接口，實現了文件、檔案、知識的一體化管理，消除了信息孤島，使企業的信息化更上一層樓。
02客戶痛點
1）已有系統眾多，需要充分考慮到不同平臺之間的運營成本，需要簡化經營；
2）檔案比較分散，不利于管理，需要統籌接收各個平臺檔案；
3）檔案類型比較雜，需要進行檔案的合理分類；
4）檔案載體比較多，為方便管理，既要考慮到電子檔案管理，也要考慮到實體檔案管理；
5）考慮到檔案的安全性，需要滿足檔案安全利用需求；
6）公司內部有較多的協作需求，需要滿足流程化協作的功能；
7）公司檔案有下載和分享的需要，在此基礎上需要手動添加水印，比較麻煩；
8）此前檔案檢索都是靠人工，匹配系統后，要求能進行秒級檢索，以便檔案快速利用。
02會博通文件檔案知識一體化管理系統：科學管控企業所有材料
1）定制開發，實現致遠OA到會博通系統的單點登錄與用戶同步：知行股份委托紹林科技，專門開發了與致遠OA的接口，用戶登錄致遠OA，即可點擊相應按鈕，單點登錄到會博通系統，避免了重復輸入賬號密碼的麻煩。紹林科技專門為知行股份開發了用戶同步功能，致遠OA系統中現有的組織架構與用戶，可以自動同步到會博通系統中，并且可跟隨致遠OA系統中用戶的增加刪改自動進行同步更新，保證了企業內部組織架構與系統用戶結構的一致性，也避免了用戶信息的重復創建，大大提高了工作效率，節省了管理成本。
2）定制開發，實現歸檔文件的跨系統自動接收：紹林科技為知行股份定制開發了專門的服務程序，能定時從致遠OA、章管家、印章衛士三套系統中，按照預先設定的規則定期抓取已定稿的文件數據。包括元數據(檔案著錄項)和文件內容，自動轉存到會博通系統中。從而實現了會博通系統與致遠OA、章管家、印章衛士的無縫銜接，實現了跨系統的文件自動接收，也使知行股份的檔案管理工作接續到了文件形成時，大大提高了檔案管理的及時性和工作效率。
3）會博通強大的自定義能力，實現綜合檔案的集中統一管理：知行股份將檔案分為十大類，即：一、行政管理檔案；二、黨群工作檔案；三、人力資源檔案；四、財務會計檔案；五、工程項目檔案；六、經營銷售檔案；七、固定資產檔案；八、企業資質檔案；九、科技研發檔案；十、信息化系統檔案。利用會博通的分類自定義功能，可以輕松地定義完成各類檔案的分類架構，并且可以根據各類檔案的特點，自定義檔案的著錄項目（元數據），從而實現綜合檔案的集中統一管理。
4）實現實體檔案與數字化電子檔案的集成統一管理：會博通系統的檔案管理特性，對于同一份檔案，既可以存儲其數字化電子文檔，也可以記錄實體檔案的存放位置。用戶依權限查找到相應的檔案時，可以在線閱讀電子文檔，也可以了解實體檔案的存放位置和狀態，以便提交借閱、借用申請。
5）與組織職能及職責相適應的權限管理，既符合檔案保密規定，又滿足工作所需：會博通系統提供了與組織的職能和崗位職責相適應的多維度權限管理能力。會博通的授權對象可以是模塊和管理對象。因為管理對象是一個帶層級的知識框架，即分類框架，所以權限又具有依知識框架的層級向下進行繼承的特性。
6）會博通內嵌流程引擎，全面實現文檔管理與利用的流程化、無紙化：會博通內嵌的流程管理功能，通過自己獨有的一種郵件——“流程郵件”來進行工作流程的運作和管理。用戶可根據自己的工作需要，直接套用預先設計好的流程模板來實現業務流程，也可根據自己的需要來任意設計與調整流程。流程中還可以包含子流程，表單功能完全符合中國組織機構的習慣與特點。
7）可選擇的安全機制和獨具特色的防擴散水印，避免檔案利用過程中的擴散風險：會博通采用了全面而又靈活的安全策略，SSL網絡加密傳輸、數字證書、電子印章、USBKey加密鎖、強密碼登錄控制等，都可以方便地應用于會博通系統，用戶可根據需求打造適合于自己需要的安全管理體系。會博通提供了類似于黑匣子的痕跡管理以及用戶操作與應用的全面監控功能。
8）會博通知識搜索引擎，依權限快速獲取知識并返回最佳匹配段落：會博通為知行股份提供了一個功能更完備的知識內容搜索工具——知識搜索平臺，也稱“工作搜索”。其含義是根據操作者的職能權限和工作需要來實現搜索。并且，對于搜索出的文件檔案知識，操作者還具備與職能權限相匹配的管理功能。
01客戶簡介
“知行良知實業股份有限公司”，簡稱知行股份，是我國西南地區一家知名的新三板上市公司，其經營目標是：做最專業的瀝青路面營造商。
知行股份致力于為客戶提供各類“高端、智能”的路面系統解決方案，立志于做全國路面行業發展的引領者。知行股份的創始人劉永偉先生，軍人出身，任職過國企高管，為人低調、謙和，卻又堅韌果斷，屬于實踐經驗豐富的專家型企業家。
知行股份從創始人、高管、各部門主管到全體員工，在重視路面技術創新的同時，也非常重視信息技術在企業管理中的應用，較早引入了致遠OA系統和印章管理等系統。最近，又與紹林科技合作，引入會博通知識管理系統軟件，并定制與相關系統的數據接口，實現了文件、檔案、知識的一體化管理，消除了信息孤島，使企業的信息化更上一層樓。
02客戶痛點
1）已有系統眾多，需要充分考慮到不同平臺之間的運營成本，需要簡化經營；
2）檔案比較分散，不利于管理，需要統籌接收各個平臺檔案；
3）檔案類型比較雜，需要進行檔案的合理分類；
4）檔案載體比較多，為方便管理，既要考慮到電子檔案管理，也要考慮到實體檔案管理；
5）考慮到檔案的安全性，需要滿足檔案安全利用需求；
6）公司內部有較多的協作需求，需要滿足流程化協作的功能；
7）公司檔案有下載和分享的需要，在此基礎上需要手動添加水印，比較麻煩；
8）此前檔案檢索都是靠人工，匹配系統后，要求能進行秒級檢索，以便檔案快速利用。
02會博通文件檔案知識一體化管理系統：科學管控企業所有材料
1）定制開發，實現致遠OA到會博通系統的單點登錄與用戶同步：知行股份委托紹林科技，專門開發了與致遠OA的接口，用戶登錄致遠OA，即可點擊相應按鈕，單點登錄到會博通系統，避免了重復輸入賬號密碼的麻煩。紹林科技專門為知行股份開發了用戶同步功能，致遠OA系統中現有的組織架構與用戶，可以自動同步到會博通系統中，并且可跟隨致遠OA系統中用戶的增加刪改自動進行同步更新，保證了企業內部組織架構與系統用戶結構的一致性，也避免了用戶信息的重復創建，大大提高了工作效率，節省了管理成本。
2）定制開發，實現歸檔文件的跨系統自動接收：紹林科技為知行股份定制開發了專門的服務程序，能定時從致遠OA、章管家、印章衛士三套系統中，按照預先設定的規則定期抓取已定稿的文件數據。包括元數據(檔案著錄項)和文件內容，自動轉存到會博通系統中。從而實現了會博通系統與致遠OA、章管家、印章衛士的無縫銜接，實現了跨系統的文件自動接收，也使知行股份的檔案管理工作接續到了文件形成時，大大提高了檔案管理的及時性和工作效率。
3）會博通強大的自定義能力，實現綜合檔案的集中統一管理：知行股份將檔案分為十大類，即：一、行政管理檔案；二、黨群工作檔案；三、人力資源檔案；四、財務會計檔案；五、工程項目檔案；六、經營銷售檔案；七、固定資產檔案；八、企業資質檔案；九、科技研發檔案；十、信息化系統檔案。利用會博通的分類自定義功能，可以輕松地定義完成各類檔案的分類架構，并且可以根據各類檔案的特點，自定義檔案的著錄項目（元數據），從而實現綜合檔案的集中統一管理。
4）實現實體檔案與數字化電子檔案的集成統一管理：會博通系統的檔案管理特性，對于同一份檔案，既可以存儲其數字化電子文檔，也可以記錄實體檔案的存放位置。用戶依權限查找到相應的檔案時，可以在線閱讀電子文檔，也可以了解實體檔案的存放位置和狀態，以便提交借閱、借用申請。
5）與組織職能及職責相適應的權限管理，既符合檔案保密規定，又滿足工作所需：會博通系統提供了與組織的職能和崗位職責相適應的多維度權限管理能力。會博通的授權對象可以是模塊和管理對象。因為管理對象是一個帶層級的知識框架，即分類框架，所以權限又具有依知識框架的層級向下進行繼承的特性。
6）會博通內嵌流程引擎，全面實現文檔管理與利用的流程化、無紙化：會博通內嵌的流程管理功能，通過自己獨有的一種郵件——“流程郵件”來進行工作流程的運作和管理。用戶可根據自己的工作需要，直接套用預先設計好的流程模板來實現業務流程，也可根據自己的需要來任意設計與調整流程。流程中還可以包含子流程，表單功能完全符合中國組織機構的習慣與特點。
7）可選擇的安全機制和獨具特色的防擴散水印，避免檔案利用過程中的擴散風險：會博通采用了全面而又靈活的安全策略，SSL網絡加密傳輸、數字證書、電子印章、USBKey加密鎖、強密碼登錄控制等，都可以方便地應用于會博通系統，用戶可根據需求打造適合于自己需要的安全管理體系。會博通提供了類似于黑匣子的痕跡管理以及用戶操作與應用的全面監控功能。
8）會博通知識搜索引擎，依權限快速獲取知識并返回最佳匹配段落：會博通為知行股份提供了一個功能更完備的知識內容搜索工具——知識搜索平臺，也稱“工作搜索”。其含義是根據操作者的職能權限和工作需要來實現搜索。并且，對于搜索出的文件檔案知識，操作者還具備與職能權限相匹配的管理功能。
“知行合一，通達天下”，知行良知致力于發展成為行業集綠色化、信息化、集中化、智能化的一體式服務供應商。在穩步前行的未來，會博通將在檔案管理領域與知行良知持續攜手，推動交通基礎設施領域和城市建設領域向更大的價值空間邁進。
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