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會博通順利落地青海西寧，助力青咨中心全面提升咨詢效率
2022/12/21 0:00:00 來源：公司資訊 作者：小博
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最近，會博通與青海省工程咨詢中心有限責任公司達成項目合作，會博通文件、檔案、知識一體化管理系統順利落地青海西寧，助力青海省工程咨詢有限責任公司全面實現文件、檔案、知識的數字化管理。
最近，會博通與青海省工程咨詢中心有限責任公司達成項目合作，會博通文件、檔案、知識一體化管理系統順利落地青海西寧，助力青咨中心工程咨詢實現數字化管理。
01客戶名稱
青海省工程咨詢中心有限責任公司（下稱青咨中心），于1988年8月批準成立，是國家發展改革委首批頒證認定的全省首家具有綜合類甲級資質的工程咨詢單位，為國際咨詢工程師聯合會（FIDIC）成員、中國工程咨詢協會（CNAEC）常務理事、中國循環經濟協會常務理事和青海省工程咨詢協會常務理事單位，2001年9月通過ISO9001國際質量體系認證。
02客戶痛點
1）在日常工作中，缺少具備文檔檔案管理功能，且能夠滿足對外協作需求的應用；
2）在日常工作中，多人協作產生的細分資料較多，需要將不同的細分資料進行整合；
3）在檔案整理過程中，檔案資料過多，分類復雜、花費時間過多；
4）在文檔檔案歸檔的過程中，內容質量不規范，需要反復校對，工作量太大；
5）在文檔檔案利用的過程中，由于審核借閱流程太長，檔案利用效率低下；
03青咨中心用會博通，實現文件、檔案、知識一體化管理
會博通為青咨中心定制了不限制用戶使用數量的文檔檔案一體化管理系統，上線后，企業內部人員可隨時隨地根據權限瀏覽、查閱文檔檔案內容，進行文檔、檔案協同工作，大大提升了青咨中心內部工作效率。
1）快速外鏈分享，無憂協作更安全
作為工程咨詢公司，青咨中心經常需要將完成后的對應圖紙和文檔提交給客戶，但這期間會涉及到安全和保密的問題，為保障各類文檔、檔案安全，會博通為青咨中心定制了外發鏈接功能。
通過外發鏈接功能，其內部員工不僅可以使用系統發送文檔、檔案、圖紙給用戶。外鏈需要輸入密碼才能查看，且打開次數和下載都被設置了限制，網頁打印為空白。這項功能在工程文檔、檔案流轉的過程中，起到了很好的“保護傘”作用。
會博通文件、檔案、知識一體化管理系統當中，專門設置了協作單位等外部人員管理的框架體系，系統內的用戶只需要在公共通訊錄中選擇外部聯系人，即可以電子郵件、短信、地址、二維碼等形式向外部協作人員發送協作流程。
收到協作流程的人員，可直接點擊所發送的內容，即可加入到協作流程當中。比如青咨中心就可以通過這種方式，將需要制作完成的圖紙和文檔發送給客戶，給予客戶批示、查閱等權限，以完成安全范圍下的需求對接與階段性成果交付。
2）多文檔一鍵合并，協同作業更高效
青咨中心經常需要進行多人合作、擬寫文檔，為了讓各人員協作更高效，會博通為青咨中心定制了多文檔一鍵合并功能。
該功能在工程咨詢上的應用非常必要且廣泛，比如工程師在擬寫“可研報告”時，就可以很快將各個部分的數據資料整合分析、以及呈現。比如在寫標書的過程中，商務標和技術標是分開寫的，這時，系統管理員就可以直接將不同的細分檔案快速合成為一個檔案，提高工作效率。
多文檔合并功能，常常跟會博通的流程審批功能一起用。比如說我們將一個項目書拆分為幾個部分來寫，由A完成第一部分、B完成第二部分、C完成第三部分，不同的部分經過流程審批后，就可以直接合成一個文檔。
3）規范化檔案分類，檔案管理更科學
此前，青咨中心的文檔檔案數量多、類型比較雜，若不經整理、單個存放，后續資料知識查找、利用會非常耗時。會博通文件、檔案、知識一體化管理系統幫助企業進行可靈活規范分類歸檔；分類的模板可以靈活套用、不限制級次。
比如我們可以看到，青咨中心將部分不同類型檔案分為了項目規劃研究報告、投資機會、初可研研究報告及項目建設、可行性研究報告。在每一類檔案下，又分別按照年代、專業、地區進行分類。這樣分類后，不論是歸檔、還是查閱，都非常方面。
4）定制化表單，申請審批更便捷
會博通檔案管理系統標配“審批流”功能。通過該功能，系統用戶可直接通過線上填寫申請表單，套用流程模板，直接進行借閱、采購、請假、項目申請等自動化辦公應用。
針對青咨中心的特定需求，會博通為其定制了產品過程監測記錄、項目費用、業務承接審批、報告加印通知書、成果交付表等十五分定制表單。表單設置好后，用戶線上審批更為順暢、便捷；組織內部人員，直接通過表單填寫內容，可以從源頭上保證檔案內容的規劃性，從而減少返工、提高工作效率。
5）流程化審核借閱，檔案利用更快捷
會博通為青咨中心提供了高效的文檔檔案一體化搜索平臺，系統用戶直接通過系統關鍵詞、組合關鍵詞等，精準快速定位文檔檔案；通過借閱流程，便可以實現檔案的實物和電子的快速借閱。
會博通文件、檔案、知識一體化管理系統當中的每一個功能其實都不是單獨的存在，各種功能結合起來，就會發揮更大的效果。比如我們上述提到的搜索平臺+流程化功能，可以實現檔案的快速借閱；外部鏈接分享+流程化功能+文檔檔案合并功能，可以實現多人協作當中的資料整合需求。高效的實現了一個平臺二個管理體系。閉環管理業務應用。
01客戶名稱
青海省工程咨詢中心有限責任公司（下稱青咨中心），于1988年8月批準成立，是國家發展改革委首批頒證認定的全省首家具有綜合類甲級資質的工程咨詢單位，為國際咨詢工程師聯合會（FIDIC）成員、中國工程咨詢協會（CNAEC）常務理事、中國循環經濟協會常務理事和青海省工程咨詢協會常務理事單位，2001年9月通過ISO9001國際質量體系認證。
02客戶痛點
1）在日常工作中，缺少具備文檔檔案管理功能，且能夠滿足對外協作需求的應用；
2）在日常工作中，多人協作產生的細分資料較多，需要將不同的細分資料進行整合；
3）在檔案整理過程中，檔案資料過多，分類復雜、花費時間過多；
4）在文檔檔案歸檔的過程中，內容質量不規范，需要反復校對，工作量太大；
5）在文檔檔案利用的過程中，由于審核借閱流程太長，檔案利用效率低下；
03青咨中心用會博通，實現文件、檔案、知識一體化管理
會博通為青咨中心定制了不限制用戶使用數量的文檔檔案一體化管理系統，上線后，企業內部人員可隨時隨地根據權限瀏覽、查閱文檔檔案內容，進行文檔、檔案協同工作，大大提升了青咨中心內部工作效率。
1）快速外鏈分享，無憂協作更安全
作為工程咨詢公司，青咨中心經常需要將完成后的對應圖紙和文檔提交給客戶，但這期間會涉及到安全和保密的問題，為保障各類文檔、檔案安全，會博通為青咨中心定制了外發鏈接功能。
通過外發鏈接功能，其內部員工不僅可以使用系統發送文檔、檔案、圖紙給用戶。外鏈需要輸入密碼才能查看，且打開次數和下載都被設置了限制，網頁打印為空白。這項功能在工程文檔、檔案流轉的過程中，起到了很好的“保護傘”作用。
會博通文件、檔案、知識一體化管理系統當中，專門設置了協作單位等外部人員管理的框架體系，系統內的用戶只需要在公共通訊錄中選擇外部聯系人，即可以電子郵件、短信、地址、二維碼等形式向外部協作人員發送協作流程。
（選擇外部聯系人員）
（選擇發送方式）
收到協作流程的人員，可直接點擊所發送的內容，即可加入到協作流程當中。比如青咨中心就可以通過這種方式，將需要制作完成的圖紙和文檔發送給客戶，給予客戶批示、查閱等權限，以完成安全范圍下的需求對接與階段性成果交付。
2）多文檔一鍵合并，協同作業更高效
青咨中心經常需要進行多人合作、擬寫文檔，為了讓各人員協作更高效，會博通為青咨中心定制了多文檔一鍵合并功能。
（不同的文檔合并1）
該功能在工程咨詢上的應用非常必要且廣泛，比如工程師在擬寫“可研報告”時，就可以很快將各個部分的數據資料整合分析、以及呈現。比如在寫標書的過程中，商務標和技術標是分開寫的，這時，系統管理員就可以直接將不同的細分檔案快速合成為一個檔案，提高工作效率。
（不同的文檔合并2）
多文檔合并功能，常常跟會博通的流程審批功能一起用。比如說我們將一個項目書拆分為幾個部分來寫，由A完成第一部分、B完成第二部分、C完成第三部分，不同的部分經過流程審批后，就可以直接合成一個文檔。
3）規范化檔案分類，檔案管理更科學
此前，青咨中心的文檔檔案數量多、類型比較雜，若不經整理、單個存放，后續資料知識查找、利用會非常耗時。會博通文件、檔案、知識一體化管理系統幫助企業進行可靈活規范分類歸檔；分類的模板可以靈活套用、不限制級次。
比如我們可以看到，青咨中心將部分不同類型檔案分為了項目規劃研究報告、投資機會、初可研研究報告及項目建設、可行性研究報告。在每一類檔案下，又分別按照年代、專業、地區進行分類。這樣分類后，不論是歸檔、還是查閱，都非常方面。
4）定制化表單，申請審批更便捷
會博通檔案管理系統標配“審批流”功能。通過該功能，系統用戶可直接通過線上填寫申請表單，套用流程模板，直接進行借閱、采購、請假、項目申請等自動化辦公應用。
（系統內置表單）
針對青咨中心的特定需求，會博通為其定制了產品過程監測記錄、項目費用、業務承接審批、報告加印通知書、成果交付表等十五分定制表單。表單設置好后，用戶線上審批更為順暢、便捷；組織內部人員，直接通過表單填寫內容，可以從源頭上保證檔案內容的規劃性，從而減少返工、提高工作效率。
5）流程化審核借閱，檔案利用更快捷
會博通為青咨中心提供了高效的文檔檔案一體化搜索平臺，系統用戶直接通過系統關鍵詞、組合關鍵詞等，精準快速定位文檔檔案；通過借閱流程，便可以實現檔案的實物和電子的快速借閱。
（流程化借閱）
會博通文件、檔案、知識一體化管理系統當中的每一個功能其實都不是單獨的存在，各種功能結合起來，就會發揮更大的效果。比如我們上述提到的搜索平臺+流程化功能，可以實現檔案的快速借閱；外部鏈接分享+流程化功能+文檔檔案合并功能，可以實現多人協作當中的資料整合需求。高效的實現了一個平臺二個管理體系。閉環管理業務應用。
“志存高遠、服務發展、尚德崇智、銳意創新”。會博通系統順利落地西寧，打開多贏局面，助力青海省工程咨詢中心有限責任公司更加專注、專業、高效，實現全面騰飛。
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