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合同檔案管理在企業(yè)當中有什么應(yīng)用
2022/11/18 0:00:00 來源：知識學院 作者：小博
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合同檔案在企業(yè)當中有多重要？合同檔案是記載合同履行情況的文字資料，同時也是企業(yè)為維護自身合法而采取的必要手段。企業(yè)通過對合同的檔案管理，可以完整保存與合同相關(guān)的證據(jù)材料，如果有糾紛一旦發(fā)生，可以及時運用檔案記載的內(nèi)容，依法維護單位的權(quán)益。
合同檔案在企業(yè)當中的實際應(yīng)用效果如何？在合同檔案管理發(fā)展，有一個非常經(jīng)典的案例：大亞灣核電站三大合同檔案。
01大亞灣核電站合同檔案管理
大亞灣核電站是我國大陸首座大型商用核電站，也是改革開放初期，引進的最大中外合作項目，按照高起點起步，引進消化吸收創(chuàng)新和借貸建設(shè)，售電還貸、合資經(jīng)營的方針。主體工程于1987年8月開工，1994年5月6日，全面建成投入商業(yè)運營。
大亞灣核電站現(xiàn)代企業(yè)管理的規(guī)章制度，從合同管理開始。工程竣工時，整理形成合同檔案3293卷，182延長米，僅核島的供應(yīng)合同就有20延長米之巨，其中，最引人入勝的，是被譽為大亞灣核電站脊梁合同的三大合同，包括核島反應(yīng)堆設(shè)備和燃料組件供應(yīng)合同，常規(guī)島（汽輪發(fā)電機）設(shè)備供應(yīng)合同，工程技術(shù)服務(wù)合同。
三大合同從1984年起，開始進行商務(wù)談判，1985年6月底至7月中旬在深圳能進行了第一輪價格談判，1985年10月，中、法、英三方代表齊聚北京，進行最后的價格攻堅戰(zhàn)。談判出現(xiàn)僵持局面時，經(jīng)政府與英、法兩國政府的介入斡旋，李鵬副總理利用訪問東歐途徑巴黎之便，對法國進行了工作訪問，促進了談判的進展。
1986年4月17日起，三大合同意向書生效，1986年9月23日，廣東大亞灣核電站與法國、英國的三大合同，在北京人民大會堂正式簽訂，在核電站工程建設(shè)時期，合同被稱為核電站的“法”。它包括了主合同、關(guān)鍵合同，以及合同之下的質(zhì)保大綱、施工程序，被認為是我國當時最完備的合同體系。
從索賠和犯索賠活動中，也反映出合同執(zhí)行中的嚴肅認真和依法辦事，大亞灣核電建設(shè)期間，1號核島反應(yīng)廠房環(huán)吊的36個支架，被稱為“牛腿”，法國工廠在制造中，對焊縫型號理解錯誤，未按要求焊接，被智控系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)后進行返修。安裝施工承包商，因此被誤工期，并向業(yè)主索賠，經(jīng)過具體計算，按合同規(guī)定，業(yè)主賠償安裝承包商67萬美元，業(yè)主的反索賠小組，也為此向法國設(shè)計承包商索賠。設(shè)計上為這個錯誤，付出177.5萬法郎的賠償。
大亞灣工程中，這種索賠與反索賠現(xiàn)象，是合同執(zhí)行中的催化劑。這種合同執(zhí)行中，被強化的經(jīng)濟行為，令雙方執(zhí)行合同的態(tài)度更嚴肅、更認真，從而健全了合同管理，保證了核電工程的進度和質(zhì)量。
02會博通有效幫助企業(yè)維護合法權(quán)益
會博通合同檔案管理系統(tǒng)，支持合同檔案線上全流全流程管理。合同文件草擬、合同文件審批、合同文件歸檔，合同到期提醒、卷內(nèi)文件目錄打印，都可以在會博通中實現(xiàn)。合同檔案管理更高效、更規(guī)范。
當企業(yè)遇到法律糾紛，需要合同作為檔案憑證時，可直接在系統(tǒng)中搜索相應(yīng)的合同檔案。合同檔案搜索出來后，可在權(quán)限范圍內(nèi)直接下載使用。為規(guī)避使用風險，下載的合同文件可直接在系統(tǒng)當中增加水印。
通過以上的案例拆解，我們可以看到合同檔案管理對于企業(yè)經(jīng)營的重要意義，今天的大亞灣已蜚聲海內(nèi)外，安全運行業(yè)績已達到世界一流，卓越的現(xiàn)代企業(yè)管理制度穩(wěn)居國際第一方陣。現(xiàn)如今，各大企業(yè)都建有自己的合同管理體系，在加速發(fā)展航船上穩(wěn)穩(wěn)地壓下了一塊“壓艙石”。
數(shù)字化、更敏捷！會博通合同檔案管理系統(tǒng)借助數(shù)字化信息科技，幫助企業(yè)積攢實力、穩(wěn)步前行，抵達更廣闊的商業(yè)天地。
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