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檔案管理說的“三合一”制度是什么？如何貼合要求
2023/5/30 0:00:00 來源：行業(yè)動態(tài) 作者：小博
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在檔案管理工作當中，我們經(jīng)常聽到“三合一”制度。“三合一”制度究竟指的是什么？又如何讓檔案管理軟件貼合“三合一”制度要求？本期內(nèi)容我們一起了解“三合一”制度，以便更好落地檔案管理工作。
在檔案管理工作當中，我們經(jīng)常聽到“三合一”制度。“三合一”制度究竟指的是什么？又如何讓檔案管理軟件貼合“三合一”制度要求？本期內(nèi)容我們一起了解“三合一”制度，以便更好落地檔案管理工作。
01什么是三合一制度？
“三合一”制度是規(guī)范和指導(dǎo)檔案形成與收集、整理與歸檔、鑒定與銷毀等工作的一項基本檔案制度。全面推行“三合一”制度，對于進一步提升機關(guān)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和信息化水平，建設(shè)覆蓋面更加廣泛、內(nèi)容更加豐富、結(jié)構(gòu)更加優(yōu)化的檔案資源體系，維護國家檔案資源完整與安全，促進檔案事業(yè)健康長遠發(fā)展具有重要意義。
“三合一”制度頒布之后，各地區(qū)各部門結(jié)合實際，緊扣科學(xué)制定檔案分類方案、確定文件材料歸檔范圍、準確劃分檔案保管期限、編制機關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表4項主要任務(wù)，進一步規(guī)范機關(guān)檔案門類劃分、統(tǒng)一檔案分類方法、理順檔案整理要求，不斷提升機關(guān)檔案資源管理的科學(xué)化、規(guī)范化、標準化水平。
02檔案管理軟件如何貼合三合一要求？
1）做好檔案分類工作
會博通檔案管理軟件在檔案分類上遵循MECE原則，為用戶提供了基礎(chǔ)的分類框架，用戶可基于業(yè)務(wù)需求，在此框架基礎(chǔ)上進行靈活調(diào)整。在分類調(diào)整的過程中，會博通為用戶提供了非常大的調(diào)整空間，層級不設(shè)限，分類得以更細致。
會博通服務(wù)于行業(yè)已經(jīng)有三十多年的歷史，在三十多年的服務(wù)經(jīng)驗當中，我們沉淀下了非常多的行業(yè)案例，對于每一個行業(yè)會博通都有相應(yīng)的分類框架參考，在需要輔助分類的情況下，技術(shù)人員可介入輔助分類。星級服務(wù)讓檔案分類更為便捷。
2）合規(guī)化檔案管理范圍
什么樣的檔案需要進行檔案管理？范圍是怎么樣規(guī)定的？檔案管理的檔案范圍通常是由國家或地方政府的相關(guān)法律法規(guī)或規(guī)章制度所規(guī)定的。例如，我國《檔案法》規(guī)定，所有機關(guān)、團體、企事業(yè)單位、個人和其他組織或個人在行政、經(jīng)濟、文化及社會生活中產(chǎn)生的各種書證、電子文件、照片、聲像資料等，都屬于檔案，均應(yīng)當進行檔案管理。
會博通檔案管理系統(tǒng)在符合國家相關(guān)法律法規(guī)的要求下，為用戶提供了各種各樣的檔案文件格式，可有效確保檔案的完整性。這些格式包括但不限于：dwg、doc、docx、xls、ppt、wps、et、dpt、jeg、png、gif、tif、txt、hetm、cgm、epub、pcl、ps、xps等。不論是公文、法律法規(guī)、合同、客戶資料，還是報表、圖片、視頻、發(fā)票憑證都能得到很好的保存。
3）自主設(shè)定檔案保管期限
檔案的保管期限是指檔案管理機構(gòu)依據(jù)國家法律、法規(guī)和規(guī)定，對檔案的保管期限進行規(guī)定，即檔案應(yīng)當保存多長時間。檔案的保管期限是檔案管理的基本依據(jù)，也是檔案利用的重要標準之一。檔案的保管期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和用途的不同而有所不同。一般來說，檔案的保管期限可分為長期、中期和短期。
在會博通檔案管理系統(tǒng)中，用戶可以在相關(guān)政策文件及內(nèi)部要求下，自主設(shè)定檔案的保管期限。保管期限可以是幾天、幾周、幾個月、幾年、幾十年、永久等，非常靈活。除了檔案保管期限的設(shè)置，用戶朋友們還可以同步設(shè)置到底提醒，提醒自己到期之后的處理事項。
檔案管理“三合一”制度，是我們做好檔案管理的方向指引，也是時代發(fā)展的要求。了解“三合一”制度，有助于提升我們檔案管理的技能，希望我們對“三合一”的解讀，對您有幫助。還想了解更多檔案管理相關(guān)知識，歡迎持續(xù)關(guān)注會博通。
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