檔案數(shù)字化是什么？如何實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理？

2022/9/30 0:00:00 來源：行業(yè)動(dòng)態(tài) 作者：小博瀏覽量： 753

Ai導(dǎo)讀

隨著新檔案法的頒布，大家都在談?wù)摍n案數(shù)字化，積極同推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)。你了解檔案數(shù)字化的真正含義嗎？是否清晰檔案數(shù)字化如何構(gòu)建？本期內(nèi)容，小編從就從這兩個(gè)方面，跟大家分享檔案數(shù)字化的干貨知識(shí)。

01什么是檔案數(shù)字化？

檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描線性CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高管理水平、提高效率，增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平，為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)。檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來，逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù)，為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會(huì)主義精神文明建設(shè)服務(wù)。

02如何實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化？

1）檔案數(shù)字化管理：數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)、查閱等日常工作的數(shù)字化管理，并可通過組織系統(tǒng)專網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠(yuǎn)程查借閱功能。按照檔案業(yè)務(wù)工作流程，經(jīng)過系統(tǒng)管理員的授權(quán)，單位內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)科室可以在各自辦公室查閱檔案，外來查檔單位可以在閱檔室通過電腦查閱電子檔案，也可以通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程閱檔。系統(tǒng)全面運(yùn)行后，可以大大提高工作效率，提升工作服務(wù)的水平和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案由管理向信息研究與利用的質(zhì)的轉(zhuǎn)變。

2）檔案數(shù)字化采集：從檔案實(shí)體庫提卷后，首先拆卷、校對(duì)檔案頁數(shù)、區(qū)分高掃、平掃材料，然后進(jìn)行數(shù)據(jù)采集。檔案采集同時(shí)對(duì)圖像進(jìn)行糾偏、去污、去黑邊等處理，校對(duì)檔案目錄、核對(duì)電子材料，完成初步審核。然后由專人再次對(duì)檔案原件及數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后，完成檔案裝訂還原，對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔。為檔案的利用提供準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)信息。在整個(gè)過程中，各環(huán)節(jié)相互配合，協(xié)同操作，以流水線方式完成信息的采集、審核工作。

3）檔案數(shù)字化查閱：以組織系統(tǒng)專用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，采用B/S(瀏覽器/服務(wù)器)模式架構(gòu)，在組織系統(tǒng)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)了本地及遠(yuǎn)程查檔、閱檔功能。系統(tǒng)在安全方面進(jìn)行了方考慮:可按日期、時(shí)間或長期有效等多種方式，完成閱檔授權(quán);閱檔過程進(jìn)行詳細(xì)的日志記錄;信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運(yùn)行更加安全可靠。

03會(huì)博通數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

1）數(shù)字化檔案全生命周期管理：會(huì)博通系統(tǒng)打通了檔案從收集、掃描、錄入、整理、歸檔入庫、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒賞的全過程，確保檔案在任何環(huán)節(jié)都能完整記錄，有效流通。通過一個(gè)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)實(shí)體紙質(zhì)檔案及數(shù)字化電子檔案從采集、整理、錄入、歸檔入庫、編研、借還到銷毀的全生命周期管理，不同類型、不同性質(zhì)的檔案都能按照需求有序歸檔，清晰分類，檔案管理的效率大幅提升。

2）多端登錄，檔案快速采集：會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)同時(shí)支持PC端、安卓、ios等多端口接入，只要擁有網(wǎng)絡(luò)條件，不論什么時(shí)間、在哪里，都可以非常方便地進(jìn)入到系統(tǒng)中，執(zhí)行系統(tǒng)提供的一切操作。此外，會(huì)博通為實(shí)現(xiàn)檔案的100%歸檔，利用多種專用接口，實(shí)現(xiàn)了會(huì)博通與OA、ERP、財(cái)務(wù)等各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)，以及微信、釘釘、云之家等即時(shí)通訊工具的連接，很好地將第三方存儲(chǔ)在以上這些應(yīng)用中的文件進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)。

3）面向?qū)ο蟮臄?shù)字化檔案借閱：會(huì)博通數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，根據(jù)國家檔案管理規(guī)范、金融檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，提供不限層級(jí)的檔案管理分類，每一個(gè)分類可單獨(dú)授權(quán)訪問密級(jí)，及對(duì)其的操作權(quán)限。設(shè)置完成后，系統(tǒng)用戶不用專門與檔案管理員直接對(duì)接，就可以根據(jù)業(yè)務(wù)需求，自主借閱、調(diào)用所需檔案。同時(shí)，為方便檔案分享、傳遞，會(huì)博通數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，對(duì)文檔、物品、資產(chǎn)自動(dòng)配置了二維碼、電子標(biāo)簽，通過分享電子條碼，可實(shí)現(xiàn)檔案的快速查找、發(fā)起借用等操作，檔案的流通效率更高。

數(shù)字化檔案管理相較于傳統(tǒng)檔案而言，在提升經(jīng)濟(jì)效益、提高辦公效率、增強(qiáng)對(duì)檔案原件的保護(hù)上具有重要的作用。《新檔案法》正式實(shí)施已經(jīng)有一段時(shí)間，在這期間會(huì)博通相繼承接了廣州工控、佛山工控等大型數(shù)字化檔案管理項(xiàng)目，未來我們將繼續(xù)在檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)深耕，攜手更多企業(yè)，讓檔案為組織、為社會(huì)創(chuàng)造更大價(jià)值。