檔案管理工作的收集環節有什么要注意的？一篇干貨文給您講透

2022/9/27 0:00:00 來源：行業動態作者：小博瀏覽量： 636

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在檔案管理工作中，大家一定會遇到的環節就是檔案收集了，但您真的了解檔案收集嗎？一個小小的收集環節，其實包涵了很多專業知識與檔案工作者匠心的投入。本期筆者就著眼于檔案收集這一個小細節，跟大家嘮嘮嗑。

檔案管理、檔案

01什么是檔案收集？

檔案收集就是接收和整機檔案的意思，檔案收集工作就是按照規定，通過理性接收制度和專門的整機方法，把分散在各機關、部門、個人手中和三十在社會上的檔案，集中到檔案室或檔案館進行科學管理的一項業務環節。

做好檔案收集工作，具有以下4點意義：

1）檔案收集工作室檔案館、檔案室取得和積累檔案的一種手段，它為檔案工作提供了實際的物質對象，是檔案業務工作的起點；

2）檔案收集工作是實現檔案統一管理的重要內容和一項重要的具體措施；

3）檔案收集工作質量的高低，會直接影響到檔案業務工作的其它環節的工作質量；

4）檔案收集工作是檔案部門與外界各方面聯系的重要環節之一，這是一項政策性強、接觸面廣，工作要求較高的工作

02檔案收集工作要注意什么？

1）檔案收集方式：包括檔案的接收、征集以及網絡數據采集等方式；

2）檔案收集范圍：凡有參考利用價值的各類原始材料都屬于檔案收集范圍；

3）強制檔案收集：任何個人都不得以任何理由拒絕移交有價值的檔案資料；

4）檔案收集制度：分為定期遞交和聯系催要兩部分。定期遞交要求形成檔案材料的各職能部門，按照時間、質量等要求移交歸檔；聯系催要要求檔案工作人員掌握形成檔案的信息，及時向形成材料的部門催收應歸檔材料；

5）關注檔案質量：歸檔材料必須是辦理完畢的原始材料，要完整齊全、正視、文字清楚；不符合歸檔要求的檔案材料，將責成檔案材料形成的相關職能部門按要求完成；

03會博通檔案管理系統，您的檔案收集好幫手

會博通檔案管理系統，為用戶朋友們提供了非常棒的檔案收集功能。以上我們列出的需要注意的事項，通過系統都能得到很好的解決。

在收集方式與收集制度上，會博通可將不同人員納入到系統當中。將人員納入系統后，系統管理員就可以將歸檔任務，拆分為不同的子任務，每個子任務由形成檔案的相應部門負責。由此多個子任務并行，檔案的收集效率會更高。此外，這種線上收集模式相較于線下而言，更為方便。用戶可以在任何時間、任何地點，直接通過企業微信、釘釘、OA、ERP等第三方系統，將檔案傳送歸檔。

在檔案的收集范圍上，會博通采用面向對象的管理模式，用戶朋友們可以根據自身的需要，創建知識管理框架，實際上，在會博通看來，每一個框架節點，都是一個管理對象。這些節點，或者由節點組成的架構，可以是文件、合同、規章制度、網站內容、客戶資料、證照、專利、資產、物品、機構、人員等信息，會博通都能集中統一管理。此外，會博通支持目前市面上常見的文件格式，能夠做到全面歸檔。

在檔案收集質量上，會博通為用戶朋友們提供了兩種方式。第一種方式是通過模板的方式來控制檔案質量，這就如同excel當中的數據驗證一樣，用戶只能按照我們設定的模板來填寫，完全不用擔心讓人凌亂的不合規內容。第二種方式是通過審核來控制檔案質量。這個審核的功能，通過會博通工作流來實現，對于內容不明的檔案，您可以添加專業人員進行重重審核，審核通過方可歸檔。

以上就是檔案收集的干貨內容，關于檔案收集，您有怎樣的見解呢？也歡迎給我們留言交流。人們用智慧創造了各種各樣的工具，反過來工具其實也能夠影響人的思維方式，會博通希望通過檔案管理系統便捷、高效的檔案收集方式，為您的工作、生活助力、加成！

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