文章大綱
如何做好企業檔案管理？檔案分類標引5階段，你得了解
2022/7/19 0:00:00 來源：行業動態 作者：小博
瀏覽量： 632
Ai導讀
在檔案管理工作表中，我們經常聽到“分類標引”這樣的表述。那么，什么是檔案的分類標引？如何做好檔案的分類標引？這兩個問題，你了解嗎？
從狹義上來看，分類標引是指對主題分析的結果賦予信息資源相應的類號，和相關的輔助號碼而形成分類檢索標識的過程，也就是將主題概念轉化為分類檢索語言的過程，不包括對主題的分析。而廣義上的分類標引，則包含了對主題進行分析，并將分析結果轉化為分類檢索語言的過程。
概括地說，分類標引工作是對信息資源進行分類組織的基礎，對于檔案的開發利用具有重要意義。
檔案分類標引的程序一般分為以下幾個階段：
(1）分析標題。文件的標題是作者對文件中心內容的概括，一般都能夠正確地反映文件的內容和性質。仔細、認真地研究標題對于分類標引有很大的作用。但也有一些標題不能正確表達文件的中心內容，所以，標題不能作為分類標引的唯一根據。
(2）瀏覽正文。就是將正文粗略地瀏覽一遍，目的在于了解撰寫目的、中心內容，確定文件論說和研究的主題，判斷應歸入什么類目，提供哪些檢索途徑。
(3）查閱文件版頭和附加標記。覺政機關的正式文件都有固定的版頭，標明作者、收文機關、文件字號、時間、密級等，有助于明確文件的具體內容、使用范圍及參考價值。
(4）歸類。根據文件分析確定的主題，查閱分類表，找到與其確切相符的類目，標引分類號。
(5）審校。復核文件分類標引是否正確。它是保證標引質量的措施，一般不許采用抽樣的方法。
標引人員所掌握的知識是有限的，不可能掌握各個職能部門的所有工作情況，因此，在檔案分類時，往往會遇到有些不懂或一個人無法解決的情況，這就要通過查找工具書，集體討論或請教專家的辦法來解決?？傊?，標引人員要善于學習，在分類工作中要不斷總結經驗，探索科學方法，逐步地熟悉標引規則。
從狹義上來看，分類標引是指對主題分析的結果賦予信息資源相應的類號，和相關的輔助號碼而形成分類檢索標識的過程，也就是將主題概念轉化為分類檢索語言的過程，不包括對主題的分析。而廣義上的分類標引，則包含了對主題進行分析，并將分析結果轉化為分類檢索語言的過程。
概括地說，分類標引工作是對信息資源進行分類組織的基礎，對于檔案的開發利用具有重要意義。
檔案分類標引的程序一般分為以下幾個階段：
(1）分析標題。文件的標題是作者對文件中心內容的概括，一般都能夠正確地反映文件的內容和性質。仔細、認真地研究標題對于分類標引有很大的作用。但也有一些標題不能正確表達文件的中心內容，所以，標題不能作為分類標引的唯一根據。
(2）瀏覽正文。就是將正文粗略地瀏覽一遍，目的在于了解撰寫目的、中心內容，確定文件論說和研究的主題，判斷應歸入什么類目，提供哪些檢索途徑。
(3）查閱文件版頭和附加標記。覺政機關的正式文件都有固定的版頭，標明作者、收文機關、文件字號、時間、密級等，有助于明確文件的具體內容、使用范圍及參考價值。
(4）歸類。根據文件分析確定的主題，查閱分類表，找到與其確切相符的類目，標引分類號。
(5）審校。復核文件分類標引是否正確。它是保證標引質量的措施，一般不許采用抽樣的方法。
標引人員所掌握的知識是有限的，不可能掌握各個職能部門的所有工作情況，因此，在檔案分類時，往往會遇到有些不懂或一個人無法解決的情況，這就要通過查找工具書，集體討論或請教專家的辦法來解決?？傊?，標引人員要善于學習，在分類工作中要不斷總結經驗，探索科學方法，逐步地熟悉標引規則。
會博通檔案管理軟件，為大家提供了靈活可調整的檔案框架，可以更好、更快地進行檔案分類。同時，會博通也在系統中內置了高速的檔案搜索引擎。搜索引擎匹配科學、規范的檔案分類標引，使得檔案的編研等利用更高效也更便捷。
推薦閱讀：
Q&A 用戶感興趣的問題
公司新聞
最新案例
免責聲明：部分文章信息來源于網絡以及網友投稿，本網站只負責對文章進行整理、排版、編輯，是出于傳遞更多信息之目的，并不意味著贊同其觀點或證實其內容的真實性，如本站文章和轉稿涉及版權等問題，請作者在及時聯系本站，我們會盡快處理。
更多資訊