為了規范企業證照管理，適應企業的發展，滿足企業管理、資質審核及工程建設的需要，企業如何對營業執照及大量的資質證書和房產證、車船執照、注冊商標證、專利證等實行規范化、有序化的、數字化的管理，為企業的生產經營活動提供及時高效的證照管理服務，是企業急需解決的問題。

隨著企業規模的擴大，證照數量大幅增多，證照管理在企業的發展中逐步出現下面的四大瓶頸：

1、證照分布不同部門，包括分公司和子公司等，難以集中統一管理，查找不便和容易造成流失；

2、證照信息沒有及時上通下達，達到實時化管理，影響了證照的利用效率；

3、實體證照和數字化證照管理混亂，沒有達到規范化統一管理；

4、證照管理和利用的安全性不高，證照資源無法得到有效開發和利用…

針對這幾個瓶頸，深耕行業30年的會博通軟件科技，推出下面多項措施，解決證照管理問題。

             
一、證照有序分類與授權管理

可根據企業證照的數量和管理需要，進行分類，比如，將企業證照分為經營性執照、資質性證件、實體產權性證件、知識產權性證件和其他等類型，進行統一管理。

可根據企業的管理制度和職責劃分，將各類證照分別授權給相關部門和人員，比如，將經營性證照授權給辦公室管理，將資質性證件授權給技術部門管理，將資產性證件授權給財務部管理等。

二、實時、動態化的管理企業證照

會博通證照管理軟件，實現證照管理的實時化，即在取得證照，或證照信息發生變化時，及時將證照或其變化信息錄入業務系統，可實時體現整個公司的證照情況，管理和使用人員隨時可查找或統計證照情況。

三、證照信息的數字化管理

證照信息的數字化，包括證照屬性信息的標引和證照原件的拍照、掃描錄入。

由于證照的種類繁多，每一種證照所要標引的屬性都是不一樣的，系統能滿足這一需求，能根據證照的不同特點，設定證照屬性模板，供證照登記時套用。

會博通還提供了擁有自主知識產權的圖片管理器，專門用于證照的掃描與閱讀。

四、證照原件的陳列與地點標注

不同性質的證照，其陳列和保管方式也會不一樣，如營業執照，需要懸掛在企業辦公場所的顯要位置，而房產證等資產性證件則需要存放于保險柜中，系統不但可用文字標示存放位置，也容許以圖示化的方式體現存放地點。

五、證照管理引入物聯網技術快速定位所需證照

根據證照借還、協作的需要，會博通證照管理軟件將條碼、電子標簽等物聯網技術引入證照管理，系統支持對每一條信息，包括檔案、文件、設備等，生成并綁定對應的唯一標識（條形碼或電子標簽），在需用到證照時，即可通過識別條形碼等，快速查找到所需證照信息，方便了證照的定位與管理，有利于提升證照管理工作的現代化水平。

六、證照辦理及相關文檔管理

證照辦理時，需要提供法規所規定的申請文件，系統可對這些文件進行管理，內嵌的流程管理功能，還可在需要時啟動辦理證照管理的內部審批流程。

七、證照年檢（年審）與換證

許多證照都需要年檢、年審或展期，如營業執照、機動車行駛證等，到了一定期限還需要換證，系統的提醒功能，可按期提供年檢、年審、展期或換證的提醒服務，并且，也可對年檢和換證文件實施管理。

八、證照借用的審批與借用辦理

辦理業務需要借用證照原件時，可通過內嵌的流程管理模塊，啟動借用申請流程，申請獲得批準后，則可由證照管理者辦理借用手續。

采用條形碼或電子標簽技術，可快速定位證照信息，簡化借用與歸還手續的辦理程序和提高辦理效率。

九、證照查找、打印及防擴散處理

可依輸入的關鍵詞，快速查找證照，亦可通過高級搜索功能，輸入復雜的搜索條件進行搜索。

查找到所需的證照后，點擊證照條目的標題，即可顯示證照掃描件，如下圖：

圖片中間顯示的45度角紅色文字，是防擴散水印，水印的樣式，由系統管理員通過系統參數設定，一般由單位名稱、操作者姓名和實時產生的日期時間組成，即使是屏幕拷貝或照相，也很容易通過水印查找擴散源頭。

點擊文件菜單的打印菜單項打印掃描件時，還可添加二次水印（打印水?。?，以限定掃描件的用途，如：

通過左邊的打印預覽圖片可看出，通過添加二次水印，可明示營業執照掃描件“限用于廣東省人民政府數字會議系統招標”。

會博通軟件科技及其關聯企業，1988年已開發出我國第一套文檔一體化軟件產品，曾為華潤、新天等眾多大中型企業提供證照管理解決方案。會博通軟件科技期待攜手更多的企業，助力其實現證照管理信息化，推動企業升級發展。