文檔數字化錄入的工序多、步驟細，一份份文件、檔案經整理、編頁、掃描、修圖、蓋章、檢查、上傳等步驟下來，耗時耗人力，人力與時間成本大；

待錄入文檔不斷累積時，還有部分文件如業務合同、行政表格、財務單據等，形成之后需即時掃描上傳供審批或協作，錄入及時性要求高；

部分企業、機構沒有專職檔案管理人員，由行政人員、辦公室人員兼任，文檔任務量大時，數字化錄入進度緩慢，掃描規范度難保障……

這些問題，許多組織在數字化錄入工作中可能都會遇到。紙質檔案數字化，實際上就是利用掃描儀等專業設備，將紙質形式的檔案資料轉換成數字格式的過程。數字化錄入的效率與準確性，將大大影響著檔案管理的質量與有效性。

那么，有什么辦法能解決數字化錄入中的問題，進而可以更高效地推進數字化管理？以下是幾點實用建議。

1、 做好統籌規劃

（1）制定方案。在開展數字化工作前，需先制定科學合理的工作方案，明確工作內容、人員安排、責任分工、進度安排、安全管理措施等，便于數字化工作有序開展。

（2）明確掃描范圍。確定需要數字化的文檔范圍及掃描順序，優先處理保存價值高、利用頻率高的文檔，重要度較低的文檔可以延后掃描，以便提高錄入效率，讓文檔發揮更大效益。

2、 明確標準與流程

（1）明確標準。在開始錄入工作之前，需參考《紙質檔案數字化規范》（DA/T31—2017）以及相關地方或行業標準，明確本組織的掃描加工標準，如：全年度歸檔紙質檔案全部掃描、圖像按檔案排列順序依次掃描、每一件每一頁紙質檔案與掃描后形成的數字圖像一一對應，每一件檔案圖像首頁應含有歸檔章，各頁有正確的頁碼標識等等。

（2）梳理流程。根據標準，紙質檔案數字化的基本環節主要包括：數字化前處理、目錄數據庫建立、檔案掃描、圖像處理、數據掛接、數字化成果驗收與移交等。在實際操作中，不同組織可能會有不同的工序，需根據實際需求梳理流程。比如，某單位的加工流程為整理、編頁、排序、掃描、修圖、著錄、蓋歸檔章、打目錄、制作/貼盒脊、裝訂、裝盒等。

（3）設置參數。需參考標準與結合實際情況，確定針對不同類型檔案的掃描方式、掃描色彩模式、掃描分辨率、存儲格式等，以保證掃描后數字圖像清晰、完整、不失真，接近檔案原貌，亦便于檔案信息的儲存與傳輸。比如，色彩模式宜全部采用彩色模式掃描，以便最大限度保留檔案原件信息；掃描分辨率應不小于200dpi，字號較小時建議掃描分辨率不小于300dpi等等。

3、 完善基礎設施

（1）紙質檔案數字化工作需要有相應的設備和場所，并進行合理布局，比如形成數字化前處理、檔案著錄、檔案掃描、圖像處理、質量檢查等工作區，方便流轉與操作。

（2）數字化加工需要有相應的軟硬件設施支持，如操作系統、檔案管理系統軟件、電腦、掃描設備必不可少的。如果組織的文檔量較大、錄入質量要求高，則更需要應用專業的高速掃描儀/高拍儀，對文檔的掃描質量更有保證。

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