讓檔案搜索更快、更準的方法！第5種搜索類強烈推薦
大家在查詢檔案時，常用的是哪種搜索方式？關鍵詞搜索、全文搜索，亦或有其他的搜索“組合技”？
說起來，要在茫茫數據庫中精準搜索出所需檔案，說簡單卻也不簡單，這需要操作用戶對所需檔案有清晰的認知，并且要選對搜索方式、用準關鍵詞，搜索才能更快更準。
在不同情景下，用哪種搜索方式更高效？今天，小博就以會博通文件、檔案、知識一體化管理系統為例，分享幾種常用的搜索方法。以下是本文提到的搜索方法及應用場景：
1、關鍵詞搜索
適用于模糊搜索，或通過組合關鍵詞精準搜索
2、二次搜索
在搜索結果上二次篩選，適用于限定搜索范圍或精準搜索
3、組合檢索
適用于多條件組合、精準搜索，或針對文件某一特定屬性（如歸檔日期）搜索
4、全文檢索/OCR識別全文檢索
針對文件內容進行識別，可搜索出包含指定文字內容的文件（或圖片）
5、搜索類（會博通創新搜索技術）
適用于常態化的搜索需求，并支持動態反饋，自動將新歸檔且合條件的文件匯總在內
（會博通系統-搜索平臺界面示例）
1、關鍵詞搜索
關鍵詞搜索，可以直接輸入單個關鍵詞，也可以組合輸入多個關鍵詞，在關鍵詞與關鍵詞之間插入空格即可。
假設，現在需搜索一份通知，主題是關于吳剛的職位任免。根據需求，我們可提煉出3個關鍵詞“吳剛”、“任免”、“通知”，組合輸入“吳剛空格任免空格通知”搜索，即得出精準結果。
一般來說，應用關鍵詞組合能快速得出精準結果，但這需要用戶對文件有一定了解，并應用到恰當的關鍵詞。
當用戶不清楚該用哪些關鍵詞組合時，可先輸入單個關鍵詞模糊搜索，并通過二次搜索進一步精確篩選。
2、二次搜索
二次搜索，是在已有搜索結果的基礎上再次搜索，搜索結果會更加精準、直接。
比如，現在需用到一份適用于機關單位的案卷目錄，但不清楚文件具體命名。這里我們先輸入關鍵詞“目錄”搜索，系統反饋了117個搜索結果。
接著，輸入“機關”并點擊二次搜索，即在已有的117個結果上二次篩選，結果范圍立即大大縮小，可快速定位到所需文件。
3、組合檢索
組合搜索，可設定的搜索限定條件更細、更多。可通過文件的特定屬性，比如責任人、存放地點、甚至歸檔日期等，快速搜尋某類文件；亦可將關鍵詞與特定屬性組合檢索，精準定位到所需文件。
在會博通系統內，組合檢索的設置方法非常靈活。
假設，現在我們需檢索一份由系統管理員發布的、保管期限為永久的會議文件，通過組合條件來檢索：
（1）在基本選項區，可設置檢索詞、起始日期、限定類型等。
（2）在組合檢索條件生成區，檢索條件可多層疊加，錯選時也可一鍵刪除；系統提供的條件選項十分全面，除了包括主題、責任者、編號、密級等10多個大項外，還有近百項附加屬性可選，如部門、成文日期、檔案類型、檔案狀態、歸檔日期等等，囊括了多種檔案常見屬性。在這里，我們添加了如圖3個檢索條件。
（3）組合邏輯可選擇并且（縮小檢索范圍、檢索更精）、或者（擴大檢索范圍、檢索更全）、并且不（劃去非檢索范圍、檢索更準），可幫助快速界定檢索范圍。這里我們3個條件都應用到并且的邏輯，快速定位到了所需文件范圍。
總的來說，組合檢索可更精準地界定檢索范圍，可選擇的組合方式及檢索條件也更多樣化，可幫助用戶更快、更高效地達到搜索目的。
4、全文檢索/OCR識別全文檢索
全文檢索，是針對文件內容進行檢索。我們可以通過一段文字來檢索對應的文件，比如通過文章標題找到文章文件、通過會議主題來找到會議記錄文件等等。
如下圖，輸入一段關鍵詞，系統會自動對文件內容進行識別，并在結果中反饋出包含該內容的相關文件，及與關鍵詞相關的最佳匹配段落。關鍵詞自動高亮，幫助快速定位到所需內容。
會博通系統支持OCR識別全文檢索，如上圖例子，可直接檢索出包含關鍵詞內容的PDF文件。即便是PDF、JPG等圖片格式，也能通過OCR智能識別、快速反饋在結果中。
如果企業組織的檔案庫中包含大量PDF、JPG等格式的文件，配上OCR功能會非常實用方便，亦可應用在證照、票據等文件的搜索上，可大大提升搜索效率。
5、搜索類
如果經常要搜索某類文件，或常常要重復設置特定的組合條件，有一個快速直達的搜索方法——搜索類。
搜索類，是會博通創新的一項信息搜索技術——它能將用戶常用的搜索需求固化下來，相當于將指定需求“打包”好，再通過固定分類節點呈現，更快更直接，免去大量重復操作。
比如，某部門內常常需搜索采購合同，那就可建立專門的“采購合同”搜索類，有權限的成員直接點開就能找到所需檔案。
并且，搜索類支持分層建立。比如，在上述示例的搜索類下，還可建立如“金額大于10萬元”、“金額小于等于10萬元”的子搜索類，讓搜索結果更細化呈現。
搜索類支持自動更新，后續錄入的歸檔文件，只要符合搜索條件，會自動匯總在對應的搜索類下，搜索結果還可導出Excel表格，協作、查用都非常便捷。
會博通，讓文檔為組織賦能
會博通系統內的搜索與查閱，是與權限相對應的。用戶需具備相應的權限，才能進行搜索或查閱，確保檔案的應用與工作職能相符，也能更好保障檔案信息安全。
會博通在檔案管理行業專注超30年，技術積累深厚，系統成熟，功能豐富。接下來，將會繼續深耕技術研發，致力推出更多實用、好用的檔案管理產品和功能，助力企業組織發揮檔案管理的更大效能。
推薦閱讀：
