有沒有適合小微企業的文檔、檔案管理系統產品？
近來收到一些客戶朋友詢問：
“有沒有適合小團隊的的檔案管理系統，最好能即用的？”
“幫忙推薦一款適合小公司用的檔案管理產品，要簡單易上手的。”
“要能做紙質檔案數字化的，包括歸檔和查找一系列功能，不用太多人用的，哪款適合？”
小微企業做文檔和檔案管理，推薦一個成本低、功能全、部署快的選擇——檔案管理機器人。
小微企業相較于大中型企業而言，可供調用的人力、物力資源更有限。因此所選擇的檔案管理系統，應能滿足投入更低、資源消耗更少、對環境兼容更靈活的要求。
同時，小微企業規模雖小，但所產生的信息量、類型數及數據處理需求并不一定比大中型企業少，因此系統功能要全，要能覆蓋各類型檔案、各格式文件及檔案收集管理的各個環節。
此外，系統最好簡單易上手，并能隨企業發展靈活拓展。會博通檔案管理機器人除了能滿足以上這些要求外，還是一款免部署的軟硬件一體化產品，電腦、檔案管理系統、掃描儀配齊，到手立即就可開展檔案管理工作，企業購置更省心。
下面，我們結合具體情況，看看檔案管理機器人如何助企業降本提效。
1、人力資源有限 → 更少人力投入
小微企業的團隊規模有限，團隊成員往往身兼多職多任，難以騰出專員管理檔案。但隨著企業發展，各類證照、資料、文件都快速增加，將檔案掃描、整理形成數字化文件歸集的工作量也劇增，既消耗掉大量人力，也容易上傳不及時。
對此，檔案管理機器人特有的一人管理、全員參與的模式可靈活解決。
當成員手中有文檔資料時，通過上傳程序+掃描儀，即可自行快速掃描上傳。掃描儀具自動雙面高速掃描、自動糾偏/圖像處理、自動形成雙層PDF等多項自動化功能，文件上傳后會自動歸集至指定分類內，省去了諸多人工操作。
管理員在電腦上操作會博通系統，即可完成文件及檔案在收集、整理、儲存、利用的全流程業務，實施合規化管理。一名檔案員，也可輕松管理全公司檔案。
2、溝通短平快 → 查用匯報方便
小微企業往往采用扁平化管理，基層員工直接對接老板的情況很常見，這樣溝通、決策響應都更迅速。這種情況下，對檔案員的管理水平、響應效率要求也更高。
對此，檔案管理機器人也是提效利器。系統提供搜索平臺、檔案統計與檔案利用統計、借還登記、到期提醒等功能，支撐檔案員高效處理、快速響應。
比如，老板急用某份文件，檔案員通過搜索平臺，即可迅速檢索出來發給老板。系統提供了關鍵詞檢索、全文檢索、類自然語言搜索、二次搜索等多種方式，搜索更簡單快捷。
（會博通系統-搜索功能示例）
再如，周會、月會常要做匯報，應用統計功能，可形成清晰直觀的數據表及圖表，包括檔案綜合情況、在庫情況、保管期限、利用情況等多種統計維度，還可導出數據做成PPT等。匯報重點更清晰，老板也能一目了然。
（會博通系統-統計功能界面示例）
3、發展變化快 → 可拓展、可增配
小微企業發展變化迅速，某個項目成功可能即迎來爆發式增長，對內對外需處理的信息量也會大幅增加，要適應的工作場景也更復雜。
對此，檔案管理機器人所具有的彈性適應力，可謂是小微企業的不二之選。
一方面，檔案管理機器人是軟硬件一體化的檔案管理解決方案，一套配齊電腦、會博通系統軟件、掃描儀，并且免部署，基本上連電聯網就能用，即使團隊沒有專業IT輔助也能完成。
另一方面，這套方案的適用性高、可拓展性強。當企業檔案管理的需求增加，可擴展其它管理應用模塊，如虛擬庫房、知識地圖等；系統初始為單用戶版，當應用人數變多，可按需增配用戶數；如多地辦公，還可配置多臺掃描機器人形成自動化歸檔網絡……
簡而言之，會博通檔案管理機器人能根據企業需求靈活調整，即可適用于小微企業檔案管理，也能隨企業發展擴張不斷“升級”，伴隨企業長遠發展。
會博通，讓文檔為組織賦能
檔案管理機器人，是會博通公司推出的一體化解決方案。會博通專注于檔案管理行業軟、硬件的開發與整合，深耕行業超30年，技術沉淀深厚，系統成熟穩定。目前，檔案管理機器人在全國各地多個黨政機關、院校機構、企業單位等都有成功應用案例，歡迎訪問會博通官網咨詢了解。
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