學(xué)校檔案管理都有怎樣的痛點(diǎn)？這些痛點(diǎn)要怎么解決？如何提高學(xué)校檔案管理工作的效率？2023年10月13號(hào)下午3點(diǎn)，會(huì)博通聚焦“學(xué)校檔案管理”主題，在視頻號(hào)直播間跟用戶朋友們做了公開分享和交流。對(duì)以上內(nèi)容感興趣，但錯(cuò)過直播的朋友，可查閱下述內(nèi)容。

01學(xué)校檔案管理工作中的痛難點(diǎn)有哪些？

在直播的過程中，我們問直播間的用戶朋友：“在檔案管理工作中，大家有沒有遇到什么卡點(diǎn)和麻煩”得到了非常熱烈的回應(yīng)。有回答：學(xué)生的檔案信息安全怎么保障的？有回答：檔案的防災(zāi)備份的？也有“吐槽”：學(xué)校檔案太多，整理起來比較困難的……

作為在檔案管理行業(yè)發(fā)展了三十多年的企業(yè)，會(huì)博通對(duì)于大家提到的痛點(diǎn)都非常熟悉。在本次直播中，我們針對(duì)大家提到的高頻痛點(diǎn)，做了一個(gè)梳理。

1)痛點(diǎn)1：缺乏統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范管理，各部門、學(xué)院管理標(biāo)準(zhǔn)不一致；

2)痛點(diǎn)2：信息不全、處理不及時(shí)，導(dǎo)致檔案信息不完善，難以滿足學(xué)校性質(zhì)、教學(xué)、教研工作的需要；

3)痛點(diǎn)3：缺乏集成性，學(xué)校系統(tǒng)眾多，不同類型檔案使用獨(dú)立的系統(tǒng)管理，導(dǎo)致信息孤島；

4)痛點(diǎn)4：紙質(zhì)檔案眾多，保存不便、容易損壞；

5)痛點(diǎn)5：學(xué)校所管理的檔案類型眾多（如人事檔案包含教師檔案、學(xué)生檔案、學(xué)籍檔案、教職工檔案等）；

6)痛點(diǎn)6：查詢量大，查詢、利用不便。

02有痛點(diǎn)自然有方案！

針對(duì)學(xué)校檔案管理的痛點(diǎn)，會(huì)博通提供了學(xué)校檔案管理解決方案。會(huì)博通檔案管理軟件支持各種類型的檔案管理、全生命周期檔案管理、操作功能專業(yè)簡(jiǎn)潔，擁有細(xì)粒化的權(quán)限管理功能、符合學(xué)校需求的檔案借還功能，能夠很好地輔助學(xué)校進(jìn)行檔案管理，提高檔案管理的效率。

會(huì)博通可以管理各類型的綜合性檔案。在會(huì)博通學(xué)校檔案管理系統(tǒng)中，我們可以將分散存儲(chǔ)的文件檔案，集中到服務(wù)器和檔案庫房進(jìn)行統(tǒng)一存儲(chǔ)管控，也可以按部門、類型對(duì)文件檔案進(jìn)行分類管理并且分目錄整理、分位置存放。在分類管理和集中管理的同時(shí)，我們也能夠保障文檔的安全，降低因文檔丟失或損毀帶來的損失。

會(huì)博通是專業(yè)化的檔案管理系統(tǒng)，擁有非常豐富的檔案管理功能，檔案管理的內(nèi)容可全面覆蓋綜合檔案、教學(xué)評(píng)估檔案與教職工檔案；同時(shí)還可對(duì)接系統(tǒng)文件管理和收集整編模塊；也可以對(duì)學(xué)校教學(xué)管理文件進(jìn)行歸檔整理，實(shí)現(xiàn)檔案日常業(yè)務(wù)的全面信息化管理。 

不僅如此，會(huì)博通檔案管理軟件是貫穿檔案的全生命周期管理功能的。檔案的采集、錄入、整理、歸檔入庫、利用、編研、注銷等全流程的檔案管理，都可以直接在一個(gè)系統(tǒng)里面搞定，非常方便。

在安全方面，會(huì)博通提供了細(xì)粒化的權(quán)限管理。每一個(gè)分類都可以單獨(dú)設(shè)置權(quán)限，定義授權(quán)對(duì)象可訪問的檔案密級(jí)，以及可以進(jìn)行的操作行為。可給組織、部門、個(gè)人、來訪者等不同層級(jí)的用戶授權(quán)，同時(shí)也可以區(qū)分閱讀條目和閱讀內(nèi)容的權(quán)限，區(qū)分自己創(chuàng)建和他人創(chuàng)建的內(nèi)容的權(quán)限。

會(huì)博通學(xué)校檔案管理系統(tǒng)擁有功能強(qiáng)大的全文搜索引擎。支持關(guān)鍵詞檢索、全文檢索、類自然語言搜索、二次搜索等多種檢索方式。檢索結(jié)果是根據(jù)工作職能與授權(quán)決定的。搜索的時(shí)候可以自定義設(shè)定搜索起止日期和搜索范圍，搜索范圍包含文件正文、文件附件、郵件附件、歷史版本等。同時(shí)我們也支持按標(biāo)簽檢索文檔、按人員檢索文檔。

會(huì)博通擁有符合學(xué)校需要的檔案借還/領(lǐng)取業(yè)務(wù)功能，只需要6步就可以完成學(xué)生檔案的領(lǐng)取。這6步分別是高拍儀快速識(shí)別身份信息、系統(tǒng)自動(dòng)搜索檔案、填寫表單、利用高拍儀拍照上傳、打印表單簽字確認(rèn)、提交并完成申請(qǐng)。非常方便。

03連麥分享：如何提高學(xué)校檔案管理工作效率？

直播中，會(huì)博通跟哈爾濱師范大學(xué)的老師就“如何提高檔案管理工作效率”問題，進(jìn)行了連麥分享，現(xiàn)將部分分享內(nèi)容整理如下。

Q:為什么想要跟大家聊檔案工作效率的問題？

A: 選題的原因主要有兩個(gè)方面。首先，社會(huì)發(fā)展的外部環(huán)境已經(jīng)將我們的工作推向了信息化的浪潮之中，目前國家各項(xiàng)工作，社會(huì)上各行各業(yè)都在信息化強(qiáng)烈的沖擊之下，檔案工作不能與社會(huì)發(fā)展脫節(jié)；另外檔案工作本身就是一項(xiàng)信息管理工作，應(yīng)該代表著本行業(yè)的信息化水平，工作效率自然應(yīng)該走在管理水平的前沿。其次，檔案工作的本質(zhì)就是檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)過程，通過一系列專業(yè)化的管理，實(shí)現(xiàn)檔案的信息價(jià)值和工具價(jià)值，來推動(dòng)本行業(yè)以及社會(huì)發(fā)展進(jìn)步。

所以，提高檔案工作各環(huán)節(jié)、各流程中的工作效率是檔案工作所亟須，是工作人員所期盼，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值是工作宗旨，是一項(xiàng)永恒的課題。

Q：檔案管理系統(tǒng)是如何提升檔案工作效率的？

A: 哈師大的檔案工作還是比較高效的。我們檔案數(shù)字化建設(shè)起步較早，2006年開始。我們?cè)诰€查檔率在2020年，疫情之前，已經(jīng)達(dá)到了90%以上，這個(gè)比例目前仍在逐漸提高，我們所以畢業(yè)生的學(xué)籍檔案服務(wù)已經(jīng)全部實(shí)現(xiàn)電子化、數(shù)據(jù)化、無紙化。

2021年末，會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)項(xiàng)目在哈爾濱師范大學(xué)的正式落地，經(jīng)過近2年的建設(shè)，我們完成了檔案信息新、舊數(shù)據(jù)庫的遷移，實(shí)現(xiàn)了單點(diǎn)登陸、OA辦公系統(tǒng)與會(huì)博通系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對(duì)接，優(yōu)化了檢索的準(zhǔn)確率和系統(tǒng)的響應(yīng)速度，系統(tǒng)的其他功能正在進(jìn)步的應(yīng)用和優(yōu)化過程中，還基本完成了檔案門戶網(wǎng)的配置，等等大量工作。

下一步，準(zhǔn)確將所有綜合檔案的業(yè)務(wù)都轉(zhuǎn)到平臺(tái)上，實(shí)現(xiàn)所有檔案數(shù)據(jù)的全生命周期管理，進(jìn)一步提高檔案的精細(xì)化、顆粒化管理水平；保管模式也會(huì)逐漸向單軌制轉(zhuǎn)換；力求讓全校涉檔人員，歸檔、用檔都喜歡用、習(xí)慣用，甚至是離不開我們的會(huì)博通檔案系統(tǒng)來工作，達(dá)到更加高效、便捷、低炭的工作目標(biāo)。

Q：為什么會(huì)想到要構(gòu)建內(nèi)外兩個(gè)平臺(tái)？有什么樣的考量？

A: 檔案內(nèi)外網(wǎng)分開是檔案工作的需要，內(nèi)網(wǎng)在局域網(wǎng)上，組織內(nèi)的人員分權(quán)限訪問，工作內(nèi)容以控制、管理為主；外網(wǎng)發(fā)布在互聯(lián)網(wǎng)上，工作以宣傳、展示為主，兩個(gè)網(wǎng)都要給力才行。我們?cè)诤献鞯倪^程中發(fā)現(xiàn)，會(huì)博通的網(wǎng)站頁面設(shè)計(jì)非常優(yōu)秀、跟緊互聯(lián)網(wǎng)潮流，功能上也在逐漸完善，在此感謝我們公司的技術(shù)團(tuán)隊(duì)！謝謝給予有力的技術(shù)支持，感興趣的朋友們，以后可以多多訪問我們的檔案館門戶網(wǎng)站，多提寶貴意見，目前還在進(jìn)一步的建設(shè)中。

Q:如何最大化檔案管理系統(tǒng)的使用價(jià)值？

A: 這個(gè)問題就涉及到平臺(tái)初期的應(yīng)用與推廣了，我們組織了多場(chǎng)次的實(shí)操培訓(xùn)會(huì)，按照檔案類別分別培訓(xùn)；集中培訓(xùn)與個(gè)人輔導(dǎo)結(jié)合開展，比較有成效。

工作中遇到問題首先想到檔案館尋求幫助這種情況已經(jīng)是越來越普遍了。當(dāng)一個(gè)組織選擇了一個(gè)優(yōu)秀的系統(tǒng)的時(shí)候，這個(gè)系統(tǒng)功能全、速度快、又足夠安全、穩(wěn)定時(shí)，大家沒有理由不接受他，工作、生活中遇到難題時(shí)自然想到先參考檔案中的信息；而且組織中的人員也會(huì)愿意加入到檔案資源的構(gòu)建之中，愿意把自己工作的痕跡有意識(shí)的留存下來。為了這個(gè)目標(biāo)，技術(shù)方面要多給檔案部門賦能，檔案部門及人員也要多多努力！總之，為了共同的目標(biāo)，多方協(xié)作，一起努力吧。

04寫在最后

感謝大家看到這，希望以上的內(nèi)容對(duì)您有幫助。如果您對(duì)于學(xué)校檔案管理還有任何方面的疑惑，可隨時(shí)聯(lián)系我們進(jìn)行進(jìn)一步的溝通交流；如果您是檔案管理行業(yè)的大拿，也非常歡迎跟我們一道進(jìn)行連麥分享，共同為檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)助力！

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