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“數(shù)字檔案·數(shù)智向新”直播回放|檔案系統(tǒng)和檔案功能模塊，有啥區(qū)別？
2023/5/25 0:00:00
來源：公司資訊
作者：小博
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您在挑選檔案管理軟件的時候，想必一定見過各種各樣的檔案形態(tài)，有的是單獨的檔案軟件，有的是小插件，有的是辦公系統(tǒng)下面的一個小工具，細看它們里面的功能也是千差萬別，一不小心就會挑花眼，正兒八經(jīng)地做個評測也是蠻耗心力的。為解決大家心中的這個疑惑，會博通在3月“數(shù)字檔案·數(shù)智向新”特別直播活動中，跟大家暢聊了這個話題。
您在挑選檔案管理軟件的時候，想必一定見過各種各樣的檔案形態(tài)，有的是單獨的檔案軟件，有的是小插件，有的是辦公系統(tǒng)下面的一個小工具，細看它們里面的功能也是千差萬別，一不小心就會挑花眼，正兒八經(jīng)地做個評測也是蠻耗心力的。為解決大家心中的這個疑惑，會博通在3月“數(shù)字檔案·數(shù)智向新”特別直播活動中，跟大家暢聊了這個話題。
“檔案系統(tǒng)和檔案功能模塊，究竟有什么不同？”這個問題，是會博通售前工程師們在工作當中，被問得比較多的問題，基于此我們技術(shù)工程師們專程對市面上的檔案應(yīng)用進行了研究，發(fā)現(xiàn)商業(yè)形態(tài)的軟件，參差不齊，但基本上價格跟價值是正相關(guān)的。
01檔案系統(tǒng)和檔案功能模塊的4點區(qū)別
會博通檔案技術(shù)專家白繼成白工在直播中跟我們分享了，他所總結(jié)的檔案系統(tǒng)和檔案功能模塊的4點區(qū)別。
第一個區(qū)別是功能上面的區(qū)別：專門的檔案管理系統(tǒng)具有更強大的檔案管理功能，例如檔案分類、檢索、借閱、歸還等功能，而OA系統(tǒng)自帶的檔案管理工具通常只能進行簡單的檔案管理操作。
第二個區(qū)別是定制化的區(qū)別：專門的檔案管理系統(tǒng)可根據(jù)不同企業(yè)的需求進行定制化開發(fā)，適應(yīng)性更強，而OA系統(tǒng)自帶的檔案管理工具則只能使用預(yù)設(shè)的功能。
第三個區(qū)別是安全性區(qū)別：專門的檔案管理系統(tǒng)可提供更加完善的權(quán)限管理、備份恢復(fù)等安全措施，保障檔案數(shù)據(jù)的安全性，而OA系統(tǒng)自帶的檔案管理工具則可能存在一定的安全風(fēng)險。
第四個區(qū)別是成本區(qū)別：專門的檔案管理系統(tǒng)的價格通常較高，而OA系統(tǒng)自帶的檔案管理工具則可以在OA系統(tǒng)中免費使用。
針對以上四點，我們再幫大家稍作展開。
第一點，在功能應(yīng)用上面，檔案管理系統(tǒng)因為聚焦的是檔案管理，所以不管是政策性的要求也好，還是目前與日俱增的檔案業(yè)務(wù)的使用場景，比如檔案的預(yù)覽、在保證安全的前提下進行跨平臺分享等等在檔案管理系統(tǒng)上有進行過很好的磨合。就會博通檔案管理系統(tǒng)而言，目前我們正根據(jù)用戶的使用場景，對產(chǎn)品功能進行更深度的細化和打磨，為用戶提供與檔案和企業(yè)想匹配的檔案軟件，而這是很多檔案功能模塊覆蓋不到的。
第二點，檔案管理軟件在于企業(yè)的適配性上是更強的。現(xiàn)如今，檔案管理軟件已經(jīng)不單單是一套軟件，以會博通為例我們?yōu)槠髽I(yè)提供的服務(wù)已經(jīng)從軟件系統(tǒng)轉(zhuǎn)化為了解決方案。我們認為只有切實保障企業(yè)合法權(quán)益、推動企業(yè)實現(xiàn)新型增長的系統(tǒng)才是好的檔案管理系統(tǒng)，為此會博通將檔案的各項應(yīng)用進行模塊化劃分，針對用戶實際需求靈活重組調(diào)試為更適用于該企業(yè)的軟件應(yīng)用系統(tǒng)。
第三點，從安全性上來說，檔案管理軟件的安全性是更為細致的，比如會博通采用的是細粒化的權(quán)限管理，保障檔案安全每一個分類都可以單獨設(shè)置權(quán)限，授權(quán)對象是組織架構(gòu)中的組織或具體的用戶，首先是定義授權(quán)對象可訪問內(nèi)容的密級，以及可以進行的操作行為。這一點對于很多檔案管理模塊來說是做不到的。
第四點，從成本上來說，檔案管理軟件相較于檔案管理模塊來說，因為是一個獨立的軟件應(yīng)用，需要額外的支出，顯得會比較貴，但實際上我們都知道一個道理，所謂綜合性的軟件也許能做到很多事情，但不一定很多事情都能做到很精細，想要更為專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，還是推薦專業(yè)的系統(tǒng)。專業(yè)性的價值不在眼前，而在長期，檔案管理軟件對企業(yè)的長遠、穩(wěn)定、健康發(fā)展，起著重要作用，我們當然希望它更安全、更有保障一些。
02這些功能只有在檔案管理軟件中才有
從事檔案業(yè)務(wù)運營多年的陳曉佳也從業(yè)務(wù)的角度，跟大家介紹了她自己總結(jié)出來的不同點，她說：“我這邊也有對OA系統(tǒng)里面的檔案工作做過研究。從使用的角度上來說，研究下來我覺得，獨立的檔案管理軟件有會有這么幾個優(yōu)勢。第一個是可以在線預(yù)覽我們的檔案，第二是有權(quán)限等一系列的安全措施，不需要設(shè)置專門的人員進行安全管控，除此之外合規(guī)化的編號管理，檔案的統(tǒng)計功能都是比較專業(yè)檔案管理軟件才有的。”
關(guān)于選擇檔案系統(tǒng)還是檔案功能模塊的問題，大家還是需要回歸到自己本身的需求上，如果預(yù)算允許，還是比較建議大家用專業(yè)的工具，畢竟檔案關(guān)于企業(yè)的安全和穩(wěn)健發(fā)展，是企業(yè)發(fā)展不容忽視的環(huán)節(jié)，在前期做得到位一點，后期就會省掉很多不必要的麻煩。如果您在構(gòu)建數(shù)字檔案體系上，有猶豫不決的點，也歡迎隨時致電我們，我們可以為您提供更為全面的咨詢服務(wù)。
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