會博通文檔管理解決方案：文檔全生命周期管理，激活企業智力資源

2022/8/11 0:00:00 來源：公司資訊作者：小博瀏覽量： 864

Ai導讀

企業有多少種文檔？如果按照部門進行分類，有行政管理文檔、人力資源管理文檔、銷售類文檔、市場類文檔、研發類文檔、采購類文檔、財務類文檔等。每一類文檔還可以往下細分，比如人力資源類文檔，又可分為合同、社保、員工檔案、考勤、獎勵等。

文檔管理系統、文檔管理軟件

光是一個部門的文檔整理起來就夠麻煩的，如何將整個公司的文檔進行統一管理？會博通文檔管理系統，基于知識管理理念，針對企業文檔管理需求，通過上傳下載、預覽編輯、流程審批等全生命周期的文檔管理應用，激活企業智力資源。

01所有的文檔，都可以歸集嗎？

文檔存儲空間不設限。文檔存儲在公司內部服務器上，存儲空間即為服務器可用空間。企業可以根據需求自由購置服務器，使之滿足企業文檔存儲的需求。為合理利用存儲空間，會博通為用戶提供了空間分配功能。系統管理員可通過后臺，直接賦予不同崗位不同人員一定的存儲空間，也可對存儲空間不設限。

支持二十多種格式文件。要做到檔案的全面收錄，需要企業檔案管理軟件支持多格式的文件收錄，會博通結合當下企業發展情況，打通了軟件與公文、法律法規、合同、客戶資料、報表、圖片、視頻、發票憑證等在企業資料的兼容性。dwg、doc、docx、xls、ppt、wps、et、dpt、jeg、png、gif、tif、txt、hetm、cgm、epub、pcl、ps、xps等二十多種格式文件均可上傳到會博通系統并支持無插件預覽。

多系統一鍵歸集文檔。會博通打通了與市面上主流軟件接口，可一鍵歸集在第三方系統中流轉的文件。目前會博通已打通的系統接口包括泛微、致遠、藍凌在內的OA系統，SAP、金蝶、用友在內的ERP系統，稅務、銀行、淘寶、京東等與財務相關的系統。

02歸集好的檔案，如何利用？

依權限使用文檔。不同部門、不同人員有不同的文檔使用需求。比如僅限人力資源部，調用員工的合同、社保等文件；僅限研發人員調用產品立項說明書、預言項目階段性成果匯報、核心技術文件等；僅限財務部門調用財務年報。會博通為用戶設置了細粒化的權限管理功能。系統管理員可對組織架構中具體的部門、小組或具體用戶進行權限設定，也可直接對具體的文檔進行訪問權限設定。

文檔流程化審批。若我們需要使用某分文檔，但是沒有使用權限怎么辦？會博通提供了流程審批功能，直接套用文檔借用審批模板，在流程上添加需要審批的各位領導、同事，就可以快速地完成文檔借閱。會博通流程化審批功能，在設計之初是為文檔借閱服務的，發展至今，各項功能、界面不斷晚上，已經成為自動化辦公利器，請假申請、工作確認單等等所有與流程有關的內容，都可以在系統上快速執行。

規范化的文檔管理框架。在現實世界當中，每一個部門都會有一個文件夾用來收集文件。在虛擬線上，我們同樣也為用戶提供了這樣的“文件架”。在文檔管理系統當中，會博通通過科學、規范化地文檔管理架構來解決這個問題。文檔管理架構如同金字塔型結構，可以無限向下細分，直至囊括公司全部文檔資料。

快速搜查檔案。會博通文檔管理系統提供了文檔的快速搜索平臺，不管文件種類有多少、文件類型有多復雜，用戶輸入關鍵詞，點擊搜索，就可以快速獲取所需文檔。電子文檔操作方式類似谷歌、百度等搜索引擎，相較于傳統紙質檔案搜查方式，更簡便、更高效。

03文檔常用常新，推動企業不斷進步成長

問渠那得清如許，唯有源頭活水來，這對于文檔管理也是一樣的。所有的文檔要適應當下的發展，就要進行迭代更新，用新思想替代舊思想，用新技術提到舊技術，用新戰略替代舊戰略。

相類似的內容迭代，在企業文化建設中會比較常用。比如在對公司新的發展戰略，產品應用，發展成果做更新迭代，為了避免公司內部人員錯下載，及時更新新的企業宣傳冊，就可以利用會博通文檔管理系統在每年年初設置宣傳冊制作提醒，制作完成后隨機刪除舊有的宣傳冊。

看一個企業有沒有成長，比較關鍵的一點，就是看它有沒有新的東西產出。會博通文檔管理系統為用戶提供了依時間、依類型、依密集程度等不同面向的數據統計功能。

知識社會，最經不起浪費的就是知識的潛力，借助會博通文檔管理系統，各企業當中的顯性知識、硬性知識都得到了很好的積累。全方位歸集企業文檔、高效便捷利用文檔、推動企業文檔更新迭代，會博通以讓文檔為組織創造價值為使命，持續賦能企業成長。