摘要：

廣東省水利水電科學研究院（簡稱“廣東省水科院”），作為華南水利科研核心機構，直面海量科研檔案管理挑戰，率先部署會博通檔案管理系統信創版。通過操作系統、數據庫、中間件等全面國產化替代，構建自主可控的安全底座；以全流程標準化功能深度滿足《數字檔案室建設要求》及《GB/T39784-2021》國標；實現與OA系統無縫集成；并創新融合庫房智能十防與RFID極速盤點技術。該實踐不僅大幅提升檔案管理效率與安全性，節省90%的盤點時間，更為科研機構及大型企事業單位提供了可復制的智慧檔案管理新范式，顯著釋放數據資產價值。

關鍵詞：智慧檔案管理、信創替代、數字檔案室、GB/T39784、檔案安全、RFID盤點、庫房十防、OA集成、科研檔案、會博通

客戶簡介

       廣東省水利水電科學研究院（廣東省水科院）是華南地區規模最大、綜合實力最強的省級水利水電科研機構。建院六十余載，承擔著重大水利工程關鍵技術攻關、水資源規劃與管理、水生態保護等核心科研任務，積淀了海量且價值極高的科研、工程、水文監測等檔案資料。這些檔案不僅是水利事業發展的歷史見證，更是未來科研創新與工程決策的寶貴基石。面對傳統檔案管理在效率、安全、利用深度上的瓶頸，以及國家對關鍵信息基礎設施安全可控的迫切要求，廣東省水科院亟需一場安全、高效、智能化的檔案管理變革。

一、破局之道：會博通檔案管理系統信創版的全面應用

廣東省水科院的檔案管理升級并非簡單的工具替換，而是一場覆蓋技術底座、業務流程、安全保障與利用模式的系統性重構。其核心依托，正是會博通檔案管理系統信創版。讓我們深入剖析其應用實踐，探尋其帶來的變革價值：

1、根基筑牢：全面信創，安全自主可控

國產化全棧替代：系統從底層操作系統、數據庫到中間件，均采用通過嚴格適配驗證的國產信創產品。這不僅徹底規避了核心技術“卡脖子”風險，更滿足了國家對重要行業信息系統安全可控的硬性要求，為海量涉密及敏感科研檔案構筑了堅實的安全根基。

專業級安全加固：部署架構設計遵循最高安全標準：

雙機熱備+異地容災：核心服務器采用雙機熱備配置，確保業務連續性；同時建立異地容災備份中心，定期進行關鍵數據的離線備份與災備演練，為數據安全加上“雙保險”。

集中存儲與訪問控制：電子檔案數據集中存儲于數據中心的存儲服務器，結合高強度訪問控制，確保數據在靜態和傳輸狀態下的機密性、完整性。

完備的審計追蹤：系統操作日志、訪問日志、安全事件日志全量記錄、集中管理、不可篡改，滿足等保三級及行業審計要求，實現安全事件可追溯、可定責。

2、功能對標：國標引領，覆蓋檔案全生命周期

系統嚴格對標《數字檔案室建設要求》及《GB/T39784-2021 電子檔案管理系統通用功能要求》，功能設計科學、完備：

智能“收”：

支持在線接收OA文件、離線批量導入數據包（如工程圖紙掃描件、監測數據文件），內置格式合規性、病毒、完整性三重接收檢測，確保入口質量。傳統載體檔案（如老圖紙、報告）可快速掃描，OCR識別全文信息并精準掛接。

高效“整”：

提供直觀界面進行分類、保管期限劃定、智能組件、自動生成符合水利行業標準的檔號與編目。強大的元數據管理能力支持建立復雜的檔案關聯關系（如某課題的所有申報書、實驗記錄、報告、成果）。一鍵導出標準格式移交目錄或統計表格，告別手工整理的低效易錯。

安心“存”：

核心功能確保檔案長期可用：

格式護航：可將接收的多樣格式文件轉換為PDF/A等長期保存格式，解決因軟件淘汰導致文件無法打開的隱患。

備份無憂：實施 “3-2-1”備份策略（3份副本、2種介質、1份異地），結合定時備份與增量備份，并通過備份校驗機制確保恢復可靠性。建立嚴格的鑒定、銷毀、移交流程，管理歷史檔案直至生命終點。

介質管理：清晰記錄離線存儲介質（光盤、磁帶）的位置、狀態、壽命，到期自動預警。

精準“用”：

多維檢索：支持全文檢索、組合條件檢索（按全宗、項目、時間、關鍵詞等），秒級定位目標檔案。

在線瀏覽：無需下載專用軟件，直接在網頁中高清瀏覽、縮放、批注多種格式文件（CAD圖紙、Office文檔、圖片、PDF等）。

流程化借閱：在線提交申請，審批、授權、歸還、催還全程電子化，利用行為全程留痕。

知識增值：支持專題匯編、在線編研，設置檔案開放利用策略，收集利用反饋，變被動管理為主動服務。

科學“統”：

可按需定制統計規則（全宗、分類、年度、利用頻次、格式分布等），結果以可視化圖表呈現，支持導出打印或生成標準數據文件（Excel）。自定義報表功能讓業務部門輕松獲取所需管理洞察（如某類項目檔案利用率、庫房飽和度）。

精細“管”：

強大的后臺支撐全局：

權限矩陣：基于角色/用戶/部門以及密級的精細化權限控制，可精確到文件級。

流程引擎：靈活配置歸檔、借閱、鑒定等審批流程。

全面審計：詳盡的操作日志、訪問日志，保障系統透明運行。

多全宗適配：完美支持院內不同機構的獨立全宗管理需求。

庫房聯動：管理實體檔案的精確存放位置，為智能庫房打下基礎。 

3、互聯互通：打破信息孤島，提升辦公效率

單點登錄（SSO）：員工使用OA賬號即可無縫登錄檔案系統，消除重復登錄煩惱。

統一檢索入口：在OA界面即可發起對檔案系統的檢索，查找相關資料如同搜索OA郵件般便捷。

流程貫通：OA中發起的公文處理流程結束后，相關文件可自動觸發歸檔流程進入檔案系統，確保重要文件應收盡收。檔案借閱申請也可由OA流程發起并流轉審批。

4、實體守護：智能庫房“十防”全覆蓋

針對珍貴實體檔案，建設了領先的智能庫房管理系統：

“十防”監測網絡：集成部署各類傳感器，實時監測庫房內的溫濕度、漏水、煙感、門禁、紅外入侵、有害氣體（如二氧化碳、臭氧）、光照、灰塵、蟲害（智能驅蟲裝置） 等“十防”要素。

智能聯動控制：監測數據異常（如溫濕度超標）時，系統自動啟動恒溫恒濕空調、除濕機、空氣凈化設備等進行調節，并同步通過聲光、短信、平臺彈窗等多級方式報警，確保隱患第一時間處理。

環境可視化：庫房環境狀態通過管理平臺一圖總覽，歷史數據可查可分析，為檔案保護策略優化提供依據。

5、盤點智能化：RFID賦能，效率躍升

電子標簽身份：為每一卷/件實體檔案粘貼RFID電子標簽，賦予其唯一數字身份。

秒級盤點：工作人員持手持式RFID讀寫器進入庫房，無需拆卷、無需視線對準，邊走邊讀，短短15分鐘內即可完成以往需數人耗時數天的傳統人工盤點。

精準定位與報告：系統實時顯示盤點進度，盤點結束即刻生成包含在庫、缺失等詳細信息的統計報告，盤點準確率接近100%。

二、價值呈現：看得見的效益

廣東省水科院的智慧檔案實踐，已結出豐碩果實：

安全屏障堅不可摧：全棧信創構筑自主可控基座，專業級安全部署為敏感數據加上多重保險，滿足最高合規要求。

管理效率飛躍提升：全流程電子化、標準化操作（特別是RFID盤點），釋放大量人力；OA集成消除信息壁壘，員工查找利用檔案時間縮短70%以上。

檔案利用煥發新生：強大的檢索、在線瀏覽、知識管理功能，讓沉睡檔案變為“活資源”，有力支撐科研創新、項目審計和歷史研究。

實體檔案長治久安：智能十防系統實現7x24小時無人值守精準防護，大幅降低實體檔案損毀風險，延長其保存壽命。

管理決策有據可依：精準的統計數據為檔案資源配置、庫房規劃、服務優化提供科學依據。

啟示：智慧檔案管理的未來之路

廣東省水科院的成功實踐，為面臨類似挑戰的科研院所、設計單位、大型企事業單位提供了極具價值的參考：

信創是必由之路：在國家安全戰略背景下，關鍵業務的檔案管理系統實現全棧信創替代已非選擇題，而是關乎生存發展的必答題。早布局，早主動。

標準是建設之基：嚴格遵循國家及行業標準（特別是GB/T39784-2021）是系統功能完備性、流程合規性的根本保障，避免走彎路。

融合是效率之源：檔案系統與核心業務系統（如OA、項目管理）的深度集成，能打通信息流，最大化提升整體運營效率，消除“兩張皮”。

實體與數字并重：在推進電子檔案管理的同時，實體檔案的智能化、精細化、高安全防護（智能十防）同樣不可或缺，雙軌并行方能確保歷史資產完整傳承。

技術創新提效能：RFID等物聯網技術的應用，在盤點、定位等場景能帶來顛覆性的效率提升，值得在檔案體量大的單位重點投入。

總結

       廣東省水科院與會博通檔案管理系統信創版的攜手，不僅成功化解了自身海量綜合檔案的管理困境，更樹立了水利行業乃至更廣泛領域智慧檔案管理的標桿。

       它以安全可控的信創基座、對標國標的強大功能、無縫集成的協同生態、智能十防的實體守護、RFID賦能的效率革命，生動詮釋了新一代檔案管理系統的核心價值。

       對于任何致力于提升知識資產管理水平、保障信息資產安全、釋放數據核心價值、邁向高質量發展的組織而言，這無疑是一條值得借鑒與探索的智慧之路。智慧檔案管理，已成為驅動組織數字化轉型與核心競爭力的新引擎。