檔案管理系統在調研階段，如同建筑的“地基勘探”，直接影響系統功能設計的針對性、技術架構的適配性以及后續使用的效率與成本。那么，企業或機構在啟動檔案管理系統選型前，究竟需要從哪些維度開展調研？如何通過調研精準捕捉痛點、錨定需求？

一、企業檔案管理現狀

1、檔案類型與規模

明確檔案種類（如合同、財務憑證、技術圖紙、人事檔案、設備檔案等）及數量級（如年新增量、總存量），評估檔案載體（紙質、電子、混合）及存儲方式（文件柜、硬盤、云存儲）。

2、現有管理流程

梳理檔案從生成、收集、整理、歸檔到利用、銷毀的全流程，識別冗余環節。記錄各環節責任部門、操作規范及耗時（如紙質檔案檢索平均需30分鐘）。

3、組織架構與權限

明確檔案管理部門、協作部門（如法務、財務、研發）及角色分工，梳理現有權限體系（如按部門、職位、檔案敏感度分級），評估合規性。

二、檔案系統的功能需求與優先級

1、核心功能需求

①錄入與存儲：支持掃描儀、高拍儀導入，兼容PDF、Word、CAD等格式，是否需OCR文字識別？

②檢索與利用：需關鍵詞、模糊查詢、組合條件檢索，是否需支持全文檢索或智能推薦？

③版本控制：是否需記錄修改歷史、支持版本對比與恢復？

④安全管控：是否需操作日志審計、水印防截屏、離線文件加密？

⑤移動適配：是否需微信小程序或APP支持外勤人員現場上傳、查詢？

……

2、優先級排序

通過訪談與問卷，識別“必須滿足”（如合規性）、“期望滿足”（如提升效率）、“可選功能”（如知識圖譜）。

三、技術兼容性與集成

1、現有系統對接

評估需與檔案管理系統集成的系統（如ERP、OA、PLM、財務系統），明確數據交互方式（API、中間庫、文件導入）。

2、技術架構要求

①明確部署方式（本地化、云端、混合）、數據庫類型（MySQL、Oracle）、操作系統兼容性（Windows、Linux）。

②評估網絡環境（內網、外網、VPN訪問）及性能需求（如并發用戶數、響應時間）。

3、數據遷移方案

制定歷史檔案數字化遷移計劃（如掃描、OCR識別、元數據提?。?，評估遷移成本與風險。

四、合規性與安全要求

1、行業法規遵循

梳理檔案相關法規，如《檔案法》《數據安全法》，明確保留期限、銷毀流程等要求。

2、安全等級保護

①評估檔案敏感度（如商業機密、個人隱私），確定安全防護等級（如等保2.0三級）。

②明確數據加密、備份恢復、容災策略（如異地雙活、定期全量備份）。

3、審計與追溯

需記錄所有操作日志（如查詢、下載、修改），支持按時間、用戶、檔案類型篩選審計。

五、成本與應用預期

1、預算范圍

明確軟件授權費、實施費、培訓費、硬件投入（如服務器、掃描儀）、年維護費等。

2、應用預期

量化預期收益，如檢索效率提升節省的人力成本、合規風險降低避免的罰款。

六、調研方法與工具

1、訪談：與檔案管理員、部門負責人、IT人員深度溝通，挖掘隱性需求。

2、問卷：面向全員收集功能偏好、操作習慣等數據。

3、咨詢：聯系市面上的知名檔案管理系統廠商，通過功能演示、免費試用、方案資料來深入了解。