檔案是組織運行的“數字記憶”，也是企業經歷的重要憑證。無論是企業的合同、報表，學校的學籍、成績，還是機構的審批、會議記錄，檔案的完整收集都是后續管理、利用的基礎。以下為你介紹一些常見且有效的快速收集檔案的方法，同時結合檔案管理系統的特點說明其優勢。

一、傳統常規收集方法

1、人工主動收集

①適用場景：適用于檔案來源相對集中、數量較少的情況，如小型企業部門內部文件、學校班級學生檔案等。

②具體做法：安排專人負責，按照預先確定的檔案范圍和標準，到各個產生檔案的地點去收集。比如企業的行政部門人員定期到各個業務部門收取文件資料；學校班主任收集學生的成績單、獎懲記錄等檔案。

③缺點：效率較低，容易出現遺漏，且耗費大量人力和時間。

2、設立固定收集點

①適用場景：適用于人員流動較大、檔案產生較為分散的場所，如大型企業的辦公大樓、學校的教學樓等。

②具體做法：在合適的位置設置專門的檔案收集箱或收集點，并明確告知相關人員將需要歸檔的文件及時放入。例如，在企業的各部門辦公室設置檔案收集盒，員工將日常工作中的重要文件放入其中，由檔案管理人員定期統一收取。

③缺點：可能存在部分人員不及時投放檔案的情況，導致檔案收集不夠及時。

二、借助信息化手段的收集方法

1、電子郵件收集

①適用場景：適用于跨部門、跨地區且有大量電子文檔需要收集的情況，如企業總公司與分公司之間、企業與合作伙伴之間的文件傳遞。

②具體做法：要求相關人員將檔案以電子郵件的形式發送到指定的郵箱，檔案管理人員定期查看郵箱并下載整理。為了提高效率和規范性，可以制定統一的郵件主題和附件命名規則。

③缺點：郵件數量過多時，查找和管理特定檔案可能比較困難，且存在郵件丟失或誤刪的風險。

2、即時通訊工具收集

①適用場景：適用于團隊內部、項目組內成員之間快速共享和收集檔案，如軟件開發項目組、市場營銷團隊等。

②具體做法：利用微信、QQ、釘釘等即時通訊工具，創建專門的檔案收集群組，成員將檔案直接發送到群內或指定的成員。檔案管理人員可以及時接收和整理。

③缺點：聊天記錄較多時，檔案容易淹沒在大量的信息中，不利于后續的檢索和管理。

3、檔案系統靈活收集

①適用場景：適用于各類企事業單位、機關團體等，對檔案收集的全面性、規范性和效率有較高要求的場景。

②具體做法：檔案管理系統提供了全方位的靈活收集方式，支持多種渠道的檔案收集。它可以直接與企業的業務系統（如OA系統、ERP系統等）進行對接，自動獲取相關的業務數據和文件；也支持員工將紙質檔案掃描件、電子文檔等批量上傳到系統中。檔案系統還具備智能分類、自動編號等功能，能夠快速對收集到的檔案進行整理和歸檔。

③優點：大大提高了檔案收集的效率和準確性，實現了檔案的集中管理和共享，方便后續的檢索和利用。同時，系統還提供了完善的權限管理功能，確保檔案的安全性。

三、不同場景下的檔案收集策略

1、小型團隊：若檔案量少，優先用“固定收集點+云盤共享”快速歸集，輔以手動分類即可。

2、中型企業/機構：推薦“定期收集+即時通訊工具輔助”，結合檔案管理系統的基礎功能（如多渠道上傳、自動編號），平衡效率與成本。

3、大型組織/高要求場景：必須依賴檔案數字化系統（如會博通），通過業務系統對接、智能整理和全流程管控，實現海量檔案的“秒級收集”與規范管理。