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呼和浩特市完成黃河專題檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)！檔案專題匯編究竟如何做？
2022/8/31 0:00:00 來源：行業(yè)動(dòng)態(tài) 作者：小博
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據(jù)中國(guó)檔案報(bào)8月25日消息，近日，內(nèi)蒙古自治區(qū)呼和浩特市檔案館順利完成轄區(qū)內(nèi)黃河專題檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作。
此項(xiàng)工作歷時(shí)4個(gè)月，市檔案館經(jīng)過調(diào)查摸底、收集整理，共梳理匯總黃河專題檔案目錄557條。全文數(shù)據(jù)庫包括新中國(guó)成立前文書檔案4件，新中國(guó)成立后文書檔案542件、傳統(tǒng)照片5張、數(shù)碼照片4組71張、實(shí)物2件，共計(jì)624件。
什么是檔案專題？如何做好檔案專題？檔案專題匯編可以產(chǎn)生怎樣的價(jià)值？本期內(nèi)容，筆者跟大家分享檔案專題匯編相關(guān)干貨。
01什么是檔案專題匯編？
檔案專題匯編是指將不同時(shí)期集中反應(yīng)同一問題的一組若干文件經(jīng)過復(fù)印或掃描匯集而成的一種選編成冊(cè)的檔案編研的成果。檔案專題匯編解決了統(tǒng)一問題需要若干文件利用上的不便問題，有利于提高檔案利用效果。
02如何做好檔案專題匯編？
1）檔案專題匯編考驗(yàn)的是檔案工作人員的綜合能力
在執(zhí)行檔案專題匯編工作的過程中，檔案管理員需要對(duì)如何匯編、哪些問題需要匯編、何時(shí)匯編、匯編的利用率、利用效果等問題進(jìn)行統(tǒng)籌把控。在明確匯編必要性后，還必須結(jié)合發(fā)展需求進(jìn)行全面綜合考量，也就是說要具有前瞻性和全局性。
某學(xué)校針對(duì)學(xué)校發(fā)展需求，就相繼匯編了《三校合并文件匯編》、《行政管理文件匯編》、《學(xué)生管理文件匯編》、《生源地招生情況統(tǒng)計(jì)》、《校內(nèi)機(jī)制構(gòu)建與實(shí)施的文件摘要匯編》、《校企合作合同目錄匯編》、《校內(nèi)機(jī)構(gòu)改革文件摘要匯編》、《專業(yè)建設(shè)的文件匯編》、《學(xué)校60周年大事記匯編》。這些專題檔案匯編，可為各類評(píng)估提供有效的原始佐證材料，提高評(píng)估材料組的工作效率。
2）做好檔案專題匯編需要檔案人員具有預(yù)見性
在日常的檔案管理工作中，職能部門會(huì)定期將具有查考使用價(jià)值的各種文件材料經(jīng)過立卷歸檔移交到檔案館/數(shù)字檔案館進(jìn)行集中保管。為了避免利用時(shí)的慌亂，檔案管理人員要主動(dòng)篩選匯編材料、把能體現(xiàn)現(xiàn)實(shí)利用效果的重要文件、統(tǒng)一問題跨年度的重大文件材料等進(jìn)行復(fù)印或掃描備份。
把分散、跨年度的統(tǒng)一問題材料梳理、匯集、整理，使重要檔案由無序變?yōu)橛行颍煞稚⒆優(yōu)榧校杀粍?dòng)利用變?yōu)橹鲃?dòng)提供，進(jìn)一步提高了檔案服務(wù)教學(xué)的主動(dòng)性與針對(duì)性。
03專題檔案有怎樣的利用價(jià)值？
1）提供有效的決策依據(jù)
檔案準(zhǔn)提匯編總結(jié)、記錄著社會(huì)或機(jī)構(gòu)運(yùn)作的完整信息、動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，及時(shí)、準(zhǔn)確地為檔案需求者提供所需信息，提高檔案信息材料獲取的查全率。決策者可以從專題匯編里提煉出需要關(guān)注的點(diǎn)，并進(jìn)行客觀、深入剖析，并有針對(duì)性提出對(duì)策和建議。
2）可為工作開展提供指引
檔案專題匯編作為檔案工作的篩選和提煉，可為各項(xiàng)工作的開展提供方向指引。對(duì)于各項(xiàng)檢查，專家組成員可以根據(jù)匯編材料對(duì)企事業(yè)單位的工作進(jìn)行直觀、完整、清晰地了解。企事業(yè)單位的各階段取得的進(jìn)展也能全面地體現(xiàn)和有效地佐證。
3）提供連續(xù)的制度化管理
檔案專題匯編是檔案管理成果和貢獻(xiàn)的凝聚，有利于、形成統(tǒng)一的、系統(tǒng)的體系，可推動(dòng)制度化管理朝承前啟后的良性方向發(fā)展。對(duì)于企事業(yè)單位而言，通過專題匯編，企業(yè)成員能夠?qū)ψ陨砉ぷ饔斜容^清晰的認(rèn)識(shí)，能夠從統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)中明確努力的方向。
檔案專題匯編解決了同一問題需要查閱若干文件利用上存在的模糊問題、查全率不確定等問題，確保了檔案利用的完整性、及時(shí)性和有效性，提高了檔案利用效果。
會(huì)博通為提高檔案匯編效率，也為用戶提供了一系列的功能，比如我們最常提到的關(guān)聯(lián)文檔。使用關(guān)聯(lián)文檔功能，您可以在任何一個(gè)文檔下添加與之關(guān)聯(lián)的文檔，形成一個(gè)文檔組。文檔組建好之后，只要你搜索其中任何一個(gè)文檔，與之相關(guān)聯(lián)的文檔也會(huì)以相關(guān)的形式進(jìn)行展現(xiàn)。文件、檔案以這樣一種相互關(guān)聯(lián)的方式展現(xiàn)，可以極大地提高我們利用檔案的效率。
專題化是檔案管理、知識(shí)管理很重要的一個(gè)內(nèi)容。隨著內(nèi)蒙古自治區(qū)呼和浩特市檔案館轄區(qū)內(nèi)黃河專題檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作的完成，越來越多的專題檔案也會(huì)并且正在根據(jù)社會(huì)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求而建立，檔案助力社會(huì)發(fā)展的進(jìn)程正在加速。會(huì)博通也處于這場(chǎng)加速戰(zhàn)中，我們將站好檔案軟件服務(wù)商生態(tài)位，推動(dòng)社會(huì)向更遼闊、專精的運(yùn)轉(zhuǎn)模式進(jìn)階。
參考資料：《淺談檔案專題匯編及利用效果》
此項(xiàng)工作歷時(shí)4個(gè)月，市檔案館經(jīng)過調(diào)查摸底、收集整理，共梳理匯總黃河專題檔案目錄557條。全文數(shù)據(jù)庫包括新中國(guó)成立前文書檔案4件，新中國(guó)成立后文書檔案542件、傳統(tǒng)照片5張、數(shù)碼照片4組71張、實(shí)物2件，共計(jì)624件。
什么是檔案專題？如何做好檔案專題？檔案專題匯編可以產(chǎn)生怎樣的價(jià)值？本期內(nèi)容，筆者跟大家分享檔案專題匯編相關(guān)干貨。
01什么是檔案專題匯編？
檔案專題匯編是指將不同時(shí)期集中反應(yīng)同一問題的一組若干文件經(jīng)過復(fù)印或掃描匯集而成的一種選編成冊(cè)的檔案編研的成果。檔案專題匯編解決了統(tǒng)一問題需要若干文件利用上的不便問題，有利于提高檔案利用效果。
02如何做好檔案專題匯編？
1）檔案專題匯編考驗(yàn)的是檔案工作人員的綜合能力
在執(zhí)行檔案專題匯編工作的過程中，檔案管理員需要對(duì)如何匯編、哪些問題需要匯編、何時(shí)匯編、匯編的利用率、利用效果等問題進(jìn)行統(tǒng)籌把控。在明確匯編必要性后，還必須結(jié)合發(fā)展需求進(jìn)行全面綜合考量，也就是說要具有前瞻性和全局性。
某學(xué)校針對(duì)學(xué)校發(fā)展需求，就相繼匯編了《三校合并文件匯編》、《行政管理文件匯編》、《學(xué)生管理文件匯編》、《生源地招生情況統(tǒng)計(jì)》、《校內(nèi)機(jī)制構(gòu)建與實(shí)施的文件摘要匯編》、《校企合作合同目錄匯編》、《校內(nèi)機(jī)構(gòu)改革文件摘要匯編》、《專業(yè)建設(shè)的文件匯編》、《學(xué)校60周年大事記匯編》。這些專題檔案匯編，可為各類評(píng)估提供有效的原始佐證材料，提高評(píng)估材料組的工作效率。
2）做好檔案專題匯編需要檔案人員具有預(yù)見性
在日常的檔案管理工作中，職能部門會(huì)定期將具有查考使用價(jià)值的各種文件材料經(jīng)過立卷歸檔移交到檔案館/數(shù)字檔案館進(jìn)行集中保管。為了避免利用時(shí)的慌亂，檔案管理人員要主動(dòng)篩選匯編材料、把能體現(xiàn)現(xiàn)實(shí)利用效果的重要文件、統(tǒng)一問題跨年度的重大文件材料等進(jìn)行復(fù)印或掃描備份。
把分散、跨年度的統(tǒng)一問題材料梳理、匯集、整理，使重要檔案由無序變?yōu)橛行颍煞稚⒆優(yōu)榧校杀粍?dòng)利用變?yōu)橹鲃?dòng)提供，進(jìn)一步提高了檔案服務(wù)教學(xué)的主動(dòng)性與針對(duì)性。
03專題檔案有怎樣的利用價(jià)值？
1）提供有效的決策依據(jù)
檔案準(zhǔn)提匯編總結(jié)、記錄著社會(huì)或機(jī)構(gòu)運(yùn)作的完整信息、動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，及時(shí)、準(zhǔn)確地為檔案需求者提供所需信息，提高檔案信息材料獲取的查全率。決策者可以從專題匯編里提煉出需要關(guān)注的點(diǎn)，并進(jìn)行客觀、深入剖析，并有針對(duì)性提出對(duì)策和建議。
2）可為工作開展提供指引
檔案專題匯編作為檔案工作的篩選和提煉，可為各項(xiàng)工作的開展提供方向指引。對(duì)于各項(xiàng)檢查，專家組成員可以根據(jù)匯編材料對(duì)企事業(yè)單位的工作進(jìn)行直觀、完整、清晰地了解。企事業(yè)單位的各階段取得的進(jìn)展也能全面地體現(xiàn)和有效地佐證。
3）提供連續(xù)的制度化管理
檔案專題匯編是檔案管理成果和貢獻(xiàn)的凝聚，有利于、形成統(tǒng)一的、系統(tǒng)的體系，可推動(dòng)制度化管理朝承前啟后的良性方向發(fā)展。對(duì)于企事業(yè)單位而言，通過專題匯編，企業(yè)成員能夠?qū)ψ陨砉ぷ饔斜容^清晰的認(rèn)識(shí)，能夠從統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)中明確努力的方向。
檔案專題匯編解決了同一問題需要查閱若干文件利用上存在的模糊問題、查全率不確定等問題，確保了檔案利用的完整性、及時(shí)性和有效性，提高了檔案利用效果。
會(huì)博通為提高檔案匯編效率，也為用戶提供了一系列的功能，比如我們最常提到的關(guān)聯(lián)文檔。使用關(guān)聯(lián)文檔功能，您可以在任何一個(gè)文檔下添加與之關(guān)聯(lián)的文檔，形成一個(gè)文檔組。文檔組建好之后，只要你搜索其中任何一個(gè)文檔，與之相關(guān)聯(lián)的文檔也會(huì)以相關(guān)的形式進(jìn)行展現(xiàn)。文件、檔案以這樣一種相互關(guān)聯(lián)的方式展現(xiàn)，可以極大地提高我們利用檔案的效率。
專題化是檔案管理、知識(shí)管理很重要的一個(gè)內(nèi)容。隨著內(nèi)蒙古自治區(qū)呼和浩特市檔案館轄區(qū)內(nèi)黃河專題檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作的完成，越來越多的專題檔案也會(huì)并且正在根據(jù)社會(huì)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求而建立，檔案助力社會(huì)發(fā)展的進(jìn)程正在加速。會(huì)博通也處于這場(chǎng)加速戰(zhàn)中，我們將站好檔案軟件服務(wù)商生態(tài)位，推動(dòng)社會(huì)向更遼闊、專精的運(yùn)轉(zhuǎn)模式進(jìn)階。
參考資料：《淺談檔案專題匯編及利用效果》
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