會博通檔案規范化管理系統：“數字+安全+開放”三位一體管控

2022/1/4 0:00:00 來源：行業動態作者：小博瀏覽量： 479

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對企業、國家機關而言，檔案管理工作的質量、效率，關乎整個機關和企業的工作質量。因此，為了實現檔案規范化管理，必須認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》、黨和國家及各系統（行業）有關檔案工作的法規和規章，認真履行本單位各項檔案管理規章制度。

1.為什么要進行檔案規范化管理？

2019年12月16日，國家檔案局在《關于發布〈紙質檔案數字復制件光學字符識別（OCR）工作規范〉等9項行業標準的通知》中，發布了國家檔案局檔案行業標準，對檔案規范化管理做出了非常明確的要求。

檔案規范化管理系統，檔案管理軟件、辦公自動化系統

最近幾年，國家檔案局也相繼出臺了適配不同行業的檔案管理標準，同時對錄音、錄像，網站、網頁，檔案庫房，檔案分類指標指引等細分事項，也進行了全面詳實的規定。切實做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質量，使之達到標準化、規范化的要求，成為現代化組織管理的必經之路。

檔案規范化管理系統，檔案管理軟件、辦公自動化系統

2.做好檔案規范化管理，可以從那幾個方面著手？

最新頒布的《中華人民共和國檔案法》，對檔案機構及其職責、檔案的管理，檔案的利用和發布，檔案信息化建設、監督審查、法律責任都做了明確規定。如果要做好檔案的規范化管理，你可以從以下幾個方面入手：

1）檔案信息化建設

《中華人民共和國檔案管理法》第三十五條提出：各級人民政府應當將檔案信息化納入信息化發展規劃，保障電子檔案、傳統載體檔案數字化成果等檔案數字資源的安全保存和有效利用。

檔案信息化指的是應用信息技術，對檔案信息資源進行數字化管理，形成紙質檔案和電子檔案并存共用的管理機制，同時，建立科學的檢索方式，實現檔案工作信息化處理，使“死“的檔案，變成“活”的信息，切實強化管理效果。

2）檔案安全管理

《中華人民共和國檔案管理法》第五條提出：一切國家機關、武裝力量、政黨、團體、企業事業單位和公民都有保護檔案的義務，享有依法利用檔案的權利。

檔案安全管理主要涉及兩部分，其一是紙質檔案安全管理；其二是電子檔案安全管理。對于紙質檔案的安全管理，《中華人民共和國檔案管理法》第十九條中，也明確提到：檔案館以及機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案機構應當按照國家有關規定配置適宜檔案保存的庫房和必要的設施、設備，確保檔案的安全。目前，比較成熟的庫房安全管控方式是，通過溫濕度監測模塊，信息化檢測庫房實時數據變化，根據國家提供的溫濕度標準，進行智能化調控；而對于電子檔案的安全管理，則可通過采用具有安全保障措施的檔案管理軟件來實現。要確保檔案管理軟件的安全程度，可以從登錄安全、利用安全、存儲安全、痕跡可尋四個維度考慮。

3）與第三方業務系統銜接

《中華人民共和國檔案管理法》第三十六條提出：機關、團體、企業事業單位和其他組織應當積極推進電子檔案管理信息系統建設，與辦公自動化系統、業務系統等相互銜接。

檔案文件的存、借、還、查，貫穿組織工作的全鏈條，這要求檔案管理系統必須與第三方業務系統相互銜接。銜接主要體現在兩方面，第一是實現檔案管理軟件與第三方業務系統的單點登錄，不論實在第三方應用中，還是在檔案管理軟件中，都能夠隨時隨地免賬號、密碼互相鏈接；第二是通過第三方應用處理的檔案信息，可以自動歸檔到檔案管理系統當中。

當你不使用OA的時候，會博通就是文檔功能豐富的辦公自動化系統；當你使用OA的時候，會博通就是與辦公系統聯系緊密的文檔內容管理系統，如果你已有文檔內容管理系統，會博通就是符合國家規范和行業需求的綜合檔案管理系統。

始于1988，會博通專注檔案管理領域，已與數萬家企業達成項目合作，應用領域覆蓋10大國民經濟行業，對于各類檔案的科學分類、信息化協作、安全管理、庫房管理等檔案規范化管理有著非常豐富的實施經驗。