新修訂的《中華人民共和國檔案法》2021年1月1日已經開始實施，提高檔案信息化建設的水平，是此次檔案法修訂的重要目標。由于檔案管理是一項政策性、機密性、專業性較強的工作，采用的檔案管理系統除了檔案的錄入、查閱、交換、利用等常規功能，還應當充分發揮檔案管理信息化建設的統籌管理、自動化、智能化的優勢，幫助檔案管理機構大幅度提升檔案處理的效率，最大化地發揮檔案利用的效能。

智能化的檔案管理系統應具備哪些突出特點？

智能化檔案管理系統可以充分發揮計算機和網絡通信的自動化、智能化的特征，在各種需要大量重復手工處理的錄入、歸檔等環節能夠大幅度提高工作效率，減少乃至于避免人工因素產生的誤差。對于檔案管理的專業性規范化的要求，可以通過軟件系統嚴格的權限設置、檔案借閱手續、流程管控等方法保障檔案和信息的安全。還可以借助各類智能外設提高實體檔案的自動化管理，降低人員配置和專業化素質不足等因素對檔案的規范化管理產生的可能影響。

智能化可以極大提高檔案錄入的效率

檔案庫主要管理包括紙質檔案在內的實體檔案材料，這些原始材料經過紙質檔案的電子化加以電子文件形式保存，才能借助檔案管理系統進行在線查詢和借閱。借助掃描儀、高拍儀等輸入設備實現大批量采集圖片和文件資料，可以極大地提高數據錄入的速度和準確性。

此外，通過的專用接口，會博通檔案管理系統能夠跨系統采集多個來源的文檔信息，與辦公自動化（OA）、ERP、財務等軟件系統無縫集成，實現多來源信息的采集和自動歸檔。而對于大批量的電子文檔數據，則可以利用Excel表格批量導入電子文檔和元數據，并依據設定的條件進行自動歸檔。

借助AI識別轉化格式文檔，利用大數據技術進行全文搜索

會博通檔案管理系統提供了多種模板可以對各類證件進行識別，包括不同發票格式的識別，各銀行回單的識別，以及條形碼、二維碼的識別。還可以對公文、合同、委托書等格式文檔進行識別，將整頁的圖形文字轉化為信息容量更大的文本信息。

按照大數據存儲和利用的思路，用戶可以對系統內管理的所有知識內容實行標簽化管理，自定義文檔內容的屬性標簽，以便于知識內容的快捷查找。對于所有經過OCR文本識別轉化過的文本文檔信息，可以通過強大的全文搜索功能對知識庫進行關鍵詞全文搜索，以得到更為全面而精確的搜索結果。

智能化能讓檔案管理更規范，更便捷

利用會博通檔案管理系統自帶的常規流程模板和用戶自定義的流程模板，文檔可以與業務流程協同流轉，在實現協同工作和文件修改、審批的辦公流程的同時，文檔本身也將形成最終的版本并歸檔入庫。

會博通檔案管理系統能夠連接外設對檔案借閱人員的身份證進行識別，快速校驗用戶信息，判斷該用戶是否具備借閱權限，令檔案借還的過程非常快捷簡便。

此外，會博通的檔案庫房管理可根據庫房規模和檔案密集架的實際布局情況配置虛擬庫房，全面支持分區、列、組、排、層管理。用戶既可以在虛擬庫房中查看對應位置的電子檔案，也可以在查看電子檔案信息的時候，獲取到對應實體檔案的存放位置。

借助軟硬件技術確保檔案安全