一紙檔案的旅程，從塞滿灰塵的鐵柜到指尖輕點的云端，背后是一場席卷全球的檔案管理革命。

從2023年開始，南京天加環境科技有限公司的銷售團隊，不再需要為了獲取資質證照、技術方案、價格文件等而在各部門之間奔波了，通過會博通系統，只要輸入關鍵詞，即可獲取相關文檔，快速響應客戶需求，公司銷售效率明顯提升。

而遠在海南的科瀾科技，借還登記時間從小時級縮短至分鐘級——“就像從綠皮火車換乘了高鐵。”

摘要

本文探討檔案管理數字化轉型的必然趨勢，并以會博通綜合檔案管理系統為核心案例，分析其全生命周期管理、安全合規設計、AI融合應用等技術架構。結合制造業、機關單位等場景實踐，提出企業實施路徑與未來發展方向。

關鍵詞：檔案數字化、全生命周期管理、會博通系統、知識資產管理、信創適配

01 傳統檔案管理的痛點與數字化轉型的必然性

物理檔案的存儲與檢索曾是企業的沉重負擔：紙張占用空間、查找耗時、易損毀丟失。南京天加在系統上線前，銷售部門調取一份歷史合同需平均2小時，且常因版本混亂引發糾紛。更嚴峻的是安全與合規風險——手工登記易篡改、權限失控導致敏感信息泄露，而《檔案法》等法規要求檔案操作全程可追溯。

數字化不僅是效率問題，更是企業知識資產戰略的核心。

據會博通用戶報告顯示，引入數字化系統的企業：

檔案利用效率明顯提升

庫房空間成本降低

合規審計通過率幾近100%

檔案管理正從“保管型”向“價值挖掘型”躍遷。

02 全生命周期管理：會博通如何重構檔案“從生到死”

會博通的核心突破在于覆蓋檔案完整生命周期的閉環管理，實現實體與數字檔案的統一治理。

（1）智能采集：從紙張到數據的起點

雙軌制數字化：通過集成愛普生高速掃描儀（速度達數十頁/分鐘），紙質檔案自動轉為雙層PDF，并支持OCR識別提取文本

全域采集：無縫對接OA、ERP、釘釘等系統，合同審批通過即自動歸檔至預設分類

（2）整理與歸檔：告別人工混亂

AI輔助分類歸檔：自動識別檔案類型（如合同/人事/圖紙），匹配預設的“十大類”干部檔案標準或企業自定義分類，按預定規則自動歸檔

四性檢測：在歸檔環節驗證檔案的真實性、完整性、可用性、安全性，杜絕無效存儲

（3）安全存儲與權限控制

細粒度權限：可按分類框架、甚至是具體文件授權，也可針對組織、職務授權，還可區分密級，或禁止下載傳播（防擴散水印技術）

國產化適配：支持麒麟系統+達夢數據庫，滿足黨政機關和國企的信創要求

（4）利用與銷毀：讓檔案“活起來”

多端秒級檢索：支持手機掃碼、全文關鍵詞、模糊查詢，海南科瀾的借閱流程從2小時縮至5分鐘

智能銷毀預警：對到期檔案自動提醒，記錄銷毀全過程審計日志

03 技術架構：All-in-One模式與安全體系的突破

會博通采用“一個平臺、多維擴展”的架構，突破傳統系統集成度低的局限：

（1）All-in-One生態

三級靈活定位：

無OA企業：替代基礎辦公自動化

已有OA：作為文檔內容管理中樞

專業檔案場景：符合國標的綜合管理系統

模塊化擴展：OCR識別、電子印章、智能密集架接口即插即用

（2）多層安全防護網

（3）檢索技術：從找到“懂”

語義分析：搜索“員工離職證明”可關聯“解除勞動合同協議”

權限聯動：檢索結果自動過濾無權限內容，避免越權訪問

04 應用場景：從痛點解決到業務賦能

場景1：制造業知識資產復用

日立電梯引入會博通后，工藝圖紙版本統一管理，設計部門調用歷史方案時間減少，新產品研發周期縮短。

癥結：圖紙散落、版本混亂

方案：

產品檔案庫按“項目-型號-版本”樹狀存儲

借閱關聯BOM編號，自動推送關聯文檔

場景2：黨政機關合規管控

廣東省水科院通過信創版會博通，實現干部檔案“十大類”標準化管理，上級審查通過率100%。

關鍵功能：

檔案操作留痕可追溯

敏感信息閱后自動歸檔

場景3：跨區域集團協同

佛山投控的致遠OA集團版以及主要業務系統的文檔數據與檔案云同步，歸檔幾乎實時化，利用效率也明顯提升，順利通過國家級數字檔案室驗收。

05 未來趨勢：AI融合與生態開放

檔案數字化正邁向數據資產化和決策智能化：

AI助手深度集成：如會博通2023年推出的機器人“龜仔”，實現掃描、分類、風險預警全自動化

防篡改存證應用：采用文檔哈希值存證，確保司法級可信度

關聯文檔構建：關聯操作者-項目文檔-客戶合同，獲取決策依據（如：投標時關聯歷史案例）

06 企業實施路徑建議

步驟1：診斷現狀

盤點檔案類型與量級（如：紙質/電子比例、年增量）

識別核心痛點（檢索慢？權限亂？合規風險？）

步驟2：漸進式部署

第一階段：基礎數字化  

目標：紙質檔案電子化+集中存儲  

工具：會博通+高速掃描儀（推薦愛普生機器人）  

第二階段：流程規范化  

目標：借還流程線上化+權限分級  

工具：移動端審批+水印控制  

第三階段：知識資產化  

目標：數據分析輔助決策  

工具：OCR全文檢索+利用統計報表  

步驟3：持續運維

定期權限審計（建議每季度）

利用統計報表優化分類規則（如高頻文檔提升權限）

哈師大通過會博通管理10萬師生檔案后，學籍辦理時間從3天降至2小時——證明數字化不僅是工具升級，更是組織能力的進化。

檔案管理的未來，屬于那些將沉默的紙張轉化為流動數據的企業。

會博通等系統正成為企業知識資產的“中樞神經”，而最終目標，是讓每一份檔案從“歷史的塵埃”變成“決策的燃料”。