摘要：

2023年，南京天加環境科技有限公司攜手會博通綜合檔案管理系統，成功實現10大類綜合檔案的數字化集中管理與紙質檔案智能分布式存儲。依托強大IT團隊與會博通開放API，天加自主集成單點登錄、文檔移交等關鍵功能，高效解決了檔號自動編排、用戶同步等難題。數萬卷檔案實現權限化共享，不僅大幅提升管理效率，更“意外”賦能無紙化體系文件分發、銷售資料敏捷獲取、價格信息精準追溯等核心業務場景，顯著優化運營流程，強化企業知識資產傳承與利用效率。

關鍵詞： 南京天加環境科技、檔案管理數字化、會博通系統、無紙化辦公、知識管理、分布式存儲、API集成、檔案權限共享、價格追溯、企業效率提升、知識傳承

在信息爆炸的時代，如何讓沉睡于庫房的企業檔案“活”起來，轉化為驅動業務發展的智慧資產？

南京天加環境科技有限公司（以下簡稱“天加”）以2023年引入會博通綜合檔案管理系統為契機，交出了一份兼具創新深度與實用廣度的數字化答卷。

一、痛點：從分散到集中，從沉睡到激活

作為行業領先的環境科技企業，天加擁有海量且類型復雜的檔案資源，包括技術文檔、資質文件、項目方案、體系文件、價格信息等。傳統的紙質檔案管理模式面臨存儲分散、檢索困難、利用效率低、安全管控難等痛點，尤其難以支撐跨部門、跨地域的快速協作需求。檔案的價值，亟待釋放。 

二、破局：會博通構建數字化新基座

天加選擇會博通檔案管理系統作為檔案數字化轉型的核心引擎，構建起一套高效、智能的管理體系：

1.智慧存儲架構： 實現10大類綜合檔案的數字化集中管理，構建統一知識庫；同時尊重實體特性，對紙質檔案采用科學的分布式存儲策略，分別保存在集團總部、各業務部門及分支機構，兼顧利用便捷性與物理管理效率。

2.技術深度融合： 依托自身強大的IT團隊，天加充分利用會博通開放的API接口，自主開發關鍵集成功能：

單點登錄(SSO)： 消除信息孤島，員工通過統一入口無縫訪問檔案系統，體驗流暢。

業務系統文檔自動移交： 打通各業務系統與檔案庫的“任督二脈”，實現文檔的自動歸集，確保檔案來源完整、及時入庫。

3.高效運維保障： 在會博通工程師的緊密協作下，成功攻克了檔號按預設規則自動生成、域名無縫轉發、用戶信息實時同步、FTP存儲服務器優化配置等關鍵技術節點，為系統穩定高效運行掃清障礙。

三、成效：檔案賦能，價值倍增

如今，天加數萬卷綜合檔案已實現依權限向全員開放。員工可隨時隨地按需檢索利用，徹底告別了“跑斷腿、翻箱倒柜”的歷史，檔案利用率和滿意度顯著提升。

“意外”之喜：檔案管理溢出價值凸顯

更令人驚喜的是，檔案數字化管理的效益，遠超傳統檔案管理范疇，深刻滲透到企業核心運營流程，帶來三項關鍵“意外”成就：

1.體系文件分發革命： 徹底實現無紙化分發。新版質量、環境、安全管理體系文件一經發布，全國乃至全球的分支機構均可依權限即時在線獲取最新版本，確保執行標準統一、高效，顯著降低管理成本與差錯率。

2.銷售戰力提速器： 銷售人員告別“跨部門求資料”的窘境。關鍵的售前支持資料——企業資質、技術白皮書、解決方案、成功案例，乃至精細化的產品價格信息，均可通過系統依權限精準查詢、一鍵獲取。銷售響應客戶需求的速度與專業性獲得質的飛躍。

3.價格管理透明化與可追溯： 徹底改變了過去依賴郵件層層轉發、版本易混亂、歷史難追溯的價格分發模式?，F在，相關人員可依權限實時獲取最新定價。當價格發生變動，系統不僅提供最新信息，更能清晰完整地追溯歷史價格記錄，為市場分析、成本核算、商務決策提供了堅實的數據支撐和審計依據。  

四、基石：雙優團隊鑄就成功

天加檔案數字化項目的卓越成效，離不開兩大核心基石：

一支專業、敬業的檔案管理團隊，深刻理解業務需求并主導價值落地；

一支技術過硬、響應迅速的IT運維團隊，保障系統高效穩定運行并與企業IT生態深度集成。正是這“雙優”團隊的緊密協作，與會博通強大靈活的檔案管理平臺形成合力，共同確保了數字化成果最大化服務于天加的企業運營。

五、結論：從記憶庫到智慧引擎

南京天加的實踐生動證明，檔案管理數字化絕非簡單的庫房搬家或掃描入庫，而是企業知識資產的一次戰略性升級。

通過與會博通的深度合作，天加不僅實現了檔案本身的規范、高效、安全管理，更解鎖了檔案數據賦能業務流程、驅動效率變革、保障知識傳承的巨大潛能。

檔案系統，已從天加歷史的“記憶庫”，躍升為支撐當下高效運營、啟迪未來創新的“智慧引擎”。這不僅是檔案管理的成功，更是企業數字化轉型進程中，知識價值深度挖掘的典范。

會博通亦深感榮幸，其系統能為天加這樣的行業翹楚守護知識記憶、促進智慧傳承貢獻堅實力量。

未來，檔案作為企業核心數據資產的價值，必將在更多如天加般的遠見卓識者手中，持續釋放璀璨光芒。