前陣子，小博看完了一部國(guó)安題材反諜劇，在緊湊劇情中看國(guó)安人員與間諜組織斗智斗勇，深感國(guó)家安全來(lái)之不易，更震撼于國(guó)家安全背后，是無(wú)數(shù)“隱形守護(hù)者”們?cè)谪?fù)隅前行、默默守護(hù)。

安全無(wú)小事，一方安穩(wěn)往往是多方通力協(xié)作的結(jié)果。對(duì)于企業(yè)組織的檔案信息安全亦是如此。

在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)，也有這樣的“隱形守護(hù)者”，以無(wú)形的大手規(guī)范用戶的各項(xiàng)行為、限制不合規(guī)行為，守護(hù)檔案數(shù)據(jù)安全——Ta就是權(quán)限體系。

權(quán)限體系是如何發(fā)揮內(nèi)控作用的？如何防止機(jī)密信息內(nèi)泄？——要回答這些問(wèn)題，我們不妨根據(jù)“誰(shuí)（who），對(duì)什么檔案信息（what），進(jìn)行什么操作（how）”這一思路去梳理。

接下來(lái)，我們就以會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)為例，看看權(quán)限體系這個(gè)“隱形守護(hù)者”是如何多層次、多維度把控檔案信息安全的。

01 解決“誰(shuí)”的問(wèn)題——為不同角色（職能）授權(quán)

不同職能、不同級(jí)別的成員，如何區(qū)分授權(quán)？是整體授權(quán)，還是單獨(dú)一個(gè)人一個(gè)人授權(quán)？

這里我們引入“角色”這一概念，它基于權(quán)限管理常用到的RBAC（Role-Based Access Control基于角色的訪問(wèn)控制）模型。在會(huì)博通系統(tǒng)中，角色也可以理解為崗位，它與對(duì)應(yīng)權(quán)限關(guān)聯(lián)；當(dāng)用戶成為某角色后，即自動(dòng)擁有了該角色下的權(quán)限，方便批量或快速授權(quán)。

在授予權(quán)限角色時(shí)，建議根據(jù)實(shí)際職權(quán)進(jìn)行匹配。比如，業(yè)務(wù)檔案的借閱、歸還等需由業(yè)務(wù)主管張三審批，那么可將“業(yè)務(wù)管理員”（具業(yè)務(wù)管理權(quán)）角色授予主管張三。

不同規(guī)模、不同類(lèi)型的企業(yè)組織，所適合的權(quán)限角色構(gòu)成亦有不同。比較方便的是，在會(huì)博通系統(tǒng)內(nèi)，除了預(yù)設(shè)的權(quán)限角色，還可根據(jù)需要自行設(shè)計(jì)權(quán)限角色，為角色命名、授權(quán)，比如將主管張三的權(quán)限角色名改為“業(yè)務(wù)主管”，使其與實(shí)際職位一致。

此外，雖應(yīng)用到角色這一介質(zhì)，但授權(quán)對(duì)象并不拘束于此。在會(huì)博通系統(tǒng)內(nèi)，亦可直接給指定人員、部門(mén)或整個(gè)公司授權(quán)，可根據(jù)管理需求靈活設(shè)置。

02解決“什么信息”的問(wèn)題——授權(quán)范圍靈活設(shè)置

要發(fā)揮好權(quán)限的內(nèi)控作用，授權(quán)范圍的選擇必須準(zhǔn)確到位。

比如說(shuō)，張三負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案的審批，但不負(fù)責(zé)其他類(lèi)型檔案的審批，授權(quán)范圍就須對(duì)應(yīng)檔案管理架構(gòu)中業(yè)務(wù)檔案這一分類(lèi)，管理權(quán)限須與管理范圍相對(duì)應(yīng)。

權(quán)限范圍不準(zhǔn)確，權(quán)限就無(wú)法明確、有針對(duì)性地進(jìn)行控制。試想一下，負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案審批的張三，還收到了會(huì)計(jì)檔案、文書(shū)檔案的審批申請(qǐng)？這極易造成管理混亂，帶來(lái)巨大風(fēng)險(xiǎn)。

在會(huì)博通系統(tǒng)內(nèi)，授權(quán)范圍非常靈活，既可針對(duì)各級(jí)分類(lèi)授權(quán)，也可針對(duì)具體文件授權(quán)。企業(yè)組織可結(jié)合自身檔案管理架構(gòu)與工作需求進(jìn)行設(shè)置。

此外，對(duì)于如經(jīng)營(yíng)報(bào)表、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等機(jī)密信息，如何通過(guò)訪問(wèn)權(quán)限進(jìn)行管控，防止外泄？會(huì)博通還有利器——密級(jí)。

會(huì)博通系統(tǒng)內(nèi)的每個(gè)文件、每條信息都可設(shè)定密級(jí)，密級(jí)又與權(quán)限角色或具體用戶關(guān)聯(lián)。比如，業(yè)務(wù)管理員這一角色可訪問(wèn)的最高密級(jí)是“機(jī)密級(jí)”，那張三即可訪問(wèn)“機(jī)密級(jí)”及以下密級(jí)，無(wú)權(quán)限訪問(wèn)在該密級(jí)之上的文件。

密級(jí)與權(quán)限交叉，構(gòu)建了一張嚴(yán)密的信息安全防護(hù)網(wǎng)，更穩(wěn)固守護(hù)檔案信息安全。

03解決“什么操作”的問(wèn)題——細(xì)化把控權(quán)限行為

不同用戶應(yīng)用檔案系統(tǒng)的需求不一樣，有的需查閱檔案，有的需修改文件……如何整體把控操作行為，防止“越界”操作？

通過(guò)設(shè)定權(quán)限行為，可規(guī)范用戶在與職能相匹配的“指定動(dòng)作”內(nèi)進(jìn)行操作。以會(huì)博通系統(tǒng)提供的17種基本權(quán)限為例，包括了類(lèi)型管理、業(yè)務(wù)管理、刪除、修改、創(chuàng)建、下載、閱讀等等，涵蓋了應(yīng)用系統(tǒng)時(shí)的多種工作場(chǎng)景。

值得留意的是，某些權(quán)限提供了多種選擇，比如“刪除”分為“刪除”、“刪除（自己創(chuàng)建的）”兩種，對(duì)應(yīng)了更細(xì)化的工作場(chǎng)景。比如，在檔案錄入時(shí)，可為錄入人員授予“刪除（自己創(chuàng)建的）”權(quán)限，那么他僅可刪除自己創(chuàng)建的，無(wú)法刪除他人創(chuàng)建的文件，避免誤刪等風(fēng)險(xiǎn)。

再如“閱讀”權(quán)限，區(qū)分為“閱讀”、“閱讀條目”、“閱讀（自己創(chuàng)建的）”等五種。例如在跨部門(mén)協(xié)作中，可為非本部門(mén)成員授予“閱讀條目”權(quán)限，使其僅可查看對(duì)應(yīng)檔案條目；當(dāng)工作需要查閱時(shí)，可通過(guò)流程發(fā)起申請(qǐng)，依審批授權(quán)在規(guī)定期限內(nèi)查閱。

如此一來(lái)，確保不同用戶的操作行為符合實(shí)際工作需要，無(wú)權(quán)限用戶無(wú)法接觸對(duì)應(yīng)信息或進(jìn)行相關(guān)操作，避免信息外泄、損壞等風(fēng)險(xiǎn)。

企業(yè)組織需要什么樣的角色、該角色具備哪些權(quán)限、可訪問(wèn)密級(jí)是什么，通過(guò)權(quán)限設(shè)定，可按需自由打造，進(jìn)行精細(xì)把控。各分類(lèi)內(nèi)，哪些角色具備什么權(quán)限，管理員亦可通過(guò)分級(jí)授權(quán)清單清楚了解，及時(shí)調(diào)整，確保職權(quán)清晰對(duì)應(yīng)。

04寫(xiě)在最后

會(huì)博通文件、檔案、知識(shí)一體化管理軟件，具備細(xì)粒化的權(quán)限管理體系。多年來(lái)，覆蓋十大行業(yè)、不同規(guī)模的企業(yè)組織客戶應(yīng)用會(huì)博通進(jìn)行檔案管理，同時(shí)亦打造了個(gè)性化的權(quán)限管理框架，更好地保障了檔案應(yīng)用安全。如果您對(duì)安全、可靠的檔案管理系統(tǒng)有需求，歡迎搜索會(huì)博通咨詢(xún)了解，我們將竭誠(chéng)為您提供專(zhuān)業(yè)、個(gè)性化的解決方案。

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