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會博通綜合證照管理解決方案：證照數(shù)字化，助力企業(yè)高效運營管理
2022/7/13 0:00:00
來源：公司資訊
作者：小博
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企業(yè)所擁有的營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證、用工許可證等，數(shù)量成百上千，加上各種經(jīng)營資格、資質證書以及與資質有關的個人證件，與資產(chǎn)有關的房產(chǎn)證、車船執(zhí)照、注冊商標證等，更是成千上萬，如何有效地管理好這些證照，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動提供及時高效的證照管理服務，已是擺在所有企業(yè)面前的一項非常緊迫且重要的工作。
為什么要進行證照檔案管理？
①公司證照未實現(xiàn)數(shù)字化，查閱要專門跑到到管理部門，影響效率。
②各部門分散保存證照資料，公司沒有集中管理，有什么，在哪里均不清楚，導致證照無從找起。
③證照文件一般都會存在有效期，證照很多，很多時候過期都不得而知。
④證照分類不科學，查找都經(jīng)常花費大量的時間。
⑤外出投標等借出證照頻率很高，有時會不知去向，了解借用人員也需要多方溝通。
會博通綜合證照文件管理系統(tǒng)
會博通綜合性證照管理解決方案，實現(xiàn)了實體及數(shù)字證照文件的集中統(tǒng)一管理，結合標準版的借閱流程管理，提供證照管理效率及規(guī)范性。
01證照管理信息化
會博通綜合證照管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了證照管理的信息化存儲和應用。在證照存儲方面，用戶可以對證照的文本、日期、金額等屬性定義，還可自由選擇證照性質、證照類型、管理部門等不同的分類方式進行結構化、有序化證照管理。此外，包含證照申辦、變更、延期，證照搜索、證照統(tǒng)計、證照提醒、借還登記等均可通過線上的方式解決，簡單又方便。
使用會博通證照管理系統(tǒng)，您可以將企業(yè)當中的營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營許可證等經(jīng)營類執(zhí)照；專利、商標、著作權等權利證書；質量體系認定證書、儀器儀表鑒定等資質性證件；土地證、房產(chǎn)證、車船行駛證等資產(chǎn)性證件數(shù)字化存儲于系統(tǒng)中，既能夠很好地備份和保護了原件，也能提高證照的利用率。
02證照分類與管理授權
證照管理在一定程度上與企事業(yè)單位的商業(yè)運營工作相關，因此做好保密性以及權限管理非常重要。會博通綜合性證照管理系統(tǒng)為用戶提供了分類授權體系輔助企業(yè)進行證照安全管理。會博通的分類授權體系屬于細粒化授權，即可每一個分類都可以進行單獨授權、配置某用戶、某部門或整個公司對分類下所管理內(nèi)容的訪問密集，以及對其操作權限。
比如，李一是某公司商務部的同事，經(jīng)常需要參加招投標的活動，需要用到營業(yè)執(zhí)照、審計報告、iso等資料，為避免反復申請使用耗時和繁瑣，系統(tǒng)管理員，可直接授權李一擁有招投標證照的使用權限，允許它在權限范圍內(nèi)，進行自主調(diào)用。
03證照事務提醒
各類營業(yè)執(zhí)照、許可證資格證書的有效期、更新時間各不相同，為了避免證照失效過期、不耽誤業(yè)務運作，需要定義進行年檢或更新。
會博通綜合證照檔案系統(tǒng)，內(nèi)嵌了提醒功能，用戶對每一份證照都可以設置多個提醒，讓證照年檢、換證、延期等工作永不落單。證照提醒方式可以以郵件或短信的方式進行。
假設，某份許可證需要在12月進行年審，那么您可以提前為該許可證添加提醒：許可證年審辦理；預設時間可為12月1日3天前，以每天一次的周期發(fā)送給對應的負責人或部門。設置好后，您就可以不用可以記住年審的時間，到期之后，系統(tǒng)會主動向負責人及相應的部門發(fā)出郵件或短信，提醒其作出相應。
04證照借用與歸還
證照不僅要存、還要用，會博通為用戶提供了流程化的借閱與歸還處理平臺，可以準確記錄證照利用情況。借閱與歸還流程化管理，為企業(yè)證照利用提供了極大的便利。在實際的執(zhí)行中，用戶只需要通過系統(tǒng)，勾選證照并將之放進收納盒中，就可以一鍵發(fā)起標準化的借閱流程，流程步驟即表單均可自定義。
假設您需要借閱電子證照，那么直接通過線上提交借閱申請、下載借閱證照就可以了；假設您是需要借用實體證照，也可以通過線上申請、線下取用的方式進行借閱。電子化的借閱方式，使證照的借閱痕跡實時、規(guī)范化地留存在系統(tǒng)當中，便于證照的便捷利用與追溯。
05電子證照防擴散水印
會博通為用戶提供了在借閱流程中，設置生成電子證照打印水印功能。通過證照借閱申請后，管理員可根據(jù)提交人提交的用戶，設定打印水印，用于限定電子證照的使用范圍，可自由設置多項參數(shù)，滿足更為個性化的水印設置。
水印設置的模式可完全自主定義，您既可以直接套用單位名全稱、單位名簡稱、單位英文名、系統(tǒng)名稱，也可以直接自由定義水印內(nèi)容。比如，您審批的證照用于某某項目投標，可直接在系統(tǒng)中打上水印，僅限用于某某項目招投標。這樣就很好地規(guī)避了證照被濫用的風險。
06證照的利用統(tǒng)計
證照利用統(tǒng)計功能為用戶提供了非常詳實的數(shù)據(jù)統(tǒng)計信息，可從一定的側面幫助企業(yè)管理者分析業(yè)務偏向、業(yè)務進度、以及項目和員工的動態(tài)。
區(qū)別與普通的文件夾、excel等證照關系，系統(tǒng)性的證照管理應用能夠為用戶提供更為安全的證照保護。在會博通綜合證照管理系統(tǒng)當中，我們?yōu)橛脩籼峁┝撕圹E記錄、USBkey、數(shù)字證書、機器指紋、登錄安全、防擴散水印等安全管理功能，最大限度保障證照安全。
在系統(tǒng)登錄階段，會博通強制了復雜密碼、機器指紋，很好地規(guī)避了由于系統(tǒng)用戶太過隨意而被人隨意侵入系統(tǒng)的情況；在證照利用、傳輸?shù)倪^程中，會博通通過痕跡記錄、數(shù)字證書、USBkey、防擴散水印等來保障安全，會博通從操作的全流程為系統(tǒng)設置了重重的安全屏障，系統(tǒng)使用更安心和踏實。
為什么要進行證照檔案管理？
①公司證照未實現(xiàn)數(shù)字化，查閱要專門跑到到管理部門，影響效率。
②各部門分散保存證照資料，公司沒有集中管理，有什么，在哪里均不清楚，導致證照無從找起。
③證照文件一般都會存在有效期，證照很多，很多時候過期都不得而知。
④證照分類不科學，查找都經(jīng)常花費大量的時間。
⑤外出投標等借出證照頻率很高，有時會不知去向，了解借用人員也需要多方溝通。
會博通綜合證照文件管理系統(tǒng)
會博通綜合性證照管理解決方案，實現(xiàn)了實體及數(shù)字證照文件的集中統(tǒng)一管理，結合標準版的借閱流程管理，提供證照管理效率及規(guī)范性。
01證照管理信息化
會博通綜合證照管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了證照管理的信息化存儲和應用。在證照存儲方面，用戶可以對證照的文本、日期、金額等屬性定義，還可自由選擇證照性質、證照類型、管理部門等不同的分類方式進行結構化、有序化證照管理。此外，包含證照申辦、變更、延期，證照搜索、證照統(tǒng)計、證照提醒、借還登記等均可通過線上的方式解決，簡單又方便。
使用會博通證照管理系統(tǒng)，您可以將企業(yè)當中的營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營許可證等經(jīng)營類執(zhí)照；專利、商標、著作權等權利證書；質量體系認定證書、儀器儀表鑒定等資質性證件；土地證、房產(chǎn)證、車船行駛證等資產(chǎn)性證件數(shù)字化存儲于系統(tǒng)中，既能夠很好地備份和保護了原件，也能提高證照的利用率。
02證照分類與管理授權
證照管理在一定程度上與企事業(yè)單位的商業(yè)運營工作相關，因此做好保密性以及權限管理非常重要。會博通綜合性證照管理系統(tǒng)為用戶提供了分類授權體系輔助企業(yè)進行證照安全管理。會博通的分類授權體系屬于細粒化授權，即可每一個分類都可以進行單獨授權、配置某用戶、某部門或整個公司對分類下所管理內(nèi)容的訪問密集，以及對其操作權限。
比如，李一是某公司商務部的同事，經(jīng)常需要參加招投標的活動，需要用到營業(yè)執(zhí)照、審計報告、iso等資料，為避免反復申請使用耗時和繁瑣，系統(tǒng)管理員，可直接授權李一擁有招投標證照的使用權限，允許它在權限范圍內(nèi)，進行自主調(diào)用。
03證照事務提醒
各類營業(yè)執(zhí)照、許可證資格證書的有效期、更新時間各不相同，為了避免證照失效過期、不耽誤業(yè)務運作，需要定義進行年檢或更新。
會博通綜合證照檔案系統(tǒng)，內(nèi)嵌了提醒功能，用戶對每一份證照都可以設置多個提醒，讓證照年檢、換證、延期等工作永不落單。證照提醒方式可以以郵件或短信的方式進行。
假設，某份許可證需要在12月進行年審，那么您可以提前為該許可證添加提醒：許可證年審辦理；預設時間可為12月1日3天前，以每天一次的周期發(fā)送給對應的負責人或部門。設置好后，您就可以不用可以記住年審的時間，到期之后，系統(tǒng)會主動向負責人及相應的部門發(fā)出郵件或短信，提醒其作出相應。
04證照借用與歸還
證照不僅要存、還要用，會博通為用戶提供了流程化的借閱與歸還處理平臺，可以準確記錄證照利用情況。借閱與歸還流程化管理，為企業(yè)證照利用提供了極大的便利。在實際的執(zhí)行中，用戶只需要通過系統(tǒng)，勾選證照并將之放進收納盒中，就可以一鍵發(fā)起標準化的借閱流程，流程步驟即表單均可自定義。
假設您需要借閱電子證照，那么直接通過線上提交借閱申請、下載借閱證照就可以了；假設您是需要借用實體證照，也可以通過線上申請、線下取用的方式進行借閱。電子化的借閱方式，使證照的借閱痕跡實時、規(guī)范化地留存在系統(tǒng)當中，便于證照的便捷利用與追溯。
05電子證照防擴散水印
會博通為用戶提供了在借閱流程中，設置生成電子證照打印水印功能。通過證照借閱申請后，管理員可根據(jù)提交人提交的用戶，設定打印水印，用于限定電子證照的使用范圍，可自由設置多項參數(shù)，滿足更為個性化的水印設置。
水印設置的模式可完全自主定義，您既可以直接套用單位名全稱、單位名簡稱、單位英文名、系統(tǒng)名稱，也可以直接自由定義水印內(nèi)容。比如，您審批的證照用于某某項目投標，可直接在系統(tǒng)中打上水印，僅限用于某某項目招投標。這樣就很好地規(guī)避了證照被濫用的風險。
06證照的利用統(tǒng)計
會博通綜合證照管理系統(tǒng)為用戶提供可自定義范圍的證照利用統(tǒng)計功能，有權限的用戶可隨時隨地對證照的利用情況、利用明細以及利用排名等信息進行可自定義事件、借閱人等范圍的統(tǒng)計。
證照利用統(tǒng)計功能為用戶提供了非常詳實的數(shù)據(jù)統(tǒng)計信息，可從一定的側面幫助企業(yè)管理者分析業(yè)務偏向、業(yè)務進度、以及項目和員工的動態(tài)。
07證照安全管理
區(qū)別與普通的文件夾、excel等證照關系，系統(tǒng)性的證照管理應用能夠為用戶提供更為安全的證照保護。在會博通綜合證照管理系統(tǒng)當中，我們?yōu)橛脩籼峁┝撕圹E記錄、USBkey、數(shù)字證書、機器指紋、登錄安全、防擴散水印等安全管理功能，最大限度保障證照安全。
在系統(tǒng)登錄階段，會博通強制了復雜密碼、機器指紋，很好地規(guī)避了由于系統(tǒng)用戶太過隨意而被人隨意侵入系統(tǒng)的情況；在證照利用、傳輸?shù)倪^程中，會博通通過痕跡記錄、數(shù)字證書、USBkey、防擴散水印等來保障安全，會博通從操作的全流程為系統(tǒng)設置了重重的安全屏障，系統(tǒng)使用更安心和踏實。
證照管理信息化、證照分類與管理授權、證照事務提醒、證照借用與歸還、電子證照防擴散水印、證照的利用統(tǒng)計、證照安全管理，會博通從以上7個方面為企業(yè)構建了一個生態(tài)化的證照管理系統(tǒng)，助力企業(yè)高效運營管理。
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