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醫(yī)院合同檔案管理如何做？4個(gè)具體做法，可直接套用！
2022/8/30 0:00:00 來源：行業(yè)動(dòng)態(tài) 作者：小博
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您所在的醫(yī)院有專門的檔案室嗎？醫(yī)院合同檔案是否能夠做到全面歸檔？檔案資料條款是否完整、格式是否規(guī)范？近年來，隨著國家醫(yī)改的不斷深入，醫(yī)院參與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)不斷增加，合同檔案的利用也日漸繁瑣，絕大部分醫(yī)院都已經(jīng)構(gòu)建了信息化合同檔案管理系統(tǒng)，在創(chuàng)新合同管理模式上，取得了比較好的效果。
筆者結(jié)合會(huì)博通與醫(yī)院的合作項(xiàng)目，搜索相關(guān)素材，為大家講述醫(yī)院合同檔案管理的具體做法。
01建立健全醫(yī)院合同檔案管理制度
醫(yī)院需根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況并結(jié)合相關(guān)法律、法規(guī)和實(shí)施辦法，建立健全醫(yī)院合同檔案管理制度。合同管理辦法的內(nèi)容包括醫(yī)院各類合同的審批、簽訂、履行、監(jiān)督及歸檔管理，明確了相關(guān)部門的職責(zé)、完善了合同審批、簽訂的流程；合同檔案管理制度確定了合同材料歸檔的范圍、移交的時(shí)間、類目的設(shè)立、保管期限的劃分、歸檔合同的編目、合同檔案的開發(fā)利用等。醫(yī)院通過制定合同檔案管理制度和工作流程，提出合同檔案的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和要求，使合同檔案管理有章可循。
為確保醫(yī)院合同檔案管理的合規(guī)性，會(huì)博通醫(yī)院合同檔案管理軟件嚴(yán)格依照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案實(shí)施辦法》、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》、《電子檔案移交接受操作規(guī)程》等法規(guī)、制度構(gòu)造功能應(yīng)用。即使是非專業(yè)人員，也可以用會(huì)博通進(jìn)行規(guī)范化醫(yī)院合同檔案管理。
02重視醫(yī)院合同檔案收集
合同檔案在收集的過程中，比較容易出現(xiàn)合同收集難、合同漏歸的現(xiàn)象。為提高檔案的歸檔率，需要嚴(yán)格執(zhí)行合同檔案管理制度，統(tǒng)一合同審批、簽訂流程、確定合同專人管理，合同管理人員在合同簽訂加蓋公章環(huán)節(jié)將合同文本及相關(guān)材料進(jìn)行收集，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將材料移交醫(yī)院綜合檔案室集中統(tǒng)一歸檔管理。
會(huì)博通醫(yī)院合同檔案管理系統(tǒng)通過廣泛的接口與知識(shí)支持技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)與企業(yè)OA系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)，以及微信釘釘?shù)雀黝悩I(yè)務(wù)系統(tǒng)無縫連接。與眾多第三方系統(tǒng)的接口打通后，用戶可直接將流轉(zhuǎn)于第三方平臺(tái)的文件傳輸?shù)綍?huì)博通中，并實(shí)現(xiàn)檔案的實(shí)時(shí)統(tǒng)一歸檔，簡(jiǎn)單又方便，合同漏歸的現(xiàn)象得到大大減少。
03加強(qiáng)醫(yī)院合同檔案信息化管理
隨著信息化建設(shè)的加速和無紙化辦公的要求，傳統(tǒng)的合同檔案管理模式已不能滿足醫(yī)院管理的需要，合同檔案信息化是合同檔案管理的必然趨勢(shì)。合同檔案信息化管理，要充分利用現(xiàn)代信息化平臺(tái)完成合同審批、會(huì)簽流程，生成合同清單，建立合同臺(tái)賬；要實(shí)現(xiàn)合同信息資源共享，及時(shí)為醫(yī)院經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供有效的合同信息；要實(shí)現(xiàn)合同檔案信息的計(jì)算機(jī)錄入、檢索，使合同檔案利用更方便、快捷。
會(huì)博通醫(yī)院合同檔案管理軟件為醫(yī)院提供了豐富的流程管理功能，以往線下的檔案存儲(chǔ)、借閱等需要多個(gè)部門共同協(xié)作才能完成的工作，全部被搬到了線上。你只需要編輯好文件、檔案，通過會(huì)博通的流程郵件功能，就可以將它流轉(zhuǎn)到其它用戶賬號(hào)中，省去了跑腿的時(shí)間，工作協(xié)同更高效。
04確保醫(yī)院合同檔案利用安全
醫(yī)院合同檔案至關(guān)重要，醫(yī)院在狠抓合同檔案管理質(zhì)量、積極做好合同檔案的開發(fā)利用的同時(shí)，還需要確保合同檔案的保密性與安全性。
在具體行動(dòng)上，有三個(gè)維度的參考：
①根據(jù)合同檔案的性質(zhì)，確定合同檔案的利用權(quán)限，利用者在權(quán)限范圍內(nèi)借閱合同檔案；
②運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)，使合同檔案的檢索更加方便快捷；
③拓寬合同檔案利用渠道，利用信息化辦公平臺(tái)，保存合同檔案電子版掃描件，供利用者查閱。
合同檔案管理是醫(yī)院管理中的重要內(nèi)容，通過完善合同檔案管理制度，持續(xù)改進(jìn)管理流程，創(chuàng)新合同檔案管理模式，加強(qiáng)合同檔案信息化管理，有利于提高醫(yī)院合同檔案管理的效率，為促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。
會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)滿足實(shí)體紙質(zhì)檔案及數(shù)字化電子檔案從采集、整理、錄入、歸檔入庫、編研、借還到銷毀的全生命周期管理，不同類型、不同性質(zhì)的檔案都能按照需求有序歸檔，清晰分類，能切實(shí)提高醫(yī)院合同檔案管理效率。
在醫(yī)藥行業(yè)綜合檔案管理應(yīng)用上，會(huì)博通相繼與國藥控股山東有限公司、廣州白云山星群（藥業(yè)）股份有限公司、北部戰(zhàn)區(qū)總醫(yī)院等多家醫(yī)藥企業(yè)或醫(yī)院合作，研制出了與醫(yī)療應(yīng)用場(chǎng)景相契合的檔案功能深度應(yīng)用，并得到一致好評(píng)。
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